¿Qué es un mensaje cortés del sistema de contestador para evitar que los clientes vuelvan a llamar?

Tus clientes están frustrados porque no pueden pasar, esto es una falla en los trámites. Ningún mensaje aliviará esto. Hay muchas opciones principales, como redirigir las llamadas a través de una PABX a alguien que realmente contestará el teléfono.

Tenga protocolos de la empresa establecidos en los que otra persona responda las llamadas en primera instancia y luego las pase, etc. La mayoría de las empresas trabajan de su lado del problema en lugar de esperar que lo haga el cliente. Es solo un buen negocio y profesionalismo.

Si es solo usted, entonces es aún más importante estar localizable, mi mensaje telefónico simplemente dice que no estoy disponible y da mi número de teléfono celular si se trata de una emergencia.

Sólo contesta el teléfono.

Tienes un problema XY aquí. No utilice el teléfono como correo electrónico. Es un modo sincrónico de comunicación. La gente usa el teléfono cuando quiere una respuesta inmediata, o al menos una retroalimentación inmediata sobre su problema o pregunta.

Devolver la llamada "dentro del día hábil" es usar el teléfono en modo asíncrono, que no es como la mayoría de la gente espera que se use. No es de extrañar que la gente se sienta frustrada y siga llamando hasta que respondas.

Por supuesto, no es razonable responder al teléfono cuando no está en la oficina. Ahí es cuando el correo de voz entra en escena. El correo de voz no está destinado a ser un "no molestar", aunque podría usarlo de esa manera. Haz eso con demasiada frecuencia (o, lo que parece ser todo el tiempo, en tu caso), y terminarás con una larga lista de clientes insatisfechos.

El contenido de su mensaje no es objetivamente grosero, aunque es posible que desee verificar el tono de su voz para asegurarse de que sea neutral y no parezca beligerante. Puede responder a ese cliente con:

Lo siento si parecí grosero, pero desafortunadamente, tengo muchos clientes que me llaman de manera grosera repetidamente mientras trato asuntos importantes. Dejar varios mensajes no me ayudará a llegar a su solicitud más rápido. Sin embargo, me obligará a dedicar más tiempo a escuchar los mensajes de voz que podría dedicar a atender su solicitud.

Si responde la segunda o tercera vez que un cliente llama, básicamente le está dando un refuerzo positivo por llamar varias veces. Por lo tanto, si su trabajo lo permite, también podría considerar apagar su teléfono cuando esté demasiado ocupado para recibir llamadas. De esta manera, no importa cuántas veces llamen, serán redirigidos al mismo mensaje.

No puede "forzar" a los clientes restringiéndolos a llamar solo una vez, pero solo puede insinuarlo; Y definitivamente les encantará cualquier humor en él. Podrías usar:

" ¡Hola! El contestador automático de Laurie está averiado. Este es su refrigerador. Hable muy despacio y pegaré su mensaje en mi frente con uno de sus imanes. Tenemos un número limitado de imanes, así que use solo un imán por número " .

Sugiero usar el mensaje para brindar sus políticas sobre la devolución de llamadas. Por ejemplo: "Las llamadas realizadas durante el horario comercial normal generalmente se devolverán el mismo día. Todas las llamadas se devolverán dentro de las 48 horas".

Además, si está fuera de la oficina o ocupado en una reunión de todo el día, cambie el mensaje: "Todas las llamadas recibidas hoy, lunes, se devolverán mañana".

Las llamadas repetidas se producen cuando a las personas les preocupa que una llamada anterior se haya perdido o se esté ignorando. Si establece expectativas precisas, es menos probable que suceda.

Una solución es dejar que tus clientes llamen tantas veces como quieran.

En su lugar, podrías usar Google Voice . En los Estados Unidos, es gratis.

O puede usar Visual Voice Mail que algunos proveedores de telefonía celular brindan por una tarifa adicional mensual. Dicho esto, dado que solo estoy familiarizado con Google Voice y no con los otros productos personalizados de correo de voz visual que ofrecen los operadores de telefonía celular, solo puedo describir la oferta de Google Voice.

1. Google Voice le permite ver visualmente sus correos de voz. Para que pueda ver fácilmente si tiene varios mensajes de voz de la misma persona, sin tener que revisar los mensajes en el orden en que fueron recibidos.

2. Le muestra una transcripción automática de los mensajes de voz, que también puede reenviarle inmediatamente por correo electrónico o sms.

3. Le permite desviar llamadas según cualquier tipo de regla que desee. También puede desviar llamadas a múltiples teléfonos/computadoras al mismo tiempo.

4. Te permite filtrar mensajes. Por ejemplo, le permite escuchar los mensajes a medida que se dejan en tiempo real y le permite atender la llamada antes de que la persona cuelgue. Pero también tiene otros tipos de capacidades de detección.

5. Hace que sea más fácil archivar mensajes de voz, si necesita conservar algunos por motivos legales.

inconvenientes

1. A menos que pague, Google posee el número de teléfono que le da y, a menos que tenga mucha suerte, es posible que sus clientes no conozcan el código de área del número de teléfono gratuito que le dan.

2. Tus clientes tendrán que llamar a un número de teléfono diferente al que reciben (a menos que pagues o utilices Google Voice para devolver una llamada, lo que demora unos segundos más).

3. La última vez que revisé. Google Voice tenía una gran integración con Sprint (si tenía una cuenta de pospago de Sprint). Para otros proveedores de telefonía celular, la integración avanzada con Google Voice es un poco más complicada.