Rechace muchas invitaciones a reuniones sin molestar a los remitentes

[Encontré varias preguntas para rechazar reuniones en situaciones especiales, pero no en general. Así que estoy preguntando esto.]

Estoy infectado con la sobrecarga de reuniones. Las reuniones a menudo ocupan el 80% de mis horas de trabajo semanales. No tengo suficiente tiempo para ejecutar las acciones discutidas. En este punto no hay otra solución que simplemente rechazar las reuniones. No puedo tomar las cosas fuera de línea o tomar la iniciativa de otra manera.

Necesito una forma rápida de rechazar muchas reuniones sin molestar a la gente.

Pensé en establecer una respuesta estándar que explicara la situación, pero todavía estoy buscando una buena redacción. Por un lado, no quiero crear la impresión de que no valoro su trabajo, por otro lado, quiero evitar que mi explicación se use para argumentar por qué realmente necesito unirme esta vez.

Fuera del ámbito

  • Somos muy pocas personas para manejar el trabajo, eso no se puede cambiar a corto plazo.
  • Sé qué reuniones rechazar. Estas reuniones probablemente no cambiarían mucho si no asisto. A menudo tienen un carácter informativo y estaría bien leer el resumen. No se necesita ningún consejo aquí.
  • Ya leí otros posts sobre estrategias generales para evitar reuniones. Aquí quiero centrarme en rechazar por completo.
Las reuniones del 80% probablemente serían una gran carga de reuniones incluso para un gerente. Creo que debe hacer algo más que simplemente rechazar las invitaciones a reuniones...
@aCVn: Lo sé y lo estoy intentando, pero concéntrese aquí en rechazar reuniones.
@JoeStrazzere: Considero cada solicitud, pero no quiero justificar cada vez que la rechazo.

Respuestas (3)

Si se trata de reuniones programadas en Outlook o algún otro software de programación, simplemente puede rechazar o ignorar la solicitud de reunión sin explicación. En muchos casos, nadie vendrá a pedirle una explicación. Rechazar es más agradable y debe hacerse si existe alguna posibilidad de que necesiten un recuento para la reunión.

Si te piden una explicación, solo di

Para completar mi trabajo, tengo que rechazar todas las reuniones a menos que sea un participante esencial. A menos que necesite absolutamente mi opinión en esta reunión y no pueda continuar sin ella, no puedo asistir. Simplemente estoy haciendo triaje, tratando de hacer todo lo que pueda de la manera más eficiente posible.

Para las solicitudes de reunión programadas por Outlook, también tiene la opción de enviar una respuesta que puede preparar con anticipación o editar caso por caso, lo cual es una manera fácil de incluir su explicación sugerida al rechazar.
@Upper_Case Verdadero. Pero a menudo, cuando das una excusa o una explicación, la gente tiende a retroceder. Un declive sin respuesta puede generar menos resistencia en muchos casos.
+1, por lo general, las personas solo verán la lista de asistentes y, si rechazaste sin ningún motivo, simplemente se mudarán a la reunión sin ti. Aunque ignorar dichas invitaciones puede ser otro asunto, ya que algunas personas en realidad enviarían un correo electrónico, llamarían o irían a su escritorio y le preguntarían si asistirá o no, por lo que le aconsejo que rechace las invitaciones.
Tienes un buen argumento. No dar una razón al principio dará menos superficie de trabajo. Tal vez lo estaba pensando demasiado.

Necesito una forma rápida de rechazar muchas reuniones sin molestar a la gente.

En situaciones similares, he bloqueado grandes porciones de horas de trabajo cada día en mi calendario compartido de Outlook.

Luego, cuando rechazaba las solicitudes de reunión, siempre era simple y fácil de entender porque "estoy ocupado con otro trabajo en ese momento". Si alguien estaba molesto, nunca me enteré.

Eso funciona a menos que su jefe solicite la reunión.

Oooh, me gusta más este que el mío.
Solía ​​​​bloquear días en los que ya estaba programada una cierta cantidad de reuniones. Es común que compartamos nuestros calendarios, para que la gente me diga que vieron mi bloqueador pero la suya es una reunión importante y me invitan de todos modos.
@Chris Puede configurar su calendario para que sea "desbloqueado" solo por su administrador. Entonces, a menos que él insista en tu presencia, nadie puede contratarte. Pueden invitarte pero obtener una respuesta de no asistencia.
Agregando a esto, el Horario del Creador, el Horario del Gerente parece relevante. Básicamente, Paul Graham detalla cómo reservamos la mitad del día para reuniones consecutivas y la otra mitad para el trabajo real.

En primer lugar, establezca si su puesto o sus superiores le exigen que asista a estas reuniones.

Si es así, debe encontrar formas de condensarlos, posiblemente fusionándolos o acortándolos (si tiene la autoridad para hacerlo).

Si necesita asistir pero no puede fijar la cantidad y la duración usted mismo, debe informar a su gerente que su trabajo se ve afectado por esto.

Además, ¿eres el único que tiene este problema?

Es útil abogar por un cambio en la cultura de reuniones si un grupo de personas sufre impactos negativos.

Si usted es el único, necesita encontrar la razón, especialmente si no está en una posición de líder o supervisor.

Las reuniones tienen un propósito importante y no deben ser superficiales, ni deben ignorarse o rechazarse a menos que los temas discutidos no tengan absolutamente ninguna relación con su trabajo o responsabilidades.

Si las personas planean demasiadas reuniones redundantes o improductivas, esto debe señalarse a la gerencia.

No señale a una sola persona o reunión, pero mantenga su queja en general para evitar alienar a sus colegas.

Después de todo, es de interés de la empresa que termine las tareas en lugar de sentarse a hablar sin resultados medibles.

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