¿Existe una etiqueta aceptada para los correos electrónicos con acuse de recibo?

Los recibos de devolución (RR) son quizás la característica más inútil del envío de correos electrónicos.

Las personas a menudo leen brevemente las primeras oraciones de los correos electrónicos y luego vuelven a leerlas más tarde. Personalmente, tengo todos los correos electrónicos entrantes marcados como "para seguimiento" y luego los desmarco manualmente tan pronto como hago lo que se supone que debo hacer (o si no se requiere ninguna acción).

También es inútil para el envío masivo, porque es importante ver quién no lo ha recibido/leído en lugar de quién lo hizo. Y no estoy al tanto de las herramientas del cliente de correo electrónico que marcan quién de los destinatarios de un mensaje enviado. Si envías un email a 20 destinatarios y obtienes 19 RR, ¿quién es el que no lo ha recibido?

El trabajo de todos no es leer correos electrónicos, sino actuar . En consecuencia, el correo electrónico es una herramienta para hacer efectivo su trabajo. Las banderas RR no agregan valor a la forma en que las personas hacen su trabajo. Solo reducen (no eliminan) las posibilidades de que un correo electrónico se haya perdido por razones técnicas.

Arriesgándose a recibir un voto negativo, pero atrévase a decir: ignórelo , a menos que su cultura corporativa aborde específicamente la política de RR . Si lo hace, también le dirá qué hacer cuando lea brevemente un determinado correo electrónico, planeando volver a él más tarde. Si no, pregúntele al gerente quién es responsable de esa política.

Probablemente la primera pauta sea: "no lo tome como algo personal".

Lo he visto hecho por todo tipo de razones buenas y malas, que incluyen:

• Un problema epidémico de correos no leídos, particularmente actualizaciones generales, donde la falta de información absorbida está causando lagunas. Es una buena forma de identificar al grupo demográfico que no ha leído el correo.

• Una crisis u otro problema urgente que no se puede permitir que se escape: el remitente se lo haría a cualquiera, es así de importante.

• Una incertidumbre sobre quién debería ser el receptor.

• Puede suceder más en equipos desplazados geográficamente en los que no puedes simplemente pasar y no quieres ser tan intrusivo como una llamada telefónica.

Sugeriría considerar el contexto para cada confirmación de lectura: ¿una persona lo hace habitualmente? ¿Empezó a suceder simplemente con una situación o persona determinada? ¿Quizás el proyecto se volvió más crítico? Si ve un cambio, no creo que sea de mala educación preguntar, especialmente si lo presenta como la solución de un problema: "Veo que puso un recibo de lectura en esto, ¿cuál es la urgencia de esto?"

Como cualquier herramienta, la confirmación de lectura se puede usar como una herramienta para brindar un gran servicio o se puede usar como una herramienta para la agresión pasiva.

Como gerente de proyectos, a menudo tengo que mantener bastantes rutas de comunicación diferentes con diferentes personas de diferentes departamentos, y administrar esta comunicación solo puede ser bastante desalentador.

Aprenda de los equipos de ventas expertos

Una cosa que aprendí al trabajar en productos de software que rastrean clientes potenciales y ayudan a los equipos de ventas a convertir más ventas es que el tiempo de respuesta es fundamental. El estudio de respuesta de plomo del MIT dice lo siguiente:

Las probabilidades de calificar una ventaja en 5 minutos frente a 30 minutos caen 21 veces. Y de 5 minutos a 10 minutos, el dial para calificar las probabilidades disminuyen 4 veces.

Básicamente, los primeros 5 minutos son críticos por una razón muy profunda: la persona con la que se está comunicando está pensando activamente en su producto o servicio. Espera 10 minutos y esa persona puede pasar a otras cosas. Llame más tarde y es probable que interrumpa.

Aplicar respuesta de cliente potencial a confirmaciones de lectura

Entonces, ¿cómo se aplica exactamente eso a los recibos de lectura? Bueno, puede que no estemos tratando de vender algo, pero la psicología sigue siendo la misma. Cuando usted, como remitente, recibe la confirmación de recibo de lectura del correo electrónico que le envió a Bob, sabe que Bob ahora está pensando activamente en lo que sea que le envió. Tome el teléfono y llámelo, y es menos probable que lo interrumpa. En cambio, es más probable que atrape a Bob en el modo de discutir cualquier problema que ambos estén tratando de resolver.

Usar el recibo de lectura de esta manera puede generar interacciones mucho más productivas, así como el mismo efecto "wow" que experimentan los equipos de ventas cuando llaman a un cliente potencial mientras esa persona está pensando activamente en el problema que está tratando de resolver.

Por lo tanto, si recibe correos electrónicos que solicitan confirmación de lectura, deje de pensar que están tratando de atraparlo. Esta persona puede estar tratando de hacer un mejor trabajo en la gestión de sus comunicaciones. Si usted es una persona que usa recibos de lectura de esta manera, asegúrese de comunicar por qué está solicitando recibos de lectura, ya que esto ayudará a evitar malentendidos.

Sé que se usa mal/se abusa. Me pregunto si deberíamos considerar que el remitente está tratando de hacer que la respuesta sea un poco más conveniente. Hay situaciones en las que si no ha recibido el correo electrónico en un momento determinado, sabré que no está disponible y es posible que desee asignárselo a otra persona. A veces, la gerencia olvida que no compraron un Blackberry para todos.

Lástima que no puede ser una forma aceptable de ahorrarse la molestia de enviar una respuesta de una sola palabra. Personalmente, me he salido de la costumbre.

Considere la fuente

Recursos humanos y algunos departamentos legales pueden hacerlo porque lo consideran mejor que nada. Al igual que hacer clic en "Aceptar" en un acuerdo, sabemos que la mayoría de las personas no lo leyeron.

Hay pocas opciones si proviene de un superior o de un cliente. Tal vez estén microadministrando o tal vez si una persona del equipo no puede llegar a tiempo, enviará una solicitud a otra persona.

No creo que los colegas o socios comerciales externos deban usarlo a menos que exista alguna política o acuerdo mutuo sobre su uso. Sabrás cuando alguien está tratando de cubrir su parte trasera.

Me gustaría agregar mi respuesta primero resaltando este punto de @ jmort253

Tome el teléfono y llámelo, y es menos probable que lo interrumpa. En cambio, es más probable que atrape a Bob en el modo de discutir cualquier problema que ambos estén tratando de resolver.

Creo que esto debe usarse con mucho cuidado. En una reciente conferencia de capacitación sobre comunicación se destacó lo molesto que es llamar a alguien (una interrupción), cuando también has enviado un correo electrónico (otra interrupción).

Tenga en cuenta que en Outlook (supongo que otros, pero todavía tengo que encontrar otro cliente con esta función), hay una opción para "Enviar siempre un recibo de lectura": si el usuario final la habilita, ahora está a la par (más ) interrumpiéndolos.

En mi lugar de trabajo (un banco), los recibos de lectura son una epidemia. No existe una política establecida, la gente los usa por una de dos razones, según mi propia encuesta de colegas y gerencia:

1. No confían en el sistema de correo electrónico, por lo que considera esta prueba de entrega.
2. Quieren saber quién "lee su correo electrónico" (especialmente cuando hay una gran lista de copias).

Yo personalmente apliqué la siguiente política, solo para evitar la avalancha de avisos de Outlook:

1. Para todos los correos electrónicos en los que estoy en cc, no envié un recibo.
2. Para todos los correos electrónicos en los que estoy en la lista de destinatarios ("Para"), envié el recibo solo si el correo electrónico es de mi gerente o está relacionado con un proyecto activo.
3. Todas las demás solicitudes se rechazan juiciosamente con muchos clics frenéticos del mouse.

Solía ​​​​usar recibos de lectura (con prudencia, ya que de hecho pueden ser molestos) cuando enviaba una gran cantidad de documentación de procedimientos, correos de "estas son las reglas" y tareas sensibles al tiempo. La razón principal para usar la confirmación de lectura fue tratar de evitar una situación en la que una persona deslinde toda responsabilidad por el incumplimiento de una fecha límite, el incumplimiento de una regla o el trabajo deshecho con la excusa de no haber recibido o leído el correo electrónico correspondiente. Esto era algo que sucedía en ese equipo con una regularidad frustrante (lo que dice algo sobre el equipo), y me dejaría luchando para recuperar el trabajo perdido o podría hacer que la organización fuera vulnerable a sanciones contractuales en caso de incumplimiento de las reglas. Si el remitente requiere un reconocimiento de que recibió el correo electrónico y comprendió la solicitud/asignación/fecha límite,

Habiendo dicho eso, felizmente hago clic en No para enviar RR si no veo ninguna necesidad comercial para que el remitente sepa que lo he leído, por ejemplo, si me han copiado en un correo masivo que no es relevante para mí, o alguien puso una solicitud de recibo en algo tonto. He tenido algunos colegas que parecían ponerlos en todo, lo cual es excesivo. También consideraría una mala etiqueta que un empleado subalterno solicite un recibo de lectura en un correo electrónico directo al personal superior o a la gerencia, ya que tiende a implicar que el subalterno se siente con derecho a decidir qué es importante y que no confía en que el gerente lo haga. hacer su trabajo

Entonces, una regla general sería suponer que los gerentes probablemente tengan una razón legítima (para ellos) para solicitar recibos, y enviar el recibo una vez que haya leído el correo electrónico y haya entendido la información o haya puesto la tarea en sus manos. -lista de tareas.