Me uní a una empresa de desarrollo de software como aprendiz/pasante de ingeniero de software. Estoy aprendiendo los procesos de desarrollo del proyecto para el cual he sido contratado. Trabajo en el equipo offshore para mis clientes con sede en Florida, EE. UU. Mi gerente me da la tarea de preparar MOM (minutas de la reunión), informes de estado y otros correos electrónicos con respecto a consultas/problemas para los clientes en el sitio para que pueda exponer la comunicación con el cliente. Me ha dicho que mis correos electrónicos no son profesionales y que necesito trabajar para mejorar mis habilidades de escritura/comunicación comercial.
Por ejemplo, esta es una plantilla/formato general que uso... Hola Chris/Harold,
¡Buen día! O Saludos!!
****cuerpo del correo electronico *****
Si necesita algo, por favor pregunte.
**** mi firma de correo electrónico ****
Me ayudaría mucho si pudiera proporcionar un enlace a algún buen material de referencia o algún consejo para escribir correos electrónicos de negocios perfectos.
Pídale a su gerente algunos ejemplos de lo que él considera buenas comunicaciones con los clientes. Estúdialos. Use el mismo saludo y cierre. Mantenga el mismo estilo de escritura y vocabulario para el cuerpo.
Su pregunta, considerada como una muestra de escritura, tenía un par de problemas. Debe escribir "I" en mayúscula independientemente de si es la primera palabra de una oración. No abrevie innecesariamente. "Por ejemplo" sería mejor que "Por ejemplo". Decida qué sustantivo usar, en lugar de poner dos sustantivos con una barra inclinada, como "plantilla/formato".
Tu pregunta no es profesional. Necesitas trabajar en tus habilidades de escritura/comunicación comercial.
Lee tu pregunta. ¿Tiene la gramática y las mayúsculas adecuadas? ¿Es claro y conciso? ¿Hay una pregunta clara? ¿Ha proporcionado suficiente información? La respuesta es no a todas esas preguntas.
Su jefe le dijo que "trabajara para mejorar mis habilidades de escritura/comunicación comercial" y su reacción al preguntar qué plantilla crear el correo electrónico perfecto.
Vaya a Amazon y busque en escritura comercial. Tome una clase en un colegio comunitario local. No existe una solución rápida para un "correo electrónico comercial perfecto". Incluso llamarlo un correo electrónico "perfecto" no es profesional.
"Me ayudaría mucho si pudiera proporcionar" ¿Llamaría a eso conciso? Un libro que necesitas es Strunk and White The Elements of Style.
En cuanto a la plantilla. Omite el saludo y ponte manos a la obra. Seguro que no!! en cualquier lugar. Si son minutos, ¿por qué cerraría con "Si necesita algo, por favor pregunte"? Omita la pelusa y trabaje en mejores negocios escribiendo una oración a la vez.
En la comunicación comercial: a) comience con el final , b) use la etiqueta adecuada y c) sea conciso . Su pregunta hace parecer que necesita ayuda con todo esto.
A) Empezar por el final :
Comience su mensaje con la información/viñetas/resumen más importantes primero. No haga esperar al lector, incluso por malas noticias, porque es posible que no tenga un lector por mucho tiempo. Por el contrario, en otras formas de escritura (novela, cuento, rutina de comedia, etc.) lo alientan a construir la historia y conducir a un chiste. En los negocios, este enfoque resulta contraproducente. Comience con la información importante y deje que el lector decida si continúa leyendo. Esto también evita que el lector tenga que revisar la "historia" para llegar al punto.
B) Use la etiqueta adecuada :
En caso de duda, sea respetuoso siendo formal. Por ejemplo: evite los nombres de pila y use "Sr. X, Sra. X". También evite sonar conversacional. El punto aquí es que siendo "formal" nunca ofenderás. Es posible que soliciten menos informalidad (es decir, "Por favor, llámame Chris"), pero llamarlos "Chris" antes de que se les pregunte puede ser demasiado.
Además, el lenguaje escrito debe ser más formal que verbal. Incluso si usa un saludo informal, mantenga casi todo lo demás formal. Evite los tonos/palabras conversacionales, evite las contracciones y evite decir cualquier cosa "amistosa" a favor del lenguaje formal o seco. Con el lenguaje hablado esto puede sonar demasiado formal, pero con el lenguaje escrito se lee bien y parece respetuoso.
C) Sea conciso :
Probablemente uses más palabras de las necesarias, quizás para "aclarar" información pero con el efecto contrario. La mayoría de las personas utilizan técnicas de escritura enseñadas por educadores, aspirantes a autores y autores reales, personas que prefieren la intriga y el entretenimiento a la comunicación concisa. Tienes una audiencia diferente, así que evita esas técnicas y consejos.
Después de escribir un borrador de mensaje, revíselo e intente reducir la cantidad de palabras en un 50%. Incluso después de eso, trate de sacar más palabras. En los negocios, es más probable que se lean menos palabras. Si usa MS Word o un programa similar, apunte a una legibilidad a un nivel de sexto grado o inferior (como un periódico). El uso de palabras complejas o inusuales reduce la comunicación.
Un par de buenos libros de referencia:
Escriba al punto http://www.amazon.com/gp/product/B0085A7E7Y/ref=dp-kindle-redirect?ie=UTF8&btkr=1
El principio de la pirámide http://www.amazon.com/Pyramid-Principle-Logic-Writing-Thinking/dp/0273710516/ref=sr_1_1?ie=UTF8&qid=1450517785&sr=8-1&keywords=pyramid+principle
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