¿Cuál es una forma educada de solicitar una actualización de estado?

Lo que usaría con frecuencia, de manera bastante informal:

Oye, hay alguna novedad sobre mi pedido?

Esto básicamente pide lo mismo, pero suena bastante menos exigente. También creo que es útil hacer preguntas concretas, incluyendo por qué es importante para ti.

Actualmente estamos bloqueados por este problema, ¿crees que la corrección de errores se implementará esta semana?

O

Me gustaría incorporar su plan en mi presentación del lunes. Crees que puedas enviarlo para el viernes, para que aún pueda incluirlo?

Siempre vale la pena pensar en lo que realmente estás pidiendo y por qué.

Como un geek ocupado, mi reacción instintiva a las solicitudes de "actualización de estado" (incluso si tengo el autocontrol para no decirlo) es "si dejaran de molestarme para actualizaciones de estado, reuniones de planificación, reuniones de revisión, "ponerse al día". "y el resto, ¡podría tener tiempo para hacer cosas!".

Las solicitudes de "actualización de estado" a menudo se dividen en una de tres categorías:

1. Nags apenas velados. (Te pedí que hicieras X, no he visto evidencia de que se haya hecho todavía, y no confío en que estés en el caso)
2. Revestimiento trasero. (Y me aseguró que X estaba sucediendo y transcurriendo sin problemas, así que no es mi culpa que todo se haya ido en forma de pera)
3. Se espera que los gerentes proporcionen informes semanales o periódicos a su jefe sobre sus proyectos (posiblemente una variante de 2).

Si no es solo una molestia, las breves solicitudes de "actualización de estado" a menudo implican que no hay un buen diálogo continuo ni interés humano o profesional en el proyecto que se está investigando.

Si es un fastidio, no pretenda que no lo es. Intentar:

Estoy seguro de que estás ocupado, pero ¿has tenido la oportunidad de hacer X? Lo necesitamos para Y porque está retrasando el progreso en Z. ¿Hay algo que pueda hacer para ayudarlo a lograr X?

Si es una verdadera puesta al día, intente:

Por favor, ¿puede dedicar un momento a escribir un par de oraciones para dejarme saber cómo le va a X? Llámame si crees que sería una mejor manera de mantenerme informado.

Demuestra que realmente estás prestando atención con:

Anteriormente mencionó que tenía algunas preocupaciones sobre X; ¿Cómo va eso? ¿Ya se resolvió todo eso?

o

Previamente estaba anticipando algunos grandes resultados de...; ¿Cómo fue eso?

Indique el nivel de detalle que busca. Pero considere si una llamada telefónica periódica programada o un chat de Teams sería más interactivo y brindaría una comprensión más profunda del progreso.

Debe solicitar la actualización de estado de tal manera que no suene descortés para la persona que lo recibe, independientemente de si es un compañero de trabajo, un gerente o un cliente. Así es como suelo tratarlo.

Hola Jay,

¿Tuviste la oportunidad de probar la solución para el error anterior? Por favor, hágamelo saber en caso de cualquier consulta con el documento de solución. Sería genial si me ayudara con la actualización del estado actual para que podamos estar en la misma página para la próxima reunión.

Gracias.

Saludos cordiales, Kevin

¿Quizás algunas variaciones de esto?

Nombre Hola],

Espero que lo estás haciendo bien. Le escribo sobre <proyecto/tarea>. ¿Podría por favor darme una actualización de estado? Gracias por tu ayuda.

Beto

Los correos electrónicos pueden malinterpretarse fácilmente, pero una vez que lean su nombre como remitente, filtrarán el texto a través de su conocimiento de usted.

Por lo tanto, lo mejor que puede hacer para parecer amable y cortés en los correos electrónicos es demostrar primero amabilidad y cortesía en sus interacciones en persona.

Si tiene un nuevo colega en su equipo, tenga una reunión individual en persona o con video con él / ella antes de comenzar a intercambiar varios correos electrónicos por día.

El método habitual de hacer que algo suene cortés es preguntar "Hola, Jane, ¿ podrías proporcionar una actualización de estado?", Expresándolo como una solicitud en lugar de una instrucción para actuar, que es un ejemplo de la cantidad mínima de ceremonia para cualquier comunicación con otro.

Un dispositivo simple alternativo podría ser "Hola Jane, ¿tienes una actualización de estado para esto?". Esto se expresa como una investigación sobre lo que tienen (con la expectativa de que lo que tienen se reenvíe solo de forma implícita).

En otros casos, será necesario más relleno, especialmente si no es razonable suponer que la otra persona está familiarizada con el tema y la historia de su consulta, o si la motivación o la legitimidad de su solicitud (incluida la legitimidad de acercarse a ellos en lugar de otra persona) no estaría claro.

La única excepción a estos marcadores mínimos de cortesía es si su familiaridad y compañerismo con ellos ya es suficiente para prescindir de la cortesía y reducir la comunicación a una mecánica, o si la situación es tal que ambas partes entienden que no se está dirigiendo a alguien en a título personal, pero provocando que un funcionario actúe de manera rutinaria con una señal conocida. Tratar a las personas como funcionarios cuando no se ven a sí mismos como funcionarios es descortés.

Sé que llego tarde, pero más vale tarde que nunca.

La cortesía es la clave

La cortesía es la característica clave de la habilidad de comunicación, especialmente al hablar con los clientes. Aquí hay algunas formas en que puede preguntar a sus clientes sobre la próxima actualización:

a) Hay dos formas de solicitar una actualización si ha pedido a los clientes que verifiquen algo y espera sus comentarios al respecto:

MÉTODO 1

Ciertamente entendemos su apretada agenda, pero considerando el trabajo de XYZ como una prioridad, ¿tuvo la oportunidad de revisar las cosas de XYZ para poder actualizarnos?

MÉTODO 2

Como sabe, estamos trabajando arduamente para brindarle un mejor servicio y ayudarlo a brindar un mejor servicio en el futuro, ¿podría ayudarnos con la última actualización de la solicitud enviada recientemente?

b) Si estás muy cabreado pero aún quieres estar tan tranquilo como el mar:

Teniendo en cuenta el proyecto XYZ como una prioridad, ¿cuándo cree que puede comunicarse con nosotros después de priorizar su apretada agenda con la última actualización para que podamos ayudarlo a brindar un mejor servicio?

Puede ser que esto ayude a otros.

Personalmente, no pediría actualizaciones de estado si el correo electrónico original fuera una explicación de cómo resolver algo. Asumiría que la persona tuvo éxito si no respondió con nada.

En cuanto a pedir algo o entrada de ellos. Por lo general, solo uso el correo electrónico con el que respondí inicialmente.

Entonces, si su correo electrónico inicial es algo así como...

X, entiendo tu problema de que no puedes hacer Y. Para poder ayudarte lo mejor posible, necesito saber por qué Z. ¿Puedes decirme qué es Z?

Luego, si no escucha nada, puede continuar con algo similar...

X, no he tenido noticias tuyas y te enviaré un seguimiento. Me pregunto si pudiste resolver el problema. Si no, puedo ayudarte.

Y mira lo que dicen.

Estoy de acuerdo con su jefe en que solo envía un simple "¿Qué pasó?" los correos electrónicos tienden a ser informales. Es posible que la persona se haya olvidado o esté ocupada, por lo que debe volver a leer lo que le enviaste en lugar de solo responder sí o no.

Solicitar estatus, especialmente a alguien fuera de nuestra esfera de influencia, es complicado. Tenemos que ser respetuosos pero firmes al mismo tiempo. La falta de cualquiera de estos atributos da como resultado la pérdida de confianza o la no obtención de la información que estamos solicitando.

Mi enfoque es proporcionar un resumen rápido del plan que ya se acordó, su importancia y luego buscar una actualización sobre el progreso actual. Todo esto puede ser capturado en pocas oraciones.

Hola X, espero que estés bien.

Como parte del proyecto Y, tenemos un próximo hito para proporcionar simulacros de UX para la fecha ZZ. Este es importante ya que el desarrollo del producto comenzará una vez que los simulacros estén disponibles.

¿Podría informarme sobre la actualización de estado en su entrega de simulacros de UX?

Por supuesto, las personas con mejores habilidades lingüísticas pueden hacer que esto sea aún más efectivo. La idea general es enfatizar la importancia de lo que estamos pidiendo y luego pedirlo. Cortésmente.

¿Ha pensado alguna vez que tal vez el problema no está solo en cómo solicita una actualización de estado, sino en el hecho de que está solicitando una actualización de estado, o al menos, que la está solicitando demasiado pronto ?

No sé en qué campo trabaja, pero 48 (o incluso 72) horas me parece un período de tiempo extremadamente corto después del cual enviar una solicitud de seguimiento para una actualización de estado, a menos que esté tratando con cosas críticas en el tiempo que amenazan la vida.

Solía ​​​​trabajar a tiempo completo durante muchos años, pero tengo un negocio de consultoría durante los últimos años. Me di cuenta de que necesita una actualización de estado de su equipo porque el cliente explotará si no se lo da.

Mi equipo sabe que si el cliente no está contento, entonces no hay más dinero ingresando. Toda esta cortesía y todo eso no importa porque si no hay un cliente feliz, entonces no hay dinero ingresando. Así que mi equipo es sincero porque el edicto en mi empresa es - '¡Mantener al cliente feliz siempre!'.

Cuando alguien se une a mi empresa, les digo por adelantado que tienen que proporcionar actualizaciones diarias como disciplina porque todo se trata del cliente y el dinero.

Puede encontrar esto tóxico o lo que no, pero he estado en este negocio durante más de 20 años y todo se reduce a mantener contento al cliente y el dinero. Si su equipo no puede entender esto, entonces no están viviendo en el mundo real.

Si estuviera en su lugar, trataría de ser mucho menos directo y un poco más personal, sin importar a quién se dirija.

Hola, X. ¿Cómo va el Proyecto Y?

También puede dar su razón para solicitar una actualización de estado:

Hola, X. ¿En qué etapa estamos con el Proyecto Y? Necesito algo para retroalimentar a la Persona Z

Si está preguntando sobre un proyecto retrasado:

Hola, X. ¿Quedan bloqueadores para el Proyecto Y?

O si el retraso es inesperado o desconocido:

Hola, X. ¿Está todo bien con el Proyecto Y? Me di cuenta de que la fecha límite Z [se acerca rápidamente/se ha ido y se ha ido] y me gustaría saber si hay algo que se pueda hacer de [nuestro/mi] lado para [poner/mantener] las cosas en marcha.

Mi modus operandi (entre 2 zonas horarias, con 10 horas de diferencia)

Día 1: pedido a Joe, cc: el jefe de Joe, pidiendo algo (estoy completamente despierto en el trabajo, Joe está dormido en la cama) Vete a casa; Joe está a punto de empezar a trabajar.

Día 2 (si no hay acción): consulta al jefe de Joe, cc: jefe del jefe

No hace amigos, pero influye en las personas...