Personas que reaccionan con ira cuando trato de deshacerme de reuniones que deberían ser correos electrónicos.

Estoy invitado a muchas "reuniones que deberían ser correos electrónicos". Actualmente estoy haciendo muchas horas extras no remuneradas debido, entre otras cosas, a eso. Tengo una lista de tareas para completar. En una jornada típica de trabajo no puedo empezar ni una de ellas ya que paso tiempo en reuniones no necesarias planificadas con muy poca antelación.

Entonces, el colega Sam (mi compañero) programa una reunión en 4 horas con el título "Situación actual" o "Proyecto: próximos pasos" o algo igualmente vago. Sin descripción.

No tengo idea de qué se tratará la reunión y, a juzgar por quién la propuso, hay una gran posibilidad de que no haya invitado a las personas adecuadas o querrá que yo le "explique AWS" (él tiene un papel no técnico en un proyecto técnico. Quiere que le expliquen muchos tecnicismos).

Cuando le hago un ping y le pregunto cuál es el tema de la reunión, dice que quería obtener el diagrama A y preguntar sobre el proceso para B. Le digo: "Déjame enviarte el diagrama. Ni siquiera he comenzado a diseñar un proceso para B, así que realmente no puedo decir nada al respecto". Propongo que cancelemos la reunión si eso es todo.

Me acusa de no ser un jugador de equipo y de trabajar en silos.

¿Cómo debo cubrir mi trasero en este caso? Estoy tratando de ayudar a todos, pero mi carga de trabajo actualmente es insoportable y las reuniones inútiles que no deberían suceder contribuyen a eso.

Los comentarios no son para una discusión extensa; esta conversación se ha movido a chat .
Para los infractores reincidentes... ¿ha intentado pedirles que comiencen con una solicitud por correo electrónico en lugar de una reunión? Algunas personas piensan que todo debe ser una reunión para obtener toda su atención y hacer sus cosas a tiempo (con menos importancia en la interrupción de su horario de trabajo).
Hay otras preguntas/respuestas similares en este sitio; ¿quizás encuentres algunos de ellos útiles? lugar de trabajo.stackexchange.com/questions/3485/… , lugar de trabajo.stackexchange.com/a/137156/98765 , lugar de trabajo.stackexchange.com/questions/126168/… .
El título menciona "personas" en plural enojarse, pero su ejemplo es solo una persona. Creo que es importante saber si es una sola persona la que es difícil o si toda la cultura de la empresa es difícil de reunir.

Respuestas (10)

  1. Hable con su gerente. Asegúrese de estar alineado con su carga de reuniones Y el impacto que tiene en sus entregas. Pida consejo sobre cómo responder a las solicitudes de reunión que (en su opinión) no son útiles y cómo reducir el número de reuniones al "objetivo".
  2. Detener las horas extras no pagadas.
  3. Bloquee el tiempo de trabajo en su calendario. Asegúrese de que no haya más tiempo disponible para reuniones del que está dispuesto a gastar en reuniones. Siempre puedes hacer espacio para algo importante si es necesario.
  4. Puede rechazar las reuniones, pero es mejor hacerlo "cortésmente". Ejemplo Gracias por la invitación, pero actualmente tengo un plazo ajustado para el proyecto X. ¿Puede esto esperar un poco? Mientras tanto, aquí está la documentación para A. Todavía no he hecho nada en el proyecto B, tal vez podamos reunirnos una vez que haya algo que revisar.
Recientemente bloqueé de 11:00 a. m. a 1:00 p. m. en mi calendario, todos los días de la semana. La gente vio que mi calendario estaba vacío alrededor de la hora del almuerzo, por lo que siguieron programando reuniones durante ese horario. Utilizo ese intervalo de tiempo para revisar mi correo electrónico, hacer el trabajo real, a veces hacer mandados y, ocasionalmente, tener un buen almuerzo para no pasar el rato con mis compañeros de trabajo. Todavía me programan (y acepto) reuniones en ese horario, pero no tantas como antes de bloquearlo.
Bloquear un trozo de tiempo es una gran idea. Hace que la gente piense. Aún tendrá que aceptar ocasionalmente invitaciones a reuniones durante ese tiempo bloqueado, pero al menos lo preguntarán. "Dave, realmente necesito tener una reunión contigo, y la única vez que puedo hacerlo es mañana al mediodía". Mi respuesta será "Está bien, está bien. Pero por favor, no lo conviertas en un hábito".
Alguien me dijo el n. ° 3 y desearía que sucediera años antes; es realmente increíble lo simple pero efectivo que es para mejorar su productividad. También agregaré: puede establecer su estado en "Ocupado" durante esos bloques y suprimir las notificaciones para que tenga tiempo ininterrumpido para pensar y trabajar.
#2 es una solución de "visión del mundo". En los EE. UU., se espera una cierta cantidad de horas extra no pagadas de los empleados administrativos/asalariados/exentos. A veces, incluso está programado/exigido por la gerencia (a menudo acompañado de una cena proporcionada por la empresa) para llevar a cabo un proyecto crítico. A menudo (algo) se compensa con una mayor flexibilidad en el horario (terminar temprano un viernes después de una larga semana, tomarse un día libre sin tomar PTO, salir para una cita personal sin PTO, etc., generalmente solicitado por un gerente razonable). Dicho esto, trabajar de 7 am a 9 pm o más, especialmente durante períodos prolongados, es ridículo.
@FreeMan Creo que eso es importante para la respuesta a la pregunta. ¿El OP es asalariado/exento? Si no, deja de trabajar horas extras no pagadas. En algunas jurisdicciones y para algunos clientes, es ilegal. Si el OP lo es, entonces no son 'horas extra no pagadas', es trabajo, acéptelo y cambie su punto de vista mental para que coincida, o renuncie y sea empleado por hora o no exento.
Hay un gran problema con las horas extras no pagadas. Se pone un precio de cero en su tiempo . Este puede ser un trato razonable para dejar una buena impresión si se hace ocasionalmente y las circunstancias realmente lo requieren. Pero esto no debe convertirse en una rutina y ciertamente no debe ser un arreglo para perder el tiempo con reuniones innecesarias en primer lugar. No importa si es legal o no, esperado o no. Los números 1 y 2 se enfocan exactamente en este problema al poner primero a la gerencia en el bote y luego detener el trabajo no remunerado.
@Manziel Muchas empresas en ciertas industrias (gran tecnología, gran ley, etc.) lo ven como si estuvieran pagando por ese tiempo: el salario es lo suficientemente alto como para cubrir un salario por hora razonable (o incluso alto) por eso muchas horas a la semana, aunque no está desglosado por horas y no se especifican horas en particular en el contrato.
@Manziel Agregando al comentario anterior, muchos empleadores esperan que los empleados con un salario alto (p. ej., cerca de seis cifras y, en algunos casos, dentro del rango de seis cifras) trabajen más de 40 horas por semana. La semana laboral es de 40 horas solo por razones contables. Cuando esos empleados toman tiempo libre remunerado (un feriado, unas vacaciones, una enfermedad), se les paga como si su jornada laboral fuera de ocho horas. Cuando trabajan, a esos empleados también se les paga como si su día de trabajo fuera solo de ocho horas, pero generalmente es más largo, especialmente en tiempos críticos.
@ user3067860 Difícil, eso no es lo que dice el contrato de trabajo. Mientras los empleados continúen agachándose y aceptando este abuso, continuará.
@IanKemp: Está asumiendo que hay contratos de trabajo. Después de haber trabajado para múltiples empleadores en los EE. UU., nunca tuve un contrato que especificara un "límite de horas" para el empleo de tiempo completo.
@FreeMan si se contrarresta con tiempo libre en otro lugar que no son horas extra no pagadas, solo un horario de trabajo flexible con flexibilidad en ambos extremos. Si existe la expectativa de horas extra regulares no pagadas, lo correcto para todos es retroceder en lugar de apoyar esa cultura de mierda. (Una cosa es hacer horas extras porque quieres y otra es cumplir con las expectativas). Claro que hay excepciones, pero tienen que ser eso. ¿Hay riesgos? Seguro. Pero ceder tiene riesgos y desventajas conocidas sin costo adicional.
En algunos entornos, las "horas extra no pagadas" son normales (y legales).
Las "expectativas" siempre son afinadas por ambas partes. Si suficientes personas dejan de trabajar gratis, las empresas ya no esperarán esto. Los arreglos flexibles que le permiten tomarse algunos días libres en función de las horas extras son otra cosa. Y con respecto al "tiempo crítico"... en mi opinión, la cantidad de tiempo crítico se correlaciona con una mala gestión. No trabajaría para una empresa que me obliga a suspender mi vida durante semanas solo porque alguien arruinó la planificación del lanzamiento.

El problema no son las reuniones en sí, el problema es que estás haciendo horas extras no remuneradas porque no puedes completar tus tareas durante el horario normal de trabajo.

Las reuniones son parte de cada trabajo. Sí, hay reuniones que probablemente deberían haber sido por correo electrónico, pero nunca se sabe hasta que realmente asiste a la reunión.

Es genial ser un jugador de equipo, pero no a expensas de tu tiempo o tu trabajo. Si ha asignado tareas que deben realizarse, rechace cualquier invitación a una reunión que le impida completar sus tareas durante el horario comercial normal .

Si los organizadores de la reunión tienen algún problema con esto, puede dirigirlos a su gerente y dejar que este decida si es mejor pasar su tiempo en una reunión o trabajando activamente en sus tareas. Sin embargo, bajo ninguna circunstancia debe trabajar horas extras no remuneradas para completar sus tareas. Si no puede completar sus tareas durante el horario laboral normal, debido a una reunión o cualquier otra cosa, debe hablar con su gerente y hacerle saber por qué la fecha límite propuesta es inviable.

Si se espera que haga horas extras no pagadas en esta empresa, puede ser hora de comenzar a buscar una nueva empresa para trabajar.

Son dos problemas separados, ¿verdad? Si OP no hubiera mencionado las horas extras no pagadas, estaríamos abordando directamente el problema de las reuniones innecesarias.
@Corey No necesariamente. "Innecesario" es un término subjetivo; la reunión "innecesaria" de una persona podría ser la reunión "crítica" de otra persona. Hace varios años, estaba trabajando en una empresa donde nuestros procesos eran completamente FUBAR, y nadie tenía idea de lo que estaba pasando. En particular, los desarrolladores (yo) recibíamos nuevos requisitos de PM todos los días porque los clientes cambiaban constantemente sus solicitudes. Así que un día convoqué una reunión entre mi equipo, el PM, mi jefe y los clientes para discutir los detalles. Después de la reunión, el cliente principal me envió un correo electrónico para decirme qué tan productivo...
... y genial esa reunión y lo mucho que hicimos. PM estuvo de acuerdo, al igual que mi equipo. Mi jefe, por otro lado, me llamó a su oficina y me dijo lo terrible y la pérdida de tiempo que fue esa reunión y cómo no se logró nada. Definitivamente es una cuestión de perspectiva.
@ Ertai87 OP pregunta específicamente sobre reuniones innecesarias en el sentido objetivo. No hay nada que indique que las perspectivas están desalineadas. He trabajado antes con este tipo de delincuentes y creamos políticas que apuntaban específicamente a su comportamiento. Tomemos OP en su palabra.
@Corey Hay muchos hilos en este foro donde un OP dice que algo es "innecesario" o "innecesario", pero cuando profundizas en lo que realmente está hablando el OP, resulta que esas cosas "innecesarias" son en realidad muy valiosas y el OP está trabajando con una mala premisa. Voy a elegir no tomar la palabra de OP en este caso. "Innecesario" es un término subjetivo. (Tampoco voy a descartar el reclamo de OP; pueden tener razón, pero sin más información no diría que las reuniones de OP son "innecesarias" en general)
sean las reuniones innecesarias o no, encuentro que "nunca se sabe hasta que realmente asistes a la reunión" es difícil de creer. Como dijo OP, creo que si pregunta de qué se tratará la reunión, generalmente tendrá una idea de si es necesaria o no.
"Si se espera que haga horas extras no pagadas en esta empresa, puede ser hora de comenzar a buscar una nueva empresa para trabajar". Si el OP está en los EE. UU., a menudo se espera una semana laboral de 45 horas , aunque el pago sea solo por 40 horas. No estoy defendiendo eso, solo señalando un hecho. Especialmente ahora que la gente recibe correos electrónicos corporativos en sus teléfonos, recibo correos electrónicos de mi jefe a las 7 a. m. y a las 10 p. m. y mientras están "de vacaciones". No lo animo y no participo, pero es un hecho de la vida en los EE. UU.
No. El problema (desde el punto de vista de la productividad) es que el OP parece estar obligado a perder el tiempo en las reuniones. Las reuniones son casi siempre improductivas para la mayoría de los asistentes.

Estás combinando un puñado de problemas. Puedes resolverlos y seguir siendo un jugador de equipo. También está experimentando un problema de comunicación que está siendo enmascarado por su problema específico actual.

Demasiadas reuniones, no se puede hacer nada

  1. Bloquea tu calendario para el tiempo de concentración. Incluso podría obtener la aceptación de su gerente. "Jefe, me gustaría dedicar el 50 % de cada día a concentrarme. Si le parece bien, bloquearé mi calendario".

Sam necesita mejorar en algunas cosas

  1. A Sam le vendría bien alguna orientación sobre la programación de reuniones de una manera que respete mejor el tiempo de las personas. Completar tareas asíncronas fuera de las reuniones, más aviso, muy buenas descripciones, más atención a las listas de invitados. Puede proporcionar esta retroalimentación directamente y/o a su jefe. Prefiero un esfuerzo directo y luego escalar a la gerencia.

  2. Sam te pide que lo entrenes. ¿Ese es tu trabajo? Algunas explicaciones son razonables, demasiadas no lo son. ¿Su puesto de trabajo requiere que conozca AWS? Quizás necesita entrenarse. Si le faltan los conocimientos que necesita, podría ayudarlo, podría indicarle los recursos de capacitación, podría sugerirle a su gerente que podría beneficiarse de una capacitación específica.

Demasiado

  1. Es posible que tenga más trabajo del que puede completar en las horas normales de trabajo. Tal vez podría descargar algo de eso junto con proteger su tiempo para las horas de enfoque. Si lo hace, podría liberarlo tanto para completar sus tareas como para ser un jugador de equipo. A todo el mundo le gusta un jugador de equipo.

En general, necesita relaciones más cercanas para poder tener conversaciones difíciles de manera segura.

  1. Tuve un colega que una vez respondió a mi pregunta con "Sé la respuesta a eso, también sé que sabes dónde buscarla". Realmente lo aprecié porque me enseñó cómo encontrar la línea entre conveniente y dependiente. Solo pudimos tener una conversación tan sincera porque confiábamos el uno en el otro. Es posible que desee trabajar en la construcción de una buena relación con Sam para que pueda tener conversaciones sinceras con él. Si este fuera yo, le compraría una cerveza. Hable de otras cosas, pero las cosas importantes saldrán a la superficie. Con un poco más de empatía mutua, pueden comenzar a tener las conversaciones importantes: "Hermano, estoy jodido. No puedo estar en 6 horas de reuniones todos los días y no estás ayudando", a lo que él podría diga "Hermano, no puedo hacer nada por mi parte porque estoy esperando su información".

Llenar su calendario con intervalos de tiempo asignados a tareas importantes funciona de maravilla en una situación como la suya. Digamos que tiene una tarea importante A que debe terminar al final del día y le llevará 4 horas. A primera hora de la mañana, encuentre un espacio de 4 horas y resérvelo en su calendario con el evento "Trabajando en A".

Ahora, si Sam necesita una reunión contigo durante estas 4 horas, será muy claro para todos que asistirás a esta reunión a expensas de que A no se complete hoy. Si Sam le pide que reprograme este evento "Trabajando en A", honestamente intente encontrar otro espacio de 4 horas y, si no queda ninguno, escriba un correo electrónico a la parte interesada de A diciendo:

Hola jefe, Sam me necesita en su reunión, lo que significa que A tendrá que esperar hasta mañana. ¿Eso esta bien?

O, si la parte interesada de A no es muy receptiva, puede pedirle a Sam que obtenga la aprobación de la parte interesada antes de aceptar, para que su falta de respuesta ya no sea su problema.

Si la parte interesada dice que sí, puede hacer A mañana, no hay motivo para las horas extra. Si dice que no, reenvía su respuesta a Sam y rechaza la invitación de Sam.

¿Cuál es su recomendación si el "jefe" no responde a la consulta de conflicto (a tiempo)?
@DanielR.Collins Normalmente lo pongo en el invitador... "Invitador, lo siento, pero me han asignado el Proyecto A como mi máxima prioridad. Su reunión entra en conflicto con mi capacidad para completar el Proyecto A a tiempo, por lo que deberá ejecutarse por mi gerente. Una vez que obtenga la aprobación de mi gerente y me informen que puedo asistir a su reunión en su lugar, aceptaré ". o algo así. Ahora el invitador tiene que explicarle la reunión a mi jefe y obtener la aprobación de mi jefe de que su reunión es más importante que yo haciendo tareas para mi proyecto de alta prioridad. He estado usando esto con éxito durante años.
@JeffC Buena idea, agregaré esto a la respuesta.

Una de las palabras más poderosas de nuestro léxico es "No".

Informe a su colega por correo electrónico que su trabajo tiene prioridad y que no tiene tiempo para estas solicitudes de reuniones adicionales programadas fuera del día laboral normal que no cree que agreguen valor a la empresa. Asegúrese de que su gerente tenga CC en el correo electrónico.

Trabajas para la empresa, no para tu colega.

No siempre funciona. Algunas personas se molestan cuando eres "franco" con ellas. Tienes que "endulzar" tu no. Pero eso tampoco siempre funciona.
@speciesUnknown Las personas que no pueden manejar hechos contundentes son generalmente personas a las que es mejor ignorar o dejar de lado.
Eso depende completamente de quiénes son. No cometa mi error y deje que se convierta en un problema de recursos humanos.
@speciesUnknown Un colega que exige reuniones fuera del horario laboral sin siquiera preguntar si tiene tiempo para dicha reunión no es razonable.
@ user1666620 en los comentarios, el OP dice que su gerente programa reuniones fuera del horario laboral
Confía en mí. Tienes que endulzar las cosas: recientemente descubrí que ser franco es motivo de una queja de recursos humanos.
Sin embargo, @speciesUnknown esto es muy cultural. Y hay formas de ser directo sin ser descortés. Un simple "Tengo otras prioridades en las que debo concentrarme en este momento: otras entregas que ya estaban comprometidas con la administración se dejarán de lado si cambio mi enfoque a este proyecto" Y si OP siguió el consejo y bloqueó el tiempo en el calendario, ellos también puede agregar "Mi disponibilidad está actualizada, envíeme una invitación en cualquier lugar libre y con gusto lo ayudaré"
@speciesUnknown: ¿Algunas personas se molestan cuando eres franco con ellas? Pero tal vez NECESITAN enojarse como un motivador para cambiar su comportamiento. Y dado que la mayoría de las solicitudes de reunión del OP parecen provenir de compañeros en lugar de gerentes, negarse no debería presentar un problema: simplemente dígale al gerente apropiado que el comportamiento de los compañeros le impide hacer un trabajo productivo.
@jamesqf el problema de ser franco (o lo que la gente suele entender por ello) es que implica que usted sabe que tiene autoridad en el asunto y lee bien la situación. Si el compañero tiene derecho a preguntar, porque el gerente asume que OP está capacitando al compañero o a su mentor, etc. simplemente regañarlos convierte a OP en el que impide que el equipo haga las cosas. Si ser franco incluye ofrecer una salida, como aclarar con el gerente qué tiene prioridad, eso no es un problema, pero aquí parece ser la variante "vete, estoy ocupado y sé que mis cosas son más importantes que las tuyas".
@jamesqf cuando lee bien la situación y sus cosas tienen mayor prioridad, simplemente regañar a un colega puede no ser un problema directo, pero puede parecer fácilmente inútil para el colega cuando no le da una salida. algún día es posible que necesite su ayuda y luego es fácilmente "momento de recuperación".

Detener las horas extras.

No establece una ubicación, por lo que no sé si es posible, pero las horas extra no pagadas no son obligatorias donde trabajo.

Mantén a tu jefe al tanto de tu progreso (o falta de él) y el motivo (muchas horas en reuniones) y deja que los responsables decidan.

Se ha esperado una cierta cantidad de horas extras no pagadas con todos los empleadores para los que he trabajado. Se ha criticado a la gente por no proporcionar suficiente UOT.
@DavidHammen Supongo que estás hablando de los EE. UU. Como contraejemplo, la noción de "horas extra no pagadas" no existe en absoluto en las leyes laborales de algunos países de la UE. Como dice la respuesta, no sabemos la ubicación.
@TooTea Dado que el OP escribió sobre horas extras no pagadas, podemos suponer que el OP no vive en Europa. Como escribió, las horas extra no pagadas son ilegales en gran parte de Europa. Por otro lado, las horas extra no pagadas son un procedimiento operativo estándar para los empleados asalariados en gran parte de los EE. UU.
@TooTea El OP mencionó en los comentarios que a veces están programados para reuniones a las 7:00 p. m. y que su jefe los ve en línea a las 7:00 a. m. y las 9:00 p. m. Eso nunca pasaría en Europa. A menudo sucede en empresas de alta tecnología en los EE. UU. Asumo EE. UU., y probablemente en algún lugar de la costa oeste.
@DavidHammen Esto sucede en los EE. UU., pero no creo que sea común. Independientemente de la ubicación, es tonto, incluso si es legal.
@emory Para aquellos que trabajan con personas que viven en Europa o Asia, las personas en los EE. UU. van a estar sujetas a reuniones a las 4:00 a. m. o las 10:00 p. m. Es lo que es.
@DavidHammen: Eso nunca sucedería en Europa. No estoy seguro de qué Europa estás hablando, pero en la que conozco y en la que trabajo (Francia, Alemania, Italia, Polonia, Reino Unido) esto es común. Por ejemplo, en Francia, tiene reuniones que comienzan a las ~9:00 (porque la escuela y los niños se van) y terminan a las ~19:00. La ley es que hay que tener 11 horas de descanso ininterrumpido.
Estoy bastante seguro de que las horas extras no pagadas no son obligatorias en ningún lugar del mundo. Se puede esperar de usted, y puede ser el primero en ser despedido si se niega a hacerlo, pero no puede ser despedido con causa si se niega.

Los demás respondieron lo que debe hacer: hablar con su gerente.

Pareces sorprendido de que la gente se enoje cuando les dices que esta reunión debería ser un correo electrónico. Así que quiero centrarme en el aspecto de la comunicación.

Compare estas dos respuestas con una invitación a una reunión.

a) Esta reunión debe ser un correo electrónico, escribe uno.

b) Oye, tengo mucho trabajo y horarios apretados en este momento. Lamentablemente, no tengo tiempo para esta reunión ahora, pero lo tendré la próxima semana. Le agradecería que escribiera una agenda detallada para esto, así puedo ir preparado. Si no quiere esperar, puede enviarme un correo electrónico con sus preguntas e intentaré encontrar unos minutos para responderlas.

Si esto no funciona para usted, involucre a mi gerente para que pueda cambiar la prioridad de mis tareas.

La respuesta b) es mucho más probable que se reciba con comprensión. Debido a que le da opciones a la otra parte, todavía sienten que tienen algún tipo de control. Ahora, su ruta preferida (correo electrónico) también tiene ventajas para ellos: es más rápido que esperar y probablemente menos esfuerzo que convencer a su gerente de que esta reunión es más importante que cualquier otra tarea que realice.

Su gerente debe estar al tanto de sus tareas y su prioridad. Y si su gerente dice que esta reunión puede esperar, bueno, trató de ser un jugador de equipo, ¿verdad? Es el trabajo de su gerente priorizar sus tareas y protegerlo para que realmente pueda hacerlas. Así que deja que diga que no por ti.

Lo entendiste mal de una manera muy extraña. Nunca le he dicho a nadie que "esta reunión debe ser un correo electrónico, escribe uno". "La reunión debe ser un correo electrónico" es una expresión que he usado en el título del hilo aquí.

No diga "No", sino que haga que el equipo diga "No".

Si el equipo dice que no a la reunión inútil, entonces es la persona que programa la reunión la que no es el jugador del equipo. El problema es que el equipo ha dado su consentimiento cómplice para trabajar horas ridículas y asistir a reuniones terribles. Dado que la pregunta se centra en las reuniones solo para esta respuesta, ignoraré las horas extraordinarias de trabajo y me centraré en hacer que el equipo acepte decir no a estas reuniones.

Supongo que no todos en el equipo están programando estas reuniones. Como tal, comience a tener conversaciones uno a uno con aquellos que son buenos para no programar reuniones excesivas pero se dejan arrastrar a ellas. Pregúnteles si estas reuniones están afectando su trabajo o interfiriendo con su capacidad para hacer cosas fuera del trabajo. El objetivo es hacer preguntas que hagan que se abran y se desahoguen sobre sus propias frustraciones.

Si la mayoría del equipo está dispuesto a ventilar en privado sus frustraciones sobre las reuniones, entonces en la próxima retrospectiva o equivalente plantee esto y haga que el equipo esté de acuerdo y diga no a cualquier reunión después de X tiempo, reuniones sin agendas fijas y detalladas. será rechazada, y si los objetivos de la reunión son alcanzables fuera de la reunión, entonces se rechaza la reunión. En ese momento, cualquiera que haga esto ya no es el jugador del equipo y si rechaza la reunión, tiene el respaldo del equipo.

Si el equipo no tiene el concepto de una retrospectiva o equivalente, entonces se debe programar una reunión especial para "repasar ideas para optimizar el desempeño del equipo" o algo igualmente vago pero significativo.

Ahora, si el jefe del jefe está programando reuniones después de las 7:00 p. m. (como se menciona en los comentarios), no hay mucho que pueda hacer al respecto. El mejor curso de acción es explicarles cómo el equipo está tratando de establecer cosas como no tener reuniones después de X tiempo y si pueden hacer lo mismo sería un gran y sorprendente ejemplo para todos (marrón olfateando y elogiándolos tanto como posible si eso es efectivo).

Conseguir la aceptación de los demás es bueno. Pero también es posible que algunos de esos otros sean culpables de programar reuniones igualmente inútiles, e incluso lo sepan.

Esto requiere algunas tácticas de guerrilla. Parece que estás en una situación en la que otras personas de la empresa no respetan tu tiempo. Parecen tener prioridades diferentes a las tuyas: quieres entregar la tarea asignada, parece que quieren algo diferente. Y, para avanzar rápidamente al último punto, su gerente es el juez de las prioridades, no usted.

Así que empieza trabajando en el aspecto del tiempo. Hablará con su gerente sobre esto más adelante, pero cuando hable con los gerentes, siempre presente hechos .

  1. Vuélvete muy bueno informando tu tiempo. Lleve un diario detallado de cómo gasta cada 15 minutos de su día. Usa un programa, un cuaderno o lo que te funcione. Tal vez configure una alarma para que suene cada una hora y anote los cuartos antes de eso. Anota qué proyecto/qué tarea o similar y qué actividad hiciste. Inicialmente, esto tomará aproximadamente el 5% de su tiempo (tres minutos por hora), pero se verá recompensado en gran medida. Al final de la semana, resuma el tiempo dedicado (digamos, 10 minutos cada semana).

  2. Ser mejor en la planificación de su tiempo. Una vez a la semana, siéntate y planifica la próxima semana. Escriba las prioridades que tiene, lo que espera entregar o lograr. Mi sugerencia es tener menos de 10 puntos; si eres un desarrollador, tal vez solo tres puntos. Revisa al final de la semana qué tan lejos llegaste en tus prioridades. Esto le llevará unos 10 minutos cada semana.

  3. Mejore la previsión del tiempo, tanto en horas-hombre como en días naturales. Esfuércese por dividir las partes más grandes del trabajo en partes más pequeñas. Como desarrollador, una tarea siempre debe durar menos de dos semanas calendario. Comprueba después qué tan buena fue tu suposición y poco a poco (meses, años) aprende a mejorar.

  4. Para poder hacer 3. necesita asignar su tiempo a las tareas. No olvide asignar tiempo a cosas como la planificación, el seguimiento, las reuniones, etc. Haga esto semanalmente y luego verifique cómo resultó la asignación, recuerde el tiempo que informa en 1. (toma alrededor de 10 minutos).

  5. Prepárese siempre para las reuniones y siempre haga el papeleo después. Tómese al menos 15 minutos antes de una reunión para preparar las cosas que se discutirán (o lo que suponga que se discutirá). Preparar un documento de actas. En la reunión, escriba actas, detallando cuánto tiempo se discutió cada "cosa". Después de la reunión, tome 15 minutos para arreglar el documento de actas y distribuirlo a los participantes. Guárdelo para su uso posterior. Una buena manera de mostrar la imprevisibilidad de la reunión es incluir la invitación exactamente como la recibió, incluida la hora en que llegó. En las actas sea breve y fáctico. No culpe a nadie, nunca diga cosas como que la reunión fue innecesaria (un lector inteligente lo entenderá de todos modos).

    Mi experiencia en reuniones físicas es que la mejor manera es abrir las actas en una pantalla que todos los participantes pueden ver y escribir las actas en la reunión. Esto hará que la reunión vaya más lenta, pero vale la pena. Algunas reuniones más tarde, la gente preparará y distribuirá material antes de la reunión.

  6. Después de aproximadamente dos semanas, es el momento de llevar los hechos a su gerente y discutir las prioridades. Envíale el material y las preguntas con anticipación (sé el buen invitador que quieres que sean los demás). ¿Es el reporte de tiempo que hizo la mejor manera de usar su tiempo para lo mejor de la compañía ? Ahora tiene datos que muestran lo que planeó hacer, lo que realmente hizo, cómo afectó sus entregas y datos sobre la contribución de las reuniones a la empresa . Recuerde que está empleado para contribuir con su tiempo completo a ayudar a la empresa a lograr sus objetivos, y no está al tanto del panorama completo.

  7. Hay otras tácticas para proteger su tiempo. Una de ellas es programar reuniones recurrentes, digamos cada semana. Ponga la hora en el calendario y remita todas las preguntas breves a estas reuniones (no es necesario celebrar reuniones adicionales con poca antelación). Además de las actas, mantenga una lista detallada de las actividades: qué hacer, quién debe hacerlo, cuándo debe hacerse y los detalles, si es necesario. Comience cada reunión anotando el estado de cada uno de los puntos abiertos. Esto parecerá innecesario y lleva tiempo, pero en mi experiencia realmente ahorra mucho tiempo. Mueva los elementos cerrados al acta de la reunión. Tenga mucho cuidado de escribir siempre las decisiones en la reunión.

Re "escribir las decisiones en la reunión" : ¿Quiere decir "escribir las decisiones en las actas" (o "escribir las decisiones en las actas" o "incluir las decisiones en las actas" )? ¿O algo mas?
@PeterMortensen: lo siento, me refiero a escribir las decisiones en las actas.

Actualmente estoy haciendo muchas horas extras no pagadas

Detén eso inmediatamente.

Nunca, nunca, nunca trabaje más de sus 35 horas estándar, nunca, por ningún motivo.

¿Dónde vives y en qué campo de trabajo? Hay una serie de empresas de alta tecnología en los EE. UU. donde a las personas asalariadas se les paga por trabajar 40 horas por semana, pero se espera que trabajen 60 horas por semana, como mínimo. Hay otras empresas de alta tecnología que roban empleados agotados de estas empresas con la promesa de que solo tendrán que trabajar 50 horas a la semana. Nunca he oído hablar de una empresa de alta tecnología con una semana laboral de 35 horas.
@DavidHammen Si bien OP no menciona su país, es muy posible que se encuentren en una nación del primer mundo.
En algunos países, el almuerzo no está incluido en sus 40 horas de trabajo. Esto significa que te quedas 9 horas por día en el trabajo, con 8 horas de trabajo y 1 hora más de tiempo no remunerado que dedicas al almuerzo.
40 horas a la semana con almuerzos no pagados es el estándar en mi parte de Canadá. Pero incluso ignorando el problema de las horas estándar, esta respuesta no aborda completamente la pregunta del OP.
@Alex Eso es muy cierto. En algunas jurisdicciones, tener personas trabajando en su hora de almuerzo no remunerada también es motivo para el pago de horas extras.
Personas que reaccionan con ira cuando trato de deshacerme de reuniones que deberían ser correos electrónicos.
RespuestasAquíPolítica de privacidad1y, 0v