Cómo transmitir que eres la persona que piden

Creo que la razón principal de la confusión no es el saludo inicial, sino el "¿Sí?" No está claro si quieres decir "Sí, adelante" o "Sí, iré a buscarlo por ti", razón por la cual tienes esa vacilación de una fracción de segundo mientras intentan averiguar lo que quisiste decir.

La forma normal de responder cuando te han pedido hablar contigo es decir "hablando".

Esto puede ser corto:

"¿Puedo hablar con John Smith, por favor?"
"Discurso."
"Ah, hola John. ¿Puedes ayudarme con...?"

O más largo:

"¿Puedo hablar con John Smith, por favor?"
"John Smith al habla. ¿Cómo puedo ayudarte?"
"En realidad estaba buscando información sobre..."

También podría sustituir en

Este es Juan Smith.

o

Ha llamado a John Smith.

en lugar del "John Smith hablando". arriba.

Cómo contestar el teléfono profesionalmente

En cuanto a su pregunta real, una forma común de contestar el teléfono en un entorno profesional sería:

Buenos días tarde. ABC Systems, habla John. ¿Cómo puedo ayudar?

A veces la gente simplemente dice

Buenos días tarde. Sistemas ABC.

y esto también es aceptable, pero el "¿Cómo puedo ayudar?" suena más accesible para el cliente en mi opinión.

Si es una empresa más grande con muchas sucursales, también puede agregar la ubicación:

Buenas tardes. ABC Systems Edimburgo. ¿Cómo puedo ayudar?

Podría sustituir Hola en lugar de "Buenos días" si se siente más cómodo con eso; Sonar cómodo y amigable es lo más importante.

Tenga en cuenta que incluso si dice "John hablando" o "John Smith hablando", es posible que no capten su nombre y aún así pidan hablar con John Smith. Entonces sólo tienes que seguir los consejos de mi primera sección.

Contestar el teléfono en una línea directa

Por el hecho de que dijiste que la gente preguntaba por ti por tu nombre, supuse que estabas contestando los teléfonos principales. En este caso, usted es la cara de la empresa y necesita ser más formal y complaciente.

Sin embargo, si solo responde una línea directa a usted, puede responder de manera un poco diferente.

Para una llamada externa, todavía usaría el nombre de la empresa y su nombre; es una forma de hacerle saber a la persona que llama que llegó al lugar correcto (¡o al equivocado!). Podría soltar el saludo de la hora del día y el "¿Cómo puedo ayudar?" aunque si lo prefieres. Como mencioné, esos son más para cuando eres la "cara de la empresa".

Así que en vez:

ABC Systems, habla John.

o incluso simplemente

Hola, este es Juan.

Para una llamada interna (que generalmente tiene un sonido de timbre diferente; pregúntele a alguien si no sabe la diferencia entre los diferentes tonos de teléfono), obviamente no usaría el nombre de la empresa. "¿Hola?" probablemente también estaría bien para una llamada interna, especialmente en una empresa pequeña.

Algunos consejos más

Mucho de esto varía según el entorno de trabajo, su empresa y el tipo de personas que lo llaman. Tendrá que usar su juicio en cuanto a la cantidad de saludo que debe usar.

Si aún no estás seguro, te recomendaría:

• Escuchar cómo otras personas de su empresa contestan el teléfono y el nivel de formalidad que utilizan. Esto le ayuda a determinar cómo es la cultura de la empresa y qué es apropiado. No es necesario que digas exactamente lo mismo que ellos, pero debería darte una guía aproximada si no estás seguro.
• Escuchar cómo te saludan los clientes por teléfono. Si se trata principalmente de personas que has conocido en persona, probablemente te resulten más familiares que los extraños con los que nunca has hablado antes. Si la mayoría de las personas que llaman son una u otra, puede ajustar la forma de su teléfono en consecuencia.

Como mencioné en la sección inicial, creo que es el "¿Sí?" no el "¿Hola?" ese es el problema, así que si quisieras quedarte con el "Hola" y simplemente cambiar la forma en que comunicas que eres la persona que te pidieron, probablemente estaría bien.

Casi siempre contesto el teléfono diciendo "Hola, soy Joe" o "Soy Joe".

Parece asegurar a la persona que me llama que realmente está hablando con quien cree que es.

Conozco gente que dice cosas como "Departamento de telecomunicaciones de la empresa ABC, habla Steve", lo cual está bien, pero a mí me parece un poco demasiado formal. Si usted es un representante del cliente o alguien que interactúa con los clientes de la empresa, probablemente sea mejor ser más formal.

Tiendo a ser conciso:

Si la mayoría de las llamadas vienen del exterior, diría

"Sistemas ABC"

Por lo general, no agrego "buenos días" o "buenas tardes" porque tengo una lamentable tendencia a perder la noción del tiempo cuando estoy trabajando en algo que requiere toda mi atención.

Supongo que no reconociste tu nombre "Carel Nel" porque estabas estresado y la razón por la que estabas estresado es porque estabas preocupado por qué decir a continuación: si tengo que pensar conscientemente en cuál es mi nombre, fecha de nacimiento, edad , dirección, mi mente simplemente se queda en blanco :)

Definitivamente necesita encontrar un saludo profesional con el que se sienta cómodo y que haga el trabajo por usted, que es redirigir las llamadas errantes lejos de usted. Estoy sugiriendo "Sistemas ABC" porque ahí es donde trabaja, y debería poder decir dónde trabaja sin pensar demasiado ni estresarse demasiado :) Después del saludo inicial, simplemente deje que la otra parte hable y tome la lidere, después de todo, ellos saben lo que quieren y usted no, y siga la corriente :)

Una vez más (y ya lo sabes), esta no es tu casa sino tu lugar de trabajo. Puedes saludar a las personas en casa como quieras, pero en el trabajo, eres la voz de la empresa cuando atiendes una llamada. De ahí la necesidad de que su saludo sea profesional y representativo de la empresa. No es necesario que haga de recepcionista si, después del saludo, puede derivar todas las llamadas entrantes, excepto las llamadas de números obviamente incorrectos, a las recepcionistas. Están capacitados para recibir llamadas entrantes y enrutarlas según corresponda. No estás entrenado y si te sirve de consuelo, yo tampoco - En palabras de mi actor favorito Clint Eastwood: "...Un hombre tiene que conocer sus limitaciones..." :)

Personalmente, creo que realmente estás pensando demasiado en el tema. Sea educado y amistoso. Por ejemplo:

Yo: "Hola"

Persona que llama: "Buenos días, ¿puedo hablar con Carel Nel?"

Yo: "Hablando. ¿Quién es?"

Persona que llama: Se identifica a sí mismo. Comienza la conversación.

O si estás iniciando la conversación:

Yo: "Hola"/"Hola/Hola", ¿es este [un nombre aleatorio]?

Ellos: "Es, sí" o algún equivalente

Yo: "Hola, ¿cómo estás? Soy Carel Nel, llamo de tal y tal" o si es interno: "Soy Carel Nel, en" tal o cual departamento.

Recuerde: es su tono y entonación lo que también importará mucho. No estoy abogando por decir "yo" o "qué pasa", pero si contestas el teléfono diciendo "Hola", "Carel Nel", "Carel Nel hablando" o algún otro saludo similar, estarás bien. Ambos quieren empezar a trabajar y, como compañero desarrollador de software, sé lo ajetreado que puede ser el trabajo. No lo hagas incómodo o difícil, solo identifícate y deja que comience la conversación.

Sin embargo, diría una cosa : aunque otros lo han sugerido, y esta es una opinión puramente personal, desprecio algo como "Hola, soy Carel Nel, ¿cómo puedo ayudarlo hoy?".

Tal vez sea porque trabajo en telecomunicaciones y tengo mucha experiencia en el trato con centros de llamadas, pero me suena mecánico y robótico. Tal vez sea mi irlandesidad y el hecho de que quiero que salga algo de personalidad, ¡pero a pesar de este enfoque! En su lugar, solo diga "hola", no tenga miedo de ser usted mismo, siempre sea profesional y estará bien.

Punto rápido: Muchos telemercaderes preguntarán "¿Puedo hablar con John Smith" aunque haya contestado el teléfono con "Hola, soy John Smith"... porque su marcador automático no pone a una persona en la línea hasta que está razonablemente seguro de que no perderá el tiempo con un contestador automático. Si escucho un clic seguido de "Puedo hablar con...", asumo que es un agente de telemercadeo y respondo con "Puedo preguntar quién llama". De todos modos, deberían haberse identificado antes de pedir hablar conmigo. Esto me da la oportunidad de averiguar quiénes son antes de confirmar mi identidad y colgarles.

(De hecho, he tenido la tentación de programar un contestador automático que automatice esta secuencia, ya que es un patrón lo suficientemente confiable como para pensar que podría convertirse en un filtro exitoso).

Siempre contesto el teléfono dando mi nombre, como "Hola, soy John Smith" o "Hola, habla John Smith". Si estoy usando un teléfono con identificador de llamadas y es alguien que conozco que llama, a menudo solo doy mi nombre.

Si la persona no entendió mi nombre y pregunta por mí, repetiré mi nombre. He tenido muchas conversaciones que van más o menos así:

"Hola, habla John Smith".

"¿Puedo hablar con John Smith, por favor?"

"Sí, habla John Smith".

Rara vez recibo llamadas de clientes, pero si estoy contestando un teléfono del trabajo y sé que es una llamada externa o podría ser una llamada externa, diré: "Compañía XYZ, habla John Smith".

Algunas empresas tienen guiones largos que esperan que alguien siga al contestar el teléfono, como "Hola, empresa XYZ, su fuente de los mejores widgets y foobars, abierta las 24 horas del día, los siete días de la semana, con servicio en todo el área metropolitana". Esta llamada puede grabarse con fines de capacitación. Mi nombre es John Smith y estaré encantado de servirle de cualquier manera posible. ¿Cuál es el propósito de su llamada de hoy? Personalmente, estos me molestan muchísimo cuando tengo que escucharlos. He tenido algunas veces que la compañía me ha dado un guión así, y siempre lo he ignorado y a nadie le importa. Pero estoy seguro de que hay trabajos en los que te pueden despedir por no seguir el guión.