Me gustaría pedirle a un colega algunos consejos sobre un proyecto, pero no estoy seguro de si un correo electrónico sería suficiente o si debo programar una reunión. ¿Qué cosas debo tener en cuenta al tomar esta decisión?
Si se encuentra en el mismo edificio, sugiera una reunión para conversar sobre el proyecto. Obtendrá mucho más que un flujo constante de correos electrónicos.
Si solo desea algunos fragmentos de información, entonces el correo electrónico está bien.
Envía el correo electrónico y mira lo que dice primero. Si la respuesta es suficientemente compleja, puede solicitar una reunión.
Básicamente, desea causar inicialmente la menor interrupción posible a otras personas para que realicen su trabajo. Los correos electrónicos son de baja interrupción, ya que pueden escribirlos en su escritorio. Las reuniones son de gran interrupción ya que los está alejando físicamente de sus tareas. Entre estos dos están los mensajes instantáneos y deambular por el escritorio de otro para una charla rápida.
Además de lo que otros dijeron.
Lo que suelo usar como discriminante es el hecho de que la pregunta pueda ir seguida de más preguntas.
si está buscando algo preciso, envíe un correo electrónico .
si está buscando un consejo o una pregunta más compleja, reunión .
Cuando sea urgente, llámalos. Un correo electrónico puede ignorarse durante días y luego olvidarse. Una llamada telefónica requiere un esfuerzo consciente para ignorarla.
Cuando sea súper urgente, ve a su escritorio. No pueden ignorarte sin violar las normas sociales.
Cuando se encuentre en una situación en la que pueda necesitar un registro en papel para no perder un juego de culpas, escriba un correo electrónico.
Cuando no se aplica ninguno de estos casos especiales: La ventaja de una reunión en persona sobre la correspondencia escrita es que esta última permite un diálogo de preguntas y respuestas mucho más eficiente. En caso de duda, prefiera hablar con la gente que escribirles. La comunicación escrita es mucho menos expresiva de lo que parece. No nos damos cuenta de lo mucho que nos comunicamos con la entonación, y que esta información se pierde por completo en la correspondencia escrita.
Pero, ¿cómo sabe que se requiere dicho diálogo para resolver su problema?
Pregúntale al receptor.
Explique su problema lo mejor que pueda en forma de texto. Pregúnteles si su descripción es lo suficientemente clara para que puedan escribir una respuesta. Termina tu correo electrónico con una oferta para llamarte o programar una reunión cuando necesiten más aclaraciones.