Cuando escribo el primer correo electrónico en lo que espero que sea un diálogo, tiendo a escribir correos electrónicos que pueden parecer largos (>300 palabras), pero (según yo) explican todo lo que necesito transmitir. Por ejemplo, cuando busco una futura cooperación académica con una empresa (piense en una tesis), explico cuáles son mis habilidades, experiencia e intereses. Considero que estos son esenciales, por lo que si los omito, me preguntarán sobre ellos de todos modos, solo más tarde. Además adjunto mi CV.
Me han advertido que estos pueden parecer demasiado abrumadores para que alguien los lea y se involucre en ellos, que las personas están ocupadas y pueden omitirlos por un momento y luego olvidarse de ellos. Y puedo estar de acuerdo con eso, y es cierto que sucede de manera frustrante con demasiada frecuencia, que necesito recordarle a la gente que responda. Por otro lado:
Enviar el primer correo en un formulario completo, con la esperanza de no haber olvidado incluir nada importante, parece la mejor opción ya que la otra persona puede actuar sobre la información proporcionada de inmediato. Por ejemplo, si ya ven un problema, pueden rechazarme de inmediato, o si no son la persona adecuada para responder, pueden enviarme a otra persona. Para mí, esto ahorraría tiempo.
Creo que me hace ver más profesional y/o mi solicitud más pensada. Ya he trabajado lo suficiente para escribir un texto estructurado y significativo que, con suerte, se lee mejor como un todo en comparación con una serie de preguntas, respuestas y aclaraciones intercambiadas.
Preguntas:
Esto me recuerda la regla del IRC: "no digas hola, pero haz la pregunta" .
Nota: el entorno es Europa occidental, entorno universitario/empresarial de alta tecnología.
Editar: Aclaración sobre la ubicación: estoy basado en Dinamarca, pero a veces también trato con personas de afuera, por supuesto.
La gente está ocupada. No quieren perder el tiempo descifrando su mensaje para averiguar lo que quiere. Si no llegan allí en los primeros segundos de hojear su mensaje, es muy probable que lo ignoren por completo.
Debe ser más eficiente con la forma en que estructura sus mensajes, pero eso no significa que deba omitir información importante. Aquí hay algunas pautas que he encontrado útiles en mi escritura (son útiles para el correo electrónico, pero realmente se pueden aplicar a cualquier comunicación escrita):
Indique su objetivo o punto principal desde el principio, justo en la primera oración. Este es su resumen ejecutivo. No quieres escribir una historia con una acumulación climática, quieres hacer un punto. Si asumes que la primera oración es lo único que leen (porque podría serlo), ¿qué quieres decir?
Si necesita varios párrafos, suponga que solo leerán la primera oración y tal vez la última oración de cada uno. Así es como la gente lee cuando está hojeando (lo sé, porque así es como leo tu pregunta; es bastante larga). Puede contener cualquier otra información de apoyo en el medio del párrafo; estará allí cuando alguien quiera detenerse y leer más en profundidad. Asegúrate de que la primera oración contenga la información más importante y que la última oración sea la segunda información más importante o un resumen del punto que el párrafo intenta transmitir.
Repita su punto principal o solicitud al final. Lo primero que hará la mayoría de la gente es hojear su mensaje para descubrir de qué se trata y la primera y la última oración es donde buscarán. Solo entonces, si despierta su interés, leerán el resto del material en el medio, de modo que ahí es donde puede poner toda su información de apoyo. Nuevamente, suponga que solo pueden leer la primera y la última oración de su correo electrónico.
Estas son solo algunas cosas simples que puede hacer para que su escritura sea más efectiva y son aplicables sin importar a quién le esté escribiendo o qué esté tratando de lograr.
usuario79491
Bremby
Bernardo Barker
gordito