A veces envío correos electrónicos y necesito una respuesta . Si bien no es tan malo como no poder encontrar denvercoder9 , a veces sucede que no obtengo respuesta.
Esto presenta un problema si la solicitud es algo relativamente importante para mi trabajo o si mi gerente solicitó el contacto en primer lugar.
Mi pregunta es:
Desde mi perspectiva, hay dos cosas que hacer aquí...
La idea principal es que existen buenas formas de organizar un correo electrónico para aumentar las posibilidades de obtener una respuesta positiva y útil, pero no hay garantía, por lo que es bueno tener un plan de respaldo que recorra diversas formas de obtener una respuesta. .
Optimizar para una respuesta
La mejor manera absoluta de obtener una respuesta es que su primer correo electrónico sea tan claro y tan fácil de responder que dar una respuesta sea fácil y que el lector vea una razón de peso para darle una respuesta. Un elemento clave aquí es que es bastante probable que las razones por las que desea una respuesta sean notablemente diferentes de las razones por las que el respondedor debería darle una respuesta.
Aquí hay algunos trucos:
Lo primero y lo último en el correo electrónico son lo que necesita y cuándo lo necesita . Si no tiene "Necesito la fecha X para Y" tanto en su primera oración como en la última, es probable que un respondedor apresurado lo extrañe. El texto en negrita, rojo y otros formatos también son útiles. Esto tiene que sobresalir... RUIDOSO.
Facilite la respuesta : sí/no es fácil, dar un punto de contacto puede ser más difícil, aprobar algo con presupuesto u otro gran impacto aún más difícil. Pero uno de los más difíciles es escribir una respuesta que requiere mucho pensamiento y esfuerzo. "Por favor, descríbalo", "por favor, dígame por qué...", "por favor, rellene este cuestionario" suelen causar retrasos. Si lo que necesita es una conversación detallada, ofrezca programar una reunión o dígales que llamará para hacer un seguimiento.
Sepa cuándo puede crear bombas de tiempo : el "a menos que escuche lo contrario, asumiré" es GENIAL cuando sabe que este es un contacto amistoso y realmente es solo un FYI. Cuando sepa que está proponiendo un gran cambio, que es probable que cause dolor, no se exponga a las críticas de esta manera. Date cuenta de que cuando dices "a menos que escuche por... lo haré...", te has comprometido a dos cosas: (1) que pospondrás hacer lo que sea hasta el tiempo especificado, (2) que razonablemente rápido después del tiempo especificado, HARÁ lo que dijo. Es una promesa. Eso no es algo malo.
Dar una prioridad sucinta en los términos del lector. Realmente no les importa si cumple con sus plazos, pero presumiblemente la necesidad de una respuesta se debe a que está causando que algo impacte el mundo del lector. Indique lo que sabe y por qué la respuesta debería ser importante para ellos, de la manera más sucinta posible.
Diferentes lectores pueden necesitar diferentes términos. Aquí es donde conocer a su audiencia es una gran ayuda y si necesita repetir el esfuerzo, invierta tiempo en conocer a sus respondedores y lo que necesitan.
Ciclo de escalada de respuesta
Pienso en esto como sacudir suavemente el árbol hasta sacar algo de fruta de él. No aconsejo sacar un hacha y cortarla, sino más bien pinchar, pinchar, empujar y, ocasionalmente, incluso escalar hasta que obtengas lo que necesitas.
Aquí hay algunos vectores para la escalada:
Pruebe con un nuevo medio : ¿probó con el correo electrónico? Prueba el teléfono. Prueba MI. Y el realmente poderoso, si eres local o tienes un confederado local, prueba en persona.
Muestre la repetición - no oculte que está repitiendo - si envió una solicitud por correo hace una semana, adjunte su recordatorio al original. Resuma y pruebe diferentes palabras, pero adjunte el original. Algunas personas necesitan sentirse culpables, y si NO atacas la pregunta original, pueden confundirse sobre si estás preguntando algo nuevo.
Escalar arriba y/o abajo : un verdadero secreto en cualquier organización es que si está enviando un correo a un gerente, es muy posible que tenga una persona inteligente y que hace las cosas trabajando para ellos. Si conoces a esta persona, trata de empujarla. Es posible que estén en condiciones de obtener una solución de bajo nivel antiaéreo. Si eso falla, escale a través de su gerencia o la gerencia del respondedor. Hay ramificaciones políticas aquí, así que tenga cuidado, y vale la pena verificar dónde escalar primero.
Intente una reunión de estado conjunto : tenga en cuenta que hay dos formas de dividirlo. La forma educada es "Estoy tratando de obtener una respuesta al problema X, estoy estancado hasta que pueda continuar, ¿a quién debo preguntar?" Eso deja abierta la opción de que esté completamente equivocado, y puede encontrar a la persona adecuada... también ofusca el hecho de que alguien no respondió. Sin embargo, si sabe que esta persona es el problema, también existe la ruta de la vergüenza pública: "Estoy tratando de obtener una respuesta para Y, la persona X no me ha respondido... Estoy estancado... necesito ayuda". !"
Estas son herramientas eléctricas
Como una herramienta eléctrica de la ferretería: son excelentes para hacer un trabajo, pero también pueden cortar un dedo.
Conozca su política sobre algunos de estos. Lo que funciona bien en un equipo robusto, caótico y vibrante puede ser un tabú político en un entorno más formal. Aquí hay algunas cosas que debe preguntarse antes de probar algunos de estos:
¿Realmente necesito la respuesta? ¿Fue esto realmente un FYI disfrazado de respuesta? ¿Qué está en riesgo si usted hace una suposición y sigue adelante?
¿Estoy seguro de que tengo a la persona adecuada? Más cosas se extravían solo por ir a alguien que realmente no puede responder la pregunta.
¿Cuál será la ramificación para el otro tipo? - Tanto por no responder, como por ser elevado a la luz pública como alguien que no responde a los correos electrónicos.
¿Hay alguna razón por la cual mi pregunta está cargada? - ¿Cuál podría ser el motivo de un retraso si su solicitud ya es clara y fácil de entender?
Algo de esto implica ser psíquico, y estos son realmente solo los grandes errores. Mucho de esto se reduce (con el tiempo) a las relaciones de trabajo y saber cómo obtener lo que necesita de cada persona.
Hay muchas opciones diferentes, y cuál(es) podría(n) funcionar depende en gran medida de la situación, la información necesaria y las personas involucradas. A los efectos de esta respuesta, me referiré a su colega que aún no ha respondido como Jamie.
Si se encuentra en el mismo lugar que Jamie, una conversación rápida en el pasillo es un método potencial para abordar esto. Cuando te encuentres con Jamie en el pasillo (y esto puede incluir la fabricación de una forma de encontrarte con Jamie en el pasillo; he encontrado formas discretas de pasar el rato en algún lugar donde sabía que eventualmente encontraría a Jamie), puedes simplemente hacer tu pregunta otra vez. Cuando hago esto, generalmente no hago referencia al correo electrónico anterior (aunque reconozco que les envié un correo electrónico si lo mencionan), solo hago mi pregunta. La versión menos informal de esto es pasar por la oficina/cubo/escritorio/lo que sea de Jamie.
Si no se encuentra en el mismo lugar que Jamie, intente con otros contactos que no sean de correo electrónico para ver si funcionan: teléfono, mensajería instantánea, etc. Necesito información de ellos.
Si no conoce muy bien a Jamie, puede preguntar a sus colegas de confianza si conocen una buena manera de obtener una respuesta de Jamie. Es posible que aprenda que Jamie simplemente no es muy bueno para responder correos electrónicos, pero es muy receptivo si envía un mensaje instantáneo. O puede aprender que Jamie suele ser genial para responder el correo, pero tiende a quedarse callado cuando está en medio de un gran problema espinoso, por lo que deberá volver a enviar su correo cuando ese gran problema espinoso se haya resuelto. sí mismo. También puede saber que otra persona puede responder a su pregunta, lo que resuelve el problema real (es decir, obtener la información que necesita).
Si está atascado con el correo electrónico por una razón u otra, entonces podría responder a su correo electrónico original a Jamie. Cuando hago esto, tiendo a decir: "Jamie, ¿ya tuviste la oportunidad de responder esto?" Si me está bloqueando para completar otra tarea, o si he preguntado porque mi gerente me ha hecho esta pregunta, agregaré algo en ese sentido: "Necesito esto para poder estar preparado para la reunión del martes". También puede preguntarle a Jamie si hay alguien más que pueda responder a su pregunta.
Si solo necesita la información, y si su empresa es una en la que las reuniones son parte de la cultura corporativa, puede programar una reunión rápida de 30 minutos con Jamie para obtener la información que necesita. Esto es especialmente útil si la información que necesita es detallada o matizada. Si hago esto, tomo notas durante la reunión y luego se las envío a Jamie para asegurarme de haber capturado todo lo que necesitábamos. Además, si corresponde, publico mis notas en algún lugar interno, para que cualquier otra persona que necesite esta información pueda encontrarla sin tener que recurrir a programar una reunión con la única persona que sabe.
Si ha intentado obtener esta información de Jamie varias veces, y si Jamie realmente es la única persona que conoce esta información, entonces respondería a mi cadena de correo electrónico nuevamente, esta vez enviando una copia a mi gerente. Dependiendo de la organización, enviar CC a un gerente es una excelente manera de obtener una respuesta. Si su organización es una en la que hacer esto obtendrá una respuesta, úselo con cuidado y con moderación: Jamie podría percibir que está tratando de meterlos en problemas, y eso nunca es bueno para construir relaciones y obtener información en el futuro.
Usé el siguiente patrón y casi obtuve una respuesta: 'Querido X,
Como no he tenido noticias tuyas, debo suponer que tus prioridades han cambiado. Déjame saber si puedo ser de ayuda en el futuro.
[SU NOMBRE]
Si no recibe una respuesta, no le interesa en absoluto. Por lo general, en el 80% de los casos recibí una respuesta con diferentes excusas. Pero al menos pude cerrar el caso y sabía la razón por la que se canceló el trato.
vea el paso 5 aquí: http://millo.co/5-email-scripts-following-client-unresponsive-plus-examples
Lo encuentro bastante simple:
1) Haga que el correo electrónico inicial sea cortés pero que deje en claro que se necesita una respuesta y el tiempo involucrado.
2) Un correo electrónico de seguimiento si se pierde la fecha límite
3) Después de eso, le informo a mi gerente y le dejo que me aconseje sobre la acción más apropiada a tomar dadas las circunstancias individuales. Otros contactos pueden ser correos electrónicos o llamadas telefónicas adicionales.
bethlakshmi también se refirió a esto, pero. Tener una ruta prevista de escalada es importante. Si no responden, involucre a su supervisor. Si es necesario, hable con su supervisor acerca de no obtener ninguna tracción y ver si pueden trabajar a través de canales más altos. Dependiendo de la relación de su equipo con la persona que no responde, es posible que tenga otras incursiones o familiaridad con alguien que sí lo haga.
Algunos equipos simplemente no funcionan con correos electrónicos, por lo que es posible que deba patear algunos neumáticos con una llamada o un boleto para su grupo si es necesario.
Puede eludir tales situaciones si se acerca la fecha límite para enviar un recordatorio. Por ejemplo, un día antes de la fecha límite, envía otro correo electrónico con el contenido del original y dice algo como "recordatorio de la siguiente correspondencia". Todas las personas con las que he tratado disfrutan de recibir recordatorios y todavía no he visto a nadie ofenderse por esto.
yoozer8
Juha Untinen