¿Cómo lidiar con un colega que constantemente programa reuniones que deberían ser correos electrónicos? [duplicar]

Tengo un gran equipo para trabajar y me encanta mi trabajo, pero uno de mis colegas insistirá continuamente en las reuniones, incluso/especialmente después de una 'larga' discusión por correo electrónico. A menudo son <= 30 minutos, pero siento que me sacan de mi flujo.

Tengo el presentimiento de que prefieren manejar este tipo de situaciones en persona, pero dado que tienden a ser un poco dominantes, encuentro que me siento intimidado para estar de acuerdo con el fin de cerrar la discusión, mientras que puedo hacer argumentos precisos y defendidos en un correo electrónico.

Siento que este es un caso de dos intereses personales en conflicto sobre cómo manejar una situación, por lo que no estoy seguro de cómo resolverlo.

En general, preferiría tener menos reuniones personales, para poder concentrarme en mis tareas diarias. Sin embargo, cuando esas reuniones ocurran inevitablemente, también sería bueno poder mantenerme firme.

Algunos datos más sobre la situación actual:

Tengo una reunión planeada para este viernes por la tarde con este colega (Colega A) y algunos otros de un equipo diferente donde discutiremos el progreso de un proyecto en el que estamos trabajando. El colega A ahora propuso tener una reunión de antemano para discutir y preparar nuestro lado del progreso antes de dirigirnos a la reunión final, pero la mayoría de los elementos descritos en la agenda ya los hemos cubierto en una cadena de correo electrónico de antemano. Así que siento que iría a la reunión y simplemente repetiría lo que escribí antes.

¿Cuál es tu resultado preferido? ¿Tener menos reuniones personales o estar mejor preparado en esas reuniones?
En general, preferiría tener menos reuniones personales, para poder concentrarme en mis tareas diarias. Sin embargo, cuando esas reuniones ocurran inevitablemente, también sería bueno poder mantenerme firme.
El colega A no se siente preparado aunque usted sí. Si son solo ustedes dos, podría ser más rápido hacer la reunión que hacer la cadena de correo electrónico. ¿Es A o usted quien será el principal representante de su equipo?
¿El compañero de trabajo tiene autoridad sobre usted? ¿Puedes simplemente rechazar la reunión?
¿Podría limitar la reunión diciendo "Puedo pasar 15 minutos repasándolo contigo" o algo similar?
¿Su problema es que la reunión es superflua o repetitiva, dado que no se trata de tomar decisiones o revisar el código, sino solo de preparar un informe de estado para una reunión, y ya se ha tratado principalmente en el correo electrónico? ¿Qué quiere discutir el compañero de trabajo: redacción o el estado del proyecto? ¿Puede sugerir que primero hagan un borrador de las diapositivas y se las envíen por correo electrónico para que las comenten? o enviarle por correo electrónico una lista de preguntas con respuestas cerradas? por ejemplo, "¿Deberíamos decir la oración A o B?" ¿Por qué no simplemente rechazar la reunión hasta que comiencen a hacer eso? Eso es lo que haría.
Con respecto al duplicado, creo que hay una diferencia significativa entre el protocolo de reunión para clientes externos versus un colega.

Respuestas (3)

¿Cómo lidiar con un colega que constantemente programa reuniones que deberían ser correos electrónicos?

En mi experiencia, este tipo de personas se tratan mejor insistiendo en una agenda para la reunión. Poner un requisito de agenda antes de aceptar la reunión puede obligar al organizador a pensar realmente en lo que quiere obtener de la reunión.

Con suerte, después de un poco de reflexión, llegarán a la conclusión de que ya ha cubierto la mayoría de los elementos y el resto se puede manejar por correo electrónico.

Esto requerirá un poco de disciplina de tu parte, pero la estrategia puede ser efectiva. Puede ofrecer esto como punto de partida si el organizador no está seguro de cómo construir uno. Preparación de la Agenda

Intenta decir algo como " Estoy muy ocupado con mi trabajo, así que para asegurarnos de que ambos aprovechemos al máximo la reunión, ¿puedes preparar una agenda para que yo pueda estar debidamente preparado? "

Actualización basada en la edición más reciente : veo a dónde vas con esto, pero no veo cómo puedes evitarlo sin parecer un idiota. Podría intentar decir " ¿No cubrimos todo esto en la cadena de correo electrónico? ", Pero no espero que lo lleve muy lejos.

Una última cosa que podría intentar es hablar con su gerente . Explíqueles cómo los temas ya están cubiertos por correo electrónico, y si no están interesados ​​en conservar su tiempo, creo que no tendrá suerte.

Gracias, había llegado a la misma conclusión y también pedí una agenda. Desafortunadamente, la agenda contenía la mayoría de las preguntas que pensé que fueron respondidas en el correo electrónico anterior.
@Guus Actualicé la respuesta según tu edición. Su gerente es probablemente su mejor apuesta en este momento.
Gracias @Mister Positive, espero que una mejor respuesta caiga del cielo, pero tienes mi voto hasta que eso suceda.
@Guus: lleve la agenda y los correos electrónicos a la reunión. Cuando el Sr. A mencione el punto 1 de la agenda, diga "Según el correo electrónico del 31 de agosto a las 13:43, parece que íbamos a hacer 'x', ¿ha cambiado eso?". Continúe haciéndolo para cada punto de la agenda. Debería ser una reunión corta, expresar su punto de vista de manera muy pasiva/agresiva, y podría eliminar las reuniones en el futuro, especialmente si su jefe compartido está en la reunión.
@Freeman, eso supone que solo hay una respuesta a la pregunta en esa cadena de correo electrónico. Muy a menudo, estas largas cadenas de correo electrónico generan múltiples respuestas que no están de acuerdo en diferentes niveles. En ese caso, la solicitud de una reunión es bastante válida a mis ojos.
@FreeMan Estoy muy inclinado a seguir su forma de pensar, pero me temo que la agresividad pasiva puede convertir una situación no hostil en hostil.
@cdkMoose: según mi lectura del OP, parecía que ya había una respuesta (bastante) resuelta. Su punto también es muy cierto y yo también he sido parte de esas tormentas de correo electrónico.
@Guus: es por eso que tuve cuidado de señalar que esta era una sugerencia bastante pasiva/agresiva. Es fácil para mí sugerir hacer eso como un extraño anónimo en interwebz; es mucho más difícil para ti lograrlo en persona, especialmente si no se ajusta a tu personalidad o a la de tu compañero de trabajo y/o jefe. Estaría muy interesado en un seguimiento, ¡especialmente si elige seguir este camino! ;)
Las reuniones ocurrieron ayer y hoy respectivamente. Abordé mi preocupación con respecto a las reuniones con mi colega y estaban felices de que expresara mi preocupación y prometieron mantener las solicitudes de reuniones al mínimo en el futuro. Sin embargo, la reunión real fue menos una pérdida de tiempo como había previsto. Se habían preparado de manera significativa y terminamos discutiendo con más detalle de lo que hubiera sido posible con el correo electrónico. ¡Así que supongo que al final ambos ganan!

incluso/especialmente después de una 'larga' discusión por correo electrónico.

Creo que el problema pueden ser los correos electrónicos largos. Parece que su colega no cree que tenga suficiente información de calidad de la cadena de correo electrónico. Y francamente, no me sorprende.

Según mi experiencia, más respuestas en una cadena de correo electrónico conducen a una mayor probabilidad de que haya información que sea evidentemente incorrecta dentro de la discusión. A medida que crece el número de respuestas, el contexto de las respuestas puede cambiar sutilmente o incluso significativamente. Diferentes personas responden la misma pregunta en función de diferentes contextos. Es posible que algunos encuestados no hayan leído algunas de las respuestas intercaladas y respondan incorrectamente.

Al final, es fundamental que el modelo de comunicación funcione para todos para garantizar que se comparta la información correcta. Si su colega cree que las reuniones son necesarias para limpiar la información de la cadena de correo electrónico, quizás el problema no sean las reuniones, sino la cadena de correo electrónico en sí.

Me alegro de no ser el único en reaccionar a la "larga discusión por correo electrónico". En mi experiencia, las "largas discusiones por correo electrónico" tienden a estancarse o descarrilarse, los detalles se pierden o no se mencionan porque nadie recuerda cómo comenzó, etc. La comunicación asíncrona es excelente, pero un formato de hilo no se presta para el trabajo de diseño: necesita "instantáneas" regulares para poner todo en un diseño coherente... y tener la oportunidad de detectar los desajustes de impedancia que despertaron. Y en este punto, una reunión rápida le dará una rotación más rápida, con todos iterando en el mismo tablero.
Excepto que en este caso la cadena de correo electrónico era solo entre mi colega y yo. ¡En cualquier otro contexto, su respuesta es acertada!
Este. Realmente no hay nada de malo en tener una reunión para llegar a una conclusión después de una larga y sinuosa cadena de correos electrónicos que carece de coherencia. Lo peor que puede hacer es seguir adelante con el trabajo cuando realmente no está seguro de tener un consenso total. Una reunión de 30 minutos no es larga y no debería interrumpir su flujo si ya sabe cuándo sucederá.
Personalmente, odio estas largas cadenas de correo electrónico en las que 'pueden' haber 2 o 3 puntos clave enterrados dentro de 10 páginas de correos electrónicos. Una vez finalizado el trabajo, la gente dirá: "bueno, no veo la función X que se acordó en el correo electrónico". Resultó que la función X no era lo suficientemente específica y estaba ubicada en la página 7, párrafo 3, sección 2 del correo electrónico. Si desea evitar esto, proporcione un resumen conciso del correo electrónico cuando la cadena haya terminado. Entonces, su colega puede sentirse más cómodo sabiendo que se han abordado todos los puntos y que todos están en sintonía.
Si una parte interesada no siente que la cadena de correo electrónico contiene información clara y concisa, puede resumirla en un correo electrónico de respuesta. Si hay un desacuerdo continuo o una fecha límite ajustada, puede recurrir a las reuniones, pero creo que aún deben evitarse por una razón clave: las reuniones no dejan rastros en papel. Tienes que resumirlos manualmente... lo has adivinado, ¡en un correo electrónico! Especialmente cuando hay mucho en juego o plazos ajustados, tener cosas por escrito es primordial.

Falta una pieza muy importante, ¿por qué programan estas reuniones?

Si es una persona mayor o alguien a quien respeta, le recomiendo que simplemente le pregunte. Es muy probable que tengan algún razonamiento detrás de hacerlo. Tal vez esté de acuerdo, tal vez no, pero comprender eso puede ayudarlo en su propia carrera.

Especulación

Dada la situación que describe (largas cadenas de correo electrónico, con múltiples participantes, seguidas de una breve reunión), creo que su colega está tratando de mantener a todos en sintonía con las decisiones que se han tomado.

Si bien estas reuniones son molestas, las alternativas son mucho peores. A medida que las cadenas de correo electrónico se hacen más largas y las personas comienzan a discutir muchas cosas, algunos participantes comenzarán a "desconectarse" del ruido. Esto puede hacer que las personas no sepan que se ha tomado una decisión y se pierdan un tema en el que deberían haber participado. Tener una breve reunión de "recapitulación" puede ayudar a evitar que cualquier parte interesada se sienta excluida y les da a todos la oportunidad de ver la solución en su conjunto.

Dependiendo de las personas involucradas, también es posible que las reuniones no sean para ti. Puede estar allí para proporcionar respuestas inmediatas a cualquier pregunta que tengan otras personas, por ejemplo, si usted es quien propuso una idea. Se trata menos de "¿Guus sabe esto?" y más sobre "otras personas necesitan apoyar a Guus, démosles una última oportunidad para hacer preguntas".

Si es una persona joven, es posible que desee utilizar esto como una oportunidad de enseñanza. Pregúnteles el beneficio que ven de la reunión y luego muéstreles una mejor manera de obtener el mismo resultado.

Y finalmente, si es una persona de nivel similar que simplemente tiene un flujo de trabajo diferente al tuyo, elige tus batallas. Mi recomendación sería comenzar a rechazar algunas de las invitaciones que cree que han sido muy bien respondidas por correo electrónico. Dado que (efectivamente) les está pidiendo que se comprometan con su flujo de trabajo preferido, debe intentar cumplir con ellos a mitad de camino.

Gracias, lo tendré en cuenta! En este caso, son de un "nivel similar" y el correo electrónico también fue solo entre nosotros dos, por lo que muy bien podría ser el flujo de trabajo diferente que describe.
¿Cómo lidiar con un colega que constantemente programa reuniones que deberían ser correos electrónicos? [duplicar]
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