Tiempo de respuesta y demora del correo

Las interrupciones innecesarias son una de mis molestias favoritas, una sola llamada telefónica o un correo electrónico puede costarnos a mí y a mi equipo entre 15 y 30 minutos, dependiendo de cuánto tiempo nos lleve resolver el problema y luego "ponernos al día" de lo que sea que estemos. estaban haciendo. Se han realizado estudios específicos sobre cuán negativamente se ven afectados los programadores por las interrupciones y nuestro equipo usó uno de Chris Parnin para persuadir a la gerencia de que era necesario un cambio en la cultura.

El problema tampoco se limita a aquellos en desarrollo, un estudio de UCL mostró que el aprendizaje, específicamente la capacidad de retener información, se ve afectado negativamente por la multitarea. Si está leyendo correos electrónicos mientras hace algo que debería memorizar, por ejemplo, mientras está en una reunión, leyendo o revisando documentación, etc., su cerebro tendrá problemas. La teoría de Tetard sobre la Fragmentación del Tiempo de Trabajo tiene un diagrama interesante que muestra un modelo de interrupción y recuperación que es aplicable a cualquier rol y muestra el tiempo productivo perdido como resultado en un formato simple.

Todo mi equipo tiene una respuesta automática en nuestro correo electrónico;

Gracias por su correo electrónico.

Para proporcionar resultados de calidad y productividad, tenga en cuenta que el equipo de desarrollo revisa y responde los correos electrónicos entre las 9:30 y las 10:00 y entre las 16:30 y las 17:00 únicamente.

Si su correo electrónico es urgente, contácteme directamente en xxxx xxx xxxx.

Tenga en cuenta que los problemas no urgentes recibidos por teléfono se pospondrán hasta los tiempos de respuesta de correo electrónico designados.

La información de resolución de problemas en sistemas y aplicaciones está disponible en el wiki disponible en (insertar enlace) y el soporte de primera línea está disponible del equipo de servicio en xxxx xxx xxxx o el portal de autoservicio en (insertar enlace).

Vale la pena señalar que casi no tenemos contacto con el cliente, sin embargo, la respuesta automática se puede modificar fácilmente para que se aplique solo a las direcciones de correo electrónico internas, lo que permite que los correos electrónicos externos se reciban con normalidad.

Si puede hacer que la administración esté de acuerdo, este enfoque puede ser efectivo. Vimos un gran aumento en las llamadas telefónicas durante las primeras dos semanas, pero al apegarse a los criterios que ha establecido sobre lo que es urgente y lo que es apropiado para usted dentro de su remitir, aplazar la correspondencia no urgente a un tiempo determinado y educar a las personas sobre los recursos apropiados para resolver problemas por sí mismos ha resultado en una caída masiva en la correspondencia que recibimos.

Respaldamos la versión de prueba con algunas métricas que mostraban resultados de sprint mejorados, errores reducidos, etc. y ahora es una función permanente para nuestro equipo.

"el remitente sabe que vi la carta casi de inmediato" - no es cierto. La mayoría de los consejos de productividad se refieren a no revisar los correos electrónicos todo el tiempo, sino hacerlo solo unas pocas veces al día, porque el correo electrónico puede interrumpir seriamente su "flujo".

Y, de hecho, hacer solo esto podría resolver su problema. Como observa correctamente, responder de inmediato entrenará a sus colegas para esperar respuestas inmediatas. Así que deje de revisar los correos electrónicos en tiempo real, y la gente aprenderá a contactarlo solo por correo electrónico con cosas que no son completamente críticas en el tiempo. (Asegúrese de comunicarse con todos dentro de un día hábil, por supuesto).

Sin embargo, por supuesto, todavía hay cosas en las que el tiempo es crítico, y los gurús de la productividad que recomiendan revisar los correos electrónicos solo unas pocas veces al día argumentan correctamente que cualquiera que realmente necesite algo urgente de usted puede tomar su teléfono y llamarlo. Entonces, si sigue ese camino, prepárese para que la gente lo llame. Piensa en apagar tu teléfono si necesitas algo de tiempo sin interrupciones.

En primer lugar, los correos electrónicos están hechos para la comunicación asíncrona. Las expectativas que tienes que responder casi de inmediato no son apropiadas.

Si alguien tiene esta expectativa, podría llamarte o usar un sistema de chat en su lugar (si lo estás usando).

Debido a que los correos electrónicos son un medio de comunicación asíncrono, puede responderlos en el momento que le resulte más conveniente. Es decir, puede planificar cuándo responder los correos electrónicos. Dado que su trabajo no está relacionado principalmente con el soporte por correo electrónico, es mejor no dejar que estos correos electrónicos lo molesten en su trabajo y planificar una o dos veces al día para revisar sus correos electrónicos y responder aquellos que pueden ser respondidos rápidamente. Por ejemplo, podría reservar media hora para hacer esto al mediodía y tal vez otra media hora justo antes de salir de la oficina o terminar su jornada laboral. Esta es una cuestión de gestión del tiempo personal.

Si sus compañeros de trabajo resuelven la mayoría de los problemas por sí mismos, eso es genial. No creo que se sientan enojados porque no respondiste inmediatamente.

Espero que esto ayude.