¿Cómo evitar que personas no técnicas y disruptivas vengan a nuestras reuniones técnicas? [cerrado]

Trabajo en un equipo pequeño y recientemente tuvimos que fusionarnos con otro equipo (un poco más grande) en un negocio vertical. Ambos equipos se ocupan de algunas aplicaciones satelitales relacionadas con Business Intelligence.

Si bien el trabajo diario no se ve afectado, nuestro propietario de producto sugirió tener algunas reuniones periódicas para compartir nuestro conocimiento. Esto es genial porque estamos trabajando virtualmente en el mismo almacén de datos y podemos averiguar mucho. Estas reuniones deben ser muy técnicas (hablar sobre la pila tecnológica, las opciones arquitectónicas, mostrar algunos ejemplos de código, etc.)

Cada reunión es organizada por uno de los miembros, quien invita a todos los miembros de ambos equipos.

La última sesión fue organizada por uno de mis colegas e invitó a todos los miembros. Sin embargo, uno de los compañeros del otro equipo remitió inmediatamente la reunión a su jefe. Entonces, tuvimos esta persona adicional durante la reunión.

El tema es que este gerente tiene poco conocimiento técnico, hace muchas preguntas triviales y suele comerse todo el tiempo y la reunión se demora más de lo esperado, normalmente sin cubrir la agenda y llegando a alguna conclusión. Este no es un caso aislado y muchos otros colegas se quejaron de este comportamiento.

Nosotros (mi equipo) estamos tratando de aprender de esta experiencia y pensamos/hicimos lo siguiente:

  • se acercó a nuestro propietario del producto : estuvo de acuerdo con nosotros en que el organizador debería decidir quién participa, pero no hizo nada
  • Evitar el reenvío de la reunión : descubrimos que podemos denegar el reenvío de la reunión, pero esto se puede eludir fácilmente ya que el colega puede simplemente informarle a su gerente sobre la reunión. Esta opción también marca nuestra intención de evitar que otras personas sean invitadas
  • hable con la persona que reenvía las reuniones : nuestra relación con el chico no es muy buena y no estamos seguros de la reacción. Podría decirle a su gerente que no lo queremos en estas reuniones y las cosas podrían complicarse.
  • hable con el jefe del gerente : si bien esta también podría ser una buena oportunidad para llamar la atención sobre otro problema, la distancia jerárquica es bastante alta (él está liderando a cientos de personas y este problema parece realmente pequeño)
  • tratar de hacer imposible que asista - podemos enterarnos de una reunión importante a la que el gerente debe asistir y programar la reunión en el mismo intervalo de tiempo. Esto debería ser más sutil, pero tiene que lidiar con propuestas de cambio.

Pregunta: ¿Hay alguna alternativa que debamos considerar?

Sé que suena como un problema pequeño, pero nuestro pequeño equipo se tomó estas reuniones muy en serio e hizo todo lo posible para las presentaciones y discusiones relevantes.

Veo que ninguna de sus opciones es hablar directamente con el propio gerente... ¿Por qué no?
@HorusKol: sí, eso es correcto. No sé cómo decirlo, pero es una persona muy difícil. Varios compañeros discutieron con él sobre temas similares y nunca lograron obtener nada. Entonces, pensé en descartar esta opción. Ahora que lo preguntas, realmente debería considerarlo.
¿Cuál es el valor de que ese gerente asista a las reuniones?
@SandraK: en su mayoría negativa. Es una persona muy conservadora, que intentará convencer a cualquiera de que cualquier cambio que requiera que él o su equipo haga algún esfuerzo no debe realizarse, incluso si esto genera pérdidas para otros equipos (por ejemplo, algunos de sus desarrollos incurren en problemas de rendimiento graves en los servidores y algunos clientes reciben datos con retraso, pero no quieren abordarlos). Además, le gusta evitar llegar a una conclusión (por ejemplo, ¿por qué usar una mayoría de votos para resolver un debate sobre un tema fuera de tema para volver a la agenda).
Es posible que desee cambiar el título de esta publicación y poner un tl; dr en la parte superior.
¿Envía una agenda para los temas que cubrirá en la invitación a la reunión?
@cheshire: sí, la solicitud de reunión siempre incluye la agenda, para que todos la conozcan y se preparen.
¿Puedes hacer que la agenda suene totalmente técnica, repleta de jerga técnica intimidante, con referencias a documentos técnicos adjuntos?
@KeithMcClary: podría funcionar, pero podría ser contraproducente. Él podría venir a la reunión solo para preguntar qué significan realmente todas esas palabras. :-)

Respuestas (6)

Lo primero que debe recordar es centrarse en los comportamientos, no en las personas. El problema no es que el gerente del otro equipo asista a su reunión, sino su comportamiento cuando están allí.

Con eso en mente, si alguien interrumpe una reunión, es igualmente culpa de la persona que preside la reunión . El presidente debe mantener la reunión encaminada y en el tema de manera cortés pero firme; en este caso, significa reducir cualquier pregunta que no sea apropiada para la audiencia prevista de la reunión (los equipos técnicos). Tal vez sea útil ofrecer una sesión menos técnica por separado con el gerente del otro equipo para que también puedan comprender lo que está haciendo su equipo.

Me resulta difícil atribuir la culpa al presidente de la reunión sin comprender la estructura organizativa y la cultura de la empresa. Si el gerente ocupa un cargo claramente superior, puede darse el caso de que el presidente no tenga motivos para bloquear su actividad en la reunión. Por lo tanto, sentí que era mejor simplemente sugerir una reunión por separado (como usted también hizo) para sacar al gerente de esa reunión todos juntos, en lugar de tratar de controlar su comportamiento en la reunión.
Sin embargo, @dwizum no son realmente el presidente de la reunión si no se les permite llamar al orden a los miembros. Entonces es solo un título elegante pero sin sentido.
@Erik seguro, pero parece que se trata de cosas de entrenamiento cruzado más ad hoc con un líder rotativo, no un oficial donde el 'presidente' en realidad tiene alguna autoridad real.
Ese es básicamente mi punto. No sé si es muy común tener un "presidente" en el sentido oficial, fuera de las reuniones de la junta u otros entornos formales. Claro, hay alguien que arma una agenda y dice las primeras palabras para comenzar, pero si hay alguien en la sala que los supera, generalmente dejarán que esa persona supere su papel. Una solución que supone que hay un "presidente" en la sala que puede anular a cualquiera con el fin de mantener la reunión en el tema probablemente no cubra reuniones como la descrita por el OP que suena informal y de forma libre.
Al igual que una sala de chat de intercambio de pila, no es necesario ser propietario de una sala para pedirle a todos que lo hagan, bueno, mantengamos el tema. alguien tiene que dar un paso al frente y decir OK, sí sobre eso: ve a leer este libro, y está bien, ahora seguimos adelante...
@dwizum Se trata menos de quién tiene la culpa que de quién puede resolver el problema (y no lo está haciendo en este caso). Sin embargo, también puedo entender por qué una persona técnica dudaría en cerrar a un gerente. Estoy de acuerdo en que reformular la respuesta es apropiado.
@dwizum debe depender en gran medida de la cultura corporativa y las personalidades de las personas en la reunión. Cuando estoy dirigiendo una reunión, no tengo ningún problema en decirle a mi jefe, a cualquiera de sus compañeros o al jefe de ellos que están distrayendo la agenda de la reunión. Por supuesto, si tienen preguntas simples que están fuera del alcance de la reunión, los invito a sentarse y hablar sobre sus preguntas en un momento separado para que estén mejor preparados para participar en el futuro.

¿Hay alguna alternativa que debamos considerar?

Veo una alternativa obvia: hablar con el gerente. Pregúntele si le gustaría tener una reunión separada (con una audiencia más pequeña) para abordar las inquietudes que plantea en la reunión de su equipo, para permitirle mantener su reunión enfocada en la agenda.

Algo para impresionar al gerente es que al hacer preguntas que no son útiles para el resto del grupo, está desperdiciando muchas horas-hombre. Si 5 personas asisten a una reunión de 30 minutos, son 2,5 horas de tiempo que han dedicado, y si son técnicos, dudo que su tiempo sea barato.
No mencionas el nivel de experiencia del gerente. Cuando estaba trabajando, una persona así podía venir a la reunión, pero pensaba en el costo de todas las personas que asistían y quería que se respondieran las preguntas y se tomaran las decisiones de una manera nítida. Si tenía preguntas como las que mencionas, las guardaba para después y le pedía a alguien de la reunión que las respondiera. Debería estar contento de hacer esto: tener gerentes que entiendan los problemas técnicos que enfrenta es algo bueno. Vale la pena la inversión (y puede serlo) para ponerlos al día.
Alguien, tal vez la persona que envió la invitación, debería ponerse en contacto con el gerente, señalar el problema causado y sugerir una persona para responder estas preguntas. He estado allí, hecho eso. Uno esperaría que el gerente viera la mejora en la eficiencia que esto genera. Puede cambiar el comportamiento, puede que no, pero ese es el primer paso.
Los comentaristas parecen asumir que el gerente en cuestión se preocupa por la productividad o los costos o por obtener las respuestas a sus preguntas. A juzgar por su comportamiento, sugiero que lo único que le importa es que lo vean como el que manda.
Estoy de acuerdo en que es difícil saber realmente las intenciones o el nivel de experiencia del gerente. Me acercaría a la conversación en el contexto adecuado. A algunos gerentes probablemente les encantaría que les dijeran que una reunión por separado sería más eficiente, otros podrían pensar que los está insultando al insinuar que su discusión no agrega valor a la reunión del equipo. A casi todos los gerentes probablemente les gustará la idea de una reunión separada solo para ellos , siempre y cuando se "venda" correctamente.

Dependiendo de cómo esté estructurada la organización, esta puede ser una situación difícil porque el gerente está en una posición de poder. En algunas empresas (por ejemplo, Google, por lo que leí) es normal que las personas en los niveles más bajos de la organización presionen con fuerza a la administración. Si está en una empresa con una estructura de poder estratificado más tradicional, probablemente no sea la mejor opción desafiar directamente al gerente.

Si esto es una preocupación y parece que lo es, probablemente necesitará obtener ayuda para su gerente. Explíqueles la situación y convénzalos de que está provocando problemas con el rendimiento de su equipo, es decir, su capacidad para cumplir. Si su gerente es un compañero o superior al gerente en cuestión, puede abordar esto. De lo contrario, deberán buscar ayuda en la cadena de liderazgo.

Su gerente puede saber qué hacer de inmediato. Si no, sugiera que asistan a la reunión y asegúrese de que se siga la agenda. Esto debería evitar que el otro gerente monopolice la reunión.

¿Supongo que asiste porque quiere/necesita algo de esa reunión? ¿Qué tal hacer una reunión de dos partes en la que los primeros 30 a 60 minutos no sean técnicos y los siguientes 30 a 60 minutos (o el tiempo que sea) sean puramente técnicos y se comuniquen en términos claros a los no técnicos? gerente. Posiblemente anunciarlo durante la reunión, por ej. "Eso concluye nuestra parte general, y ahora continuaremos con la parte técnica. El Sr. Gerente no está obligado, pero puede escuchar si quiere".

Su objetivo no está claro. Mi suposición es que él es un poco un fanático del control y siempre sabe lo que están haciendo sus informes directos. También hay otras reuniones (como las de scrum masters) donde él llega y crea problemas. Además, su equipo maneja algunas áreas críticas del negocio (algún código heredado que casi nadie conoce) y esto podría darle más poder.

Comenzaría estableciendo una declaración de propósito, una agenda y una audiencia adecuados para la reunión, en la que deje en claro que esta es una reunión técnica para discutir detalles técnicos entre el personal técnico que está haciendo estas cosas técnicas.

Con suerte, eso dejará en claro a este gerente no técnico que la reunión no está destinada a él y que no obtendrá nada de ella, lo que lo alentará a no asistir. Menos conflictivo que acercarse directamente a él y pedirle que no asista, y si lo hace de todos modos, es más fácil acabar con sus interrupciones señalando la agenda/propósito de la reunión y sugiriendo que debería programar una reunión menos técnica con su equipo para repasar. sus inquietudes y preguntas.

Si eso no ayuda a la situación, puede pasar a enfoques más directos o de confrontación, pero he aprovechado mucho este enfoque más suave: la mayoría de las veces, las personas no técnicas están felices de no asistir mucho. reuniones técnicas que se anuncian como tales.

Es bastante obvio que el colega que envió la solicitud de reunión es un marica, y su gerente es un entrometido político de PHB que simplemente está interesado en parecer involucrado. No quiere que ninguno de ellos participe en una reunión que espera que sea productiva, así que anule la invitación de ambos y luego dígale al melindroso que depende de él explicarle a su gerente que sus invitaciones fueron revocadas porque sintió que no estaban contribuyendo a el tema de la reunión.

El resultado será que, o bien el hombre de nariz marrón se pone nervioso y le dice a su gerente por qué no fueron invitados (algo con lo que el gerente no puede discutir: es su reunión y sus reglas); o trata de convertirlo en un problema para usted alegando que no sabe, en cuyo caso su gerente acude a usted y usted simplemente lo desvía hacia su subordinado. Eventualmente, el gerente creerá (correctamente) que el nariz marrón no le está diciendo la verdad, por lo que la confianza entre ellos se verá afectada y, como resultado, la nariz del nariz marrón debería volverse menos marrón.

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