Recientemente comencé un nuevo proyecto con nuevos compañeros de trabajo. El proyecto es enorme, involucra a más de 100 personas con las que tengo que hablar y trabajar regularmente. Todavía no conozco a todos y el papel de todos. El 95% de mis compañeros de trabajo están en el extranjero y nunca los vi, y el 90% no tuve que trabajar con ellos todavía.
Mi papel es muy amplio y supongo que es por eso que me encuentro a cargo de cosas de las que se supone que no debo ocuparme. Por ejemplo, hay algunos proyectos que terminé liderando porque la persona competente es un contratista y no un empleado de mi empresa y no se les permite acceder a los documentos privados que tenemos que completar para que esos proyectos tengan éxito. Eso implica enviar correos electrónicos y programar reuniones para otra persona. Que alguien me enviaría una lista de personas para invitar o enviar correos electrónicos.
De esto surgieron dos problemas, el primero es que a veces, algunos compañeros de trabajo desconocidos vienen a verme y me preguntan cosas sobre nuestro proyecto y no me dicen quiénes son y qué quieren. Esto me da miedo de hacerme una prueba de ingeniería social y quedo como un tonto cuando descubro que fue el jefe del jefe de mi jefe quien les dijo que vinieran a mí y no me lo dijeron. El otro problema es que a veces no envío las invitaciones a las reuniones a todas las personas involucradas al principio porque no me lo han dicho y tengo que enviarlas en el último minuto o faltan algunas personas en la reunión.
Un ejemplo en el que el Coworker A me pidió que organizara una reunión y me envió la lista de personas a invitar hace dos semanas:
Compañero de trabajo A: En cuanto a la reunión de mañana, lo hablé con un compañero de trabajo desconocido , dijeron que hay que hacer esto para prepararlo...
Yo: Entonces, ¿debería invitar a un compañero de trabajo desconocido a la reunión?
Sí
En esta situación, me gustaría señalarle al compañero de trabajo A que, en primer lugar, no me dijeron que invitara a un compañero de trabajo desconocido, pero tengo miedo de ser grosero por señalar un error. Pero lo que más temo es que me acusen de no invitar a las personas adecuadas o de invitarlas en el último minuto porque me advirtieron que las agregara un poco antes de la reunión.
¿Cómo puedo indicar que no me dijeron que invitara a esas personas sin sonar como si acusara al compañero de trabajo que me pidió que planificara las reuniones?
¿Cómo puedo indicar que no me dijeron que invitara a esas personas sin sonar como si acusara al compañero de trabajo que me pidió que planificara las reuniones?
En este escenario, lo más fácil es simplemente responder:
No hay problema, agregaré a un compañero de trabajo desconocido a la invitación a la reunión.
Por cómo lo describió, no están infiriendo que se equivocó al no haber invitado a UC en primer lugar: los proyectos de este tipo de tamaño son... complejos y las cosas cambian de un día para otro.
Pero lo que más temo es que me acusen de no invitar a las personas adecuadas o de invitarlas en el último minuto porque me advirtieron que las agregara un poco antes de la reunión.
Lo entiendo... Realmente lo entiendo, pero el mejor enfoque es lidiar con estos problemas si/cuando ocurren en lugar de buscar problemas cuando aún no están ahí. En su ejemplo dado, el hecho de que A haya hablado con UC sobre la reunión significa que la invitación a la reunión no los sorprenderá, pero en escenarios en los que no ha tenido esto, siempre puede redactar la invitación a la reunión a la adición tardía. como esto:
Hola, A me ha pedido que te agregue a la reunión de widgets de mañana. Agradezco que sea un poco breve, pero espero que puedas asistir.
De esta manera, no está culpando a nadie, ni siquiera está indicando que se ha hecho algo por lo que alguien debería ser culpado. Pero al mismo tiempo está reconociendo el posible inconveniente de la breve notificación, y si el destinatario decide ponerse de mal humor por ello (porque algunas personas... bueno, algunas personas simplemente quieren ponerse de mal humor por nada), ha dejado en claro quién instigó la invitación.
Gregorio Currie
avazula
Donald