Estoy en un departamento muy pequeño, unas 15 personas, y pasamos la mayor parte del día en reuniones que no son necesarias, ya sea todos juntos, 1 a 1 o grupos de 3-4 personas. Por lo general, solo tengo unos 30 minutos en mi escritorio entre las 9:30 y las 5:00 para hacer cualquier trabajo real, pero la gente me pide actualizaciones sobre los proyectos como si hubiera tenido mucho más tiempo que eso. Incluso si es alguien con quien he estado en reuniones todo el día, me preguntarán si he hecho algún progreso desde esta mañana y luego se enojarán cuando les diga que aún no he estado en mi escritorio. ¿Qué puedo hacer sobre esto?
Primero, es importante que dejes en claro que se trata de un problema . Así que plantéele a todos, y especialmente a su gerente, que tiene demasiadas reuniones y necesita trabajar.
Luego, rechace las reuniones . Si hay una gran reunión en la que se siente solo parcialmente relevante, pregunte si está bien si no asiste y simplemente lea un informe. A veces, es difícil porque hay presión de los compañeros para participar en las reuniones, pero si cree que alguna reunión es innecesaria o llega en el momento equivocado, la mayoría de las veces está bien decir que no participará y que no es negociable.
También es importante que pregunte o proporcione formas alternativas de comunicarse que no sean sincrónicas y que puedan lograr la comunicación menos urgente sin interrumpir su trabajo: para eso están hechos el correo, la emisión de boletos, el chat, etc. Esto le permitirá liberarse aún más de 1-1 que podría haber sido un correo, y dado que escribir requiere más esfuerzo, también reducirá el ruido de la comunicación.
Finalmente, debe darse cuenta de que algunas reuniones son importantes. A veces, la empresa experimenta cambios que requieren sincronización y una participación que puede ser más valiosa que el resultado de su trabajo. Así que es bueno aceptar que algunos días no podrás hacer todo lo que te gustaría .
Haz un plan semanal de todas las reuniones que tienes, trata de ver cuáles son obligatorias y cuáles no y con eso podrás tener una buena idea de cuánto "tiempo extra" puedes conseguir. Con esa planificación, puede hablar con su gerente para explicarle la situación, mostrar su calendario y ver juntos si pueden omitir algunas reuniones y rehacer su calendario para tener más tiempo para concentrarse en su trabajo de escritorio.
Con esto demuestras que hay un problema, por qué sucede, cómo afecta tu trabajo y cómo se puede solucionar.
Si a su gerente no le importa, debe comenzar a pensar si ese trabajo le conviene, porque parecerá que quiere que haga horas extra para hacer su trabajo.
Puede intentar rechazar las invitaciones a reuniones a las que no cree que deba asistir. Especialmente si ocupa un puesto de alto nivel, esta puede ser una buena solución. Sin embargo, debe mencionarse que, como regla general, cuanto más alto sea el cargo que tenga, probablemente necesitará asistir a más reuniones.
Si está en una posición junior, puede tratar de discutirlo durante su 1: 1 (¡sic!) Con su jefe. ¿Quizás no conocen la situación?
Pero, sinceramente, el hecho de que se espere que usted participe en tantas reuniones y su jefe todavía espere que trabaje, muestra que algo anda mal con la cultura organizacional. He trabajado en organizaciones en las que había muchas reuniones. También trabajé en algunas que en realidad eran organizaciones que funcionaban bien y estaban orientadas a los resultados. La distinción siempre fue clara.
Puede intentar observar cómo sus colegas lidian con el problema. Si se quedan más tiempo para hacer frente a la carga de trabajo, tienes tu respuesta.
Si tiene la capacidad más avanzada en su horario, intente bloquear 8 horas de su tiempo por semana con una reunión falsa. Personalmente bloqueo mis tardes los martes y miércoles para que las personas que miran mi calendario piensen que estoy ocupado. Tendrá ese tiempo disponible si surge algo urgente y necesita una reunión, pero en su mayor parte ese tiempo será para usted. Prefiero bloquear grandes períodos de tiempo para poder ganar impulso y terminar proyectos. A veces, solo bloquear una hora de descanso es inútil porque cuando comienzas a ganar algo de tracción en algo, tienes otra reunión a la que asistir.
¿Es necesario que usted asista a cada reunión? Encuentro que cuando las personas programan reuniones, tienden a incluir a cualquier persona que pueda tener un interés potencial en lo que se discuta, no porque realmente necesiten que usted asista.
Lo que haría sería rechazar explícitamente las reuniones que cree que no necesitan su presencia, y tal vez enviar un vago mensaje de "no hay tiempo". Si realmente necesitan que estés allí, te lo harán saber. Si en ese momento todavía insisten en su presencia, es posible que desee hablar con su gerente sobre cómo debe dividir su tiempo entre las reuniones y el trabajo real.
david schwartz