¿Cómo manejar la recepción de una nota por "no comunicarse lo suficiente / de manera proactiva"?

No aceptes la culpa, pero tampoco te defiendas. Busque la esencia de la verdad con la que tanto usted como el gerente podrían estar de acuerdo. Verbalice ese núcleo de verdad. Repita lo que sucedió en esa reunión de recursos humanos usando sus propias palabras, pero evite cualquier lenguaje de culpa. Y no, no llame a Recursos Humanos por su propio uso del lenguaje culpabilizador.

Luego, sugiera una solución real. Por ejemplo, negocie una reunión regular de 10 minutos los lunes, miércoles y viernes entre usted y su gerente de ingeniería. No tiene que ser eso específicamente. Eso es solo un ejemplo. Solo usted conoce una buena solución a su problema potencial.

Y si su gerente llega tarde a sus reuniones incluso 10 minutos, asegúrese de enviarle un correo electrónico cuando eso suceda. En ese correo electrónico, asegúrese de dar a entender que también lo llamará por teléfono. Pero hacerlo primero por correo electrónico ayudará a mantener un buen registro digital, por eso también desea enviarle un correo electrónico. O si el gerente dice que esas reuniones ya no son necesarias, envíele un correo electrónico y comuníquele el hecho de que preferiría que esas reuniones continuaran. Nuevamente, hacer esto por correo electrónico le brindará cobertura si ese gerente vuelve a acudir a Recursos Humanos. Mi punto es. Incluso si tiene una conversación personal con él cambiando los términos de su acuerdo, asegúrese de recordar su comprensión de esa conversación a través de un correo electrónico.

Además, imprima dichos correos electrónicos y guárdelos en casa. Además, mantén un registro detallado de todo. Asegúrese de registrar cuándo no está en sus reuniones programadas. O cada vez que ha intentado iniciar el contacto a través de correo electrónico/teléfono/en persona para darle actualizaciones. Este registro detallado será su as en la manga. Querrá guardar una copia en el trabajo, en caso de que la necesite. Y una copia en casa, por si acaso. Pero si todo va bien, con suerte, no lo necesitarás.

Si no está de acuerdo con el memorándum, es probable que sea el resultado de un malentendido entre usted y la gerencia, porque, tal como yo lo veo, tales advertencias normalmente deberían emitirse sobre hechos de los que ya está al tanto, a menos que el objetivo del memorándum sea programar una reunión. donde ocurrirían estas aclaraciones.

En cualquier caso, creo que está en su derecho de pedir aclaraciones y, como mínimo, ejemplos de cuándo sucedió esto. Podría preguntarles cuándo le faltó una comunicación proactiva y cómo afectó esto a la productividad del equipo.

Pueden o no tener un ejemplo claro en mente. Si lo hacen, podría discutir el evento, brindar explicaciones y/o al menos tener una base para decir que esto no volverá a suceder.

Si no es así, podría mencionarlos "En ausencia de estos elementos, me temo que no puedo garantizar que esto no vuelva a suceder". y simplemente proceda a "ignorar" la advertencia, solo como un recordatorio para ser bastante cauteloso con esta gestión en particular, y posiblemente tratando de preparar un segundo plan en el desafortunado caso de que planeen despedirlo.

Reaccionando al memorándum

Presumiblemente, su gerente no habría planteado la reunión si no hubiera habido una serie de incidentes específicos de comunicación perdida que le preocupaban; lo más probable es que el gerente sienta que no puede confiar en usted para manejar la comunicación tan bien como necesitan. Han recurrido a usted para idear una manera de asegurarse de que no vuelva a suceder y lo más probable es que quieran saber cómo mejorará.

Al hacerte responsable de la comunicación, el gerente te está poniendo en un rol de liderazgo, y ahora te buscan para que demuestres que eres capaz de cambiar la forma en que te comunicas (que es bidireccional, la comunicación se trata de leer/escuchar tanto como hablar/escribir).

Tenga una discusión honesta con el gerente y hágale saber que el contenido del memorándum lo sorprendió; explique que no estaba al tanto de ningún problema de comunicación hasta ahora, pero que necesita más información de ellos para poder mejorar. No existe un "límite de habilidades" cuando se trata de comunicación; incluso los líderes y comunicadores más efectivos siempre tienen espacio para aprender y mejorar.

Pida una lista de eventos recientes específicos en los que la falta de comunicación haya causado un problema; incluyendo qué información se había perdido, a quién debería haber sido entregada, cuál fue el impacto.

Para cada uno de estos eventos, intente recordar cómo manejó esa información, las razones por las que terminó perdiéndola y qué podría cambiar para minimizar el riesgo de problemas similares en el futuro. Por ejemplo, si escuchó o entendió mal algo, no entendió su relevancia, se le dio una imagen incompleta de su fuente, se le dio demasiado tarde, o tal vez simplemente tuvo un mal día, etc.

Si realmente no puede pensar en cómo podría haber cambiado la forma en que manejó algo, pregunte; lo más probable es que el gerente solo esté interesado en cambiar la forma en que trabaja en lugar de un complot siniestro para eliminarlo (aunque si no mejoró, ciertamente podría convertirse en eliminación)

Sea honesto consigo mismo acerca de estos eventos y responda a ellos honestamente: levantar las manos y decir "Podría haber hecho esto de otra manera" muestra integridad y responsabilidad personal (que son atributos importantes para alguien en un rol centrado en la comunicación). Hacerle saber a su gerente que comprende el problema y que puede cambiar es una forma de ayudar a restaurar la confianza.

Mejorar la comunicación

Una parte clave de la comunicación es comprender quién necesita qué información, por lo que comprender las necesidades de su equipo y otras partes interesadas es importante por dos razones:

1. Cuando recibes alguna información de alguien, sabes a quién debes comunicársela
2. También incluye solo a las personas relevantes y evita ir en la dirección opuesta: no reaccione comunicando todo a todos (no quiere ahogar a las personas con correos electrónicos/reuniones/etc. y perder su tiempo si la información no es relevante para ellos)

También tenga en cuenta que dependerá en gran medida de las habilidades de comunicación de los demás para que esto funcione; ser responsable de la comunicación es asegurarse de poder obtener información de aquellos que pueden no ser buenos comunicadores (o incluso pedir/animar a esas personas a que hablen más con los demás). Cuando alguien le brinda nueva información, generalmente no es suficiente ser un oyente pasivo que solo transmite palabra por palabra a los demás.

Cada vez que reciba información nueva, asegúrese de buscar claridad y exhaustividad en su fuente, incluida su relevancia e importancia/impacto. Si alguien le entrega alguna información que le parece poco clara, incompleta o confusa, pida más detalles y claridad de inmediato. Si aún no está completamente seguro de qué hacer con él, busque ayuda y apoyo de quienes lo sabrían.

Del mismo modo, cada vez que entregue información importante a alguien, debe asegurarse de que la haya recibido activamente; una vez más, la propia falta de habilidad de comunicación de los demás puede llevarlos a simplemente asentir y decir "OK" sin entender lo que les ha dicho; como alguien en una posición centrada en la comunicación, parte de su trabajo es tratar de llegar a aquellas personas que pueden no ser tan buenas para recibir información.

Considere estos puntos también cuando responda a la nota, tener un conjunto de ideas sobre cómo mejorar sus habilidades de comunicación y poder transmitir esto al gerente es probable que aumente su confianza en usted; aunque la verdadera prueba, por supuesto, será cómo opera en el día a día y cuánto mejora la comunicación dentro del equipo.