¿Para qué artículos de gastos de viaje debo solicitar un reembolso?

Mi empleador me enviará a Filipinas por 3 a 6 semanas. Revisé el manual del empleado y realmente no dice nada sobre gastos de viaje, así que necesito hablar con mi jefe sobre los detalles y asegurarme de tener todas mis bases cubiertas.

¿Qué preguntas debo hacer para asegurarme de no terminar con gastos innecesarios de mi bolsillo? Por ejemplo, ¿es razonable pedir un estipendio para comida y alojamiento? ¿Debo pagar por mi pasaporte, incluso si nunca lo volveré a usar? ¿Qué otros artículos debo considerar para solicitar un reembolso?

... pregúntale a tu jefe?
Eso es lo que estoy preguntando. ¿Qué debo preguntarle para tener todas mis bases cubiertas? Es un verdadero tacaño. Por ejemplo, me dijeron que se espera que pague mi pasaporte, aunque nunca lo volveré a usar. Creo que es irrazonable. Quiero saber qué más debo preguntar para que no me tomen por sorpresa, de nuevo, después del hecho.
@Tag Un pasaporte es algo bastante útil incluso si no planeas salir de tu país. Es la forma más autorizada de identificación que uno puede tener. Nunca he oído hablar de un empleador que pague por un pasaporte, y probablemente querrás tener uno de todos modos.
¿Su empleador cubre K&R? ¿Quieres un tacaño negociando con los secuestradores?
@maple_shaft No sabía eso. Pensé que solo era útil para fines de viaje. Gracias por la info.
@Tag En los EE. UU., los empleadores pueden usar su pasaporte para identificarlo rápidamente y completar formularios de impuestos, en lugar de llevar una licencia de conducir y una tarjeta SS dondequiera que vaya.
Tratar de reemplazar su identificación si se pierde o se la roban es difícil; tener una identificación con foto emitida por el gobierno alternativo lo hace mucho más fácil. También vale la pena considerar que si alguna vez tiene la posibilidad de que tenga que ir al extranjero con poco tiempo o sin previo aviso, las rutas altamente aceleradas para obtener un pasaporte son mucho más caras que la opción lenta normal. En ambos casos, tener un pasaporte por adelantado es una estrategia útil de mitigación de riesgos.
@maple_shaft En todos los casos que conozco, incluyéndome a mí, el empleador pagó la tarifa de solicitud de pasaporte. En un caso particular, la empresa tuvo que enviar a un empleado a una ubicación en el extranjero a pedido urgente del cliente. La empresa pagó una tarifa de procesamiento de pasaporte exprés muy costosa. La razón subrayada es simple, este es un gasto comercial.
@PaulBrown Los viajes de negocios internacionales son comunes en el lugar de trabajo. ¿Por qué esta pregunta está cerrada por ser demasiado localizada?
+1 voto para la reapertura: algunas respuestas están muy centradas en los EE. UU., pero la pregunta general es razonable.
@Tag No olvide que debe solicitar una visa al gobierno de Filipinas. Ver este enlace
@scaahu: En mi experiencia (solo he visto surgir este problema cuando trabajaba para empresas muy grandes), la experiencia de maple_shaft es la norma. La empresa pagará la expedición del pasaporte pero no el pasaporte en sí. No soy contador, pero apuesto a que tiene algo que ver con las regulaciones del IRS sobre lo que la empresa puede deducir legalmente como gasto comercial o no.
@scaaahu: Tu experiencia es opuesta a la mía; muchas personas con las que trabajo viajan mucho, y no conozco a nadie cuyo empleador haya pagado por su pasaporte. Para ser justos, pagué mis propios (años) antes de necesitarlos para viajes de negocios, las personas con las que trabajo tienden a viajar mucho fuera del trabajo y no ando preguntando a las personas que pagaron sus pasaportes.
La idea de que una persona profesional (o, de hecho, cualquier adulto) no tenga un pasaporte ya es completamente ajena a mí. Pero claro, soy irlandés.
@TRiG, ​​probablemente la mayoría de los estadounidenses no tienen pasaporte.
@HLGEM Por aquí, son la forma más común de identificación.
@TRiG HLGEM es correcto en mi experiencia. Tengo 49 años y no tengo pasaporte. El único otro país en el que he estado es Canadá y eso fue varias veces antes de 2001 cuando no se requerían pasaportes (y nadie pidió siquiera una identificación). Mi esposa no tiene uno y mi hermano y mis padres no tendrían uno si no hubieran ido en cruceros.

Respuestas (4)

Pagar por un pasaporte usted mismo no es irrazonable, es un documento personal.

Fuera de mi cabeza durante 6 semanas, esperaría:

  1. Transporte
  2. Todas las comidas y sustento (esto puede incluir refrigerios) hasta un límite diario razonable
  3. Llamadas a casa / acceso a internet
  4. Todo el alojamiento
  5. Si necesita un automóvil, entonces alquiler de automóvil, una asignación diaria razonable de combustible y todos los seguros.
  6. Costos de lavandería
  7. Artículos de aseo
  8. Facturas médicas si corresponde (o más probablemente, seguro para cubrir tales problemas)

Es casi seguro que habrá más cosas, pero eso sería una lista inicial mínima.

No estoy de acuerdo con los artículos de tocador, porque son algo que tendrías que comprarte de todos modos; y porque si te hospedas en un hotel decente, la mayoría de ellos están provistos.
"Pagar por un pasaporte usted mismo no es irrazonable, es un documento personal". OTOH, si no te molestarías con un pasaporte, es un gasto que de otro modo no habrías tenido. Sí trabajé para un empleador que pagó el pasaporte cuando nos iban a enviar al extranjero, en base a ese razonamiento.
@DJClayworth Si estuvieras en casa, tendrías uno que ya compraste. Pero no cuando viaja. Y los hoteles no ofrecen todo. He tenido cosas como Q-tips reembolsados ​​​​anteriormente, por lo que no es irrazonable
Agregaría Costos de Visa a la lista
¿artículos de aseo? ¿En serio? Esperaría tener que traer mi propio cepillo de dientes y maquinilla de afeitar. Seguro sí, si aún no está cubierto por sus pólizas de seguro existentes. No espero que paguen por cosas que se espera razonablemente que yo tenga que pagar por mi cuenta cuando estoy en casa.
@Grant para que te los lleves de casa... SOLO espero que se cubran las cosas que necesito para el trabajo que tengo entre manos y/o que sean más caras que en casa (por ejemplo, un estipendio para comida, pero no la factura completa , ya que necesitaría comer en casa de todos modos, pero los restaurantes son más caros que la comida casera).
Los artículos de tocador siempre son un poco complicados, creo que para todos estos es ser sensato y no aprovechar, pero la clave es que no debe terminar sin dinero como resultado del viaje.
Agregaría entretenimiento a esta lista. En casa tienes suscripción de cable, juegos de mesa, videoconsolas, lo que sea. Es probable que cualquier entretenimiento en un país extranjero le cueste más.
En los EE. UU., si tiene que pagar un pasaporte para viajes de negocios, a menudo se trata de una deducción de impuestos. Así que vale la pena comprobarlo si las tarifas salen de su propio bolsillo.

En términos generales, su empleador debe pagar todos los gastos de viaje de negocios necesarios.

Deben pagar la tarifa de solicitud de pasaporte si aún no tiene un pasaporte. Se supone que deben pagar su boleto de avión. Algunos empleadores son lo suficientemente generosos como para permitir que el empleado use la clase ejecutiva; por eso se llama clase ejecutiva.

En cuanto a la alimentación y el hospedaje, depende de la política de su empresa. Por lo general, siguen las políticas del gobierno de los Estados Unidos.

El siguiente es el enlace para la tarifa de viáticos para empleados civiles del gobierno de EE. UU. que viajan por asuntos oficiales en áreas extranjeras. Haga clic en Tarifas diarias por ubicación, puede obtener la tarifa para Filipinas.

Los gastos de bolsillo también dependen de su empleador, al igual que todos los demás gastos necesarios.

Tenga en cuenta que la información anterior es para viajes cortos en el tiempo. Si el programa de viaje es largo, como dos meses, sería una historia completamente diferente.

Las tarifas de viáticos para Filipinas están un poco desactualizadas, pero siguen siendo muy útiles, ¡gracias!
@Tag La fecha de publicación de esa tabla es el 01/02/2013. ¿Por qué está desactualizado?
Estás en lo correcto. Entendí mal la columna "Fecha de vigencia". :-}
@Tag La fecha de vigencia significa que la tarifa ha sido la misma desde 2000. Para algunos lugares (lugares de vacaciones favoritos), la tarifa sería diferente según el tiempo de viaje.
Es probable que las tasas internacionales también se ajusten en función de los tipos de cambio cambiantes además de los ajustes por costo de vida.
Probablemente también valga la pena señalar que Uncle Sugar es generoso con sus tarifas diarias para las comidas, en parte porque solo tienen una escala única para todos los niveles de empleados y están lo suficientemente altas como para mantener felices a las personas en los niveles superiores. Si su jefe es un tacaño, es posible que tenga problemas para justificarle esa parte de la tarifa. Al mismo tiempo, el USG puede usar el volumen de negocios que ofrece para obtener mejores tarifas hoteleras que las generalmente disponibles en muchos casos; por lo que es posible que necesite más dinero que eso para el alojamiento.

Esto es lo que generalmente he recibido para viajar:

  • El alojamiento (hasta un límite establecido por día que se le informa con anticipación) requerirá un recibo
  • Los alimentos (pueden tener un límite establecido por día o por comida; generalmente no incluyen alcohol, excepto para los vendedores) pueden o no requerir un recibo, consulte con su empleador
  • Viajes de larga distancia: el pasaje aéreo generalmente lo paga la compañía por adelantado, ¡no lo pague usted mismo y obtenga el reembolso más tarde!
  • Viajes locales durante el viaje, ya sea un coche de alquiler o tarifas de taxi/autobús. Tenga en cuenta que, por lo general, los viajes locales no incluyen el pago de un taxi para salir de noche con fines de entretenimiento o el kilometraje del coche de alquiler que no sea hacia y desde el lugar de trabajo y el aeropuerto (a menos que obtenga un kilometraje ilimitado, que es preferible). Incluye el costo de la gasolina. Es casi seguro que se necesitan recibos.
  • Tarifas: cosas como estacionamiento, peajes, etc., pero nuevamente solo aquellas asociadas con viajes al aeropuerto o hacia y desde el trabajo o requisitos laborales. Si elige visitar algún lugar en su día libre, entonces el peaje para llegar allí generalmente no está cubierto. Es posible que se necesiten recibos a menos que tenga una política de que no se necesitan recibos por debajo de una cierta cantidad. Las tarifas por equipaje con sobrepeso generalmente solo se cubrirán si lleva cosas pesadas específicamente para el trabajo.

Nunca he viajado a ningún lugar donde se reembolsaran los artículos de tocador y las llamadas a casa. Sin embargo, no puede hacer daño preguntar.

En general, si el costo es necesario para llevarlo al lugar de trabajo o para mantenerlo en el otro país, estará cubierto. Los costos de entretenimiento generalmente no están cubiertos a menos que esté entreteniendo a los clientes.

Una advertencia real del viaje de 3 a 6 semanas es que desea un adelanto en efectivo para gastos o una tarjeta de crédito corporativa. De lo contrario, fácilmente podría costar una tonelada de dinero usando sus propias tarjetas o efectivo. Especialmente si las facturas llegarán (como en el viaje de 6 semanas) antes de que te reembolsen. Entonces, cuando hable con su jefe, hable sobre cómo se pagarán estos gastos en el momento del gasto. Y asegúrese de obtener y conservar un recibo de todo.

También debería poder obtener moneda local de un cajero automático. Mantenga un buen registro de los tipos de cambio y las tarifas involucradas. Si está allí durante ese período de tiempo, también debe considerar traer un teléfono celular desbloqueado y comprar una tarjeta SIM local con tarifas bajas para llamar y enviar mensajes de texto a casa. En algunos casos estos servicios pueden extenderse a los teléfonos inteligentes. El acceso a servicios como Skype puede resultar bastante útil para el contacto con la oficina, los amigos y la familia.

Si se queda sin efectivo o tiene dificultades, es bastante fácil que alguien en su casa le envíe dinero a través de Moneygram, Western Union o un servicio equivalente. La transferencia puede completarse en minutos y recogerse en muchos lugares. Esto es particularmente fácil en una economía basada en remesas como Filipinas. Lleve un registro de las tarifas y los tipos de cambio de dichas transacciones.

Buen punto sobre las facturas que vencen antes de que termine el viaje. Acerca de las llamadas telefónicas: Han pasado varios años desde que viajé internacionalmente por trabajo, pero en mi experiencia, los viajes gubernamentales (incluidos los contratistas) permiten una llamada telefónica por día a su hogar para registrarse y avisar a la familia que está bien. Cuando hice esto, había un límite de cinco minutos para la duración de la llamada.
Es interesante que el sentimiento general sea "Sin alcohol" y, sin embargo, me han dicho que lo gaste hasta ahora en mi corta carrera. En mi empresa actual, se considera un lubricante social importante, por lo que es un gasto válido si se reúne con un cliente/proveedor/representante, o en algún tipo de evento en el que pueda establecer contactos. Me imagino que esto es bastante frecuente en los roles de ventas, en particular.
@SonnyChilds, podría ser diferente en Ventas.

Casi todo lo que se me ocurre se ha cubierto en otras respuestas, por lo que no lo repetiré aquí. Sin embargo, hay algo que aún no he visto mencionado: para viajes largos (más de un mes), es razonable pedir ir a casa por unos días (un fin de semana a una semana). De hecho, tengo entendido que en algunos lugares se requiere permitir (y pagar) dicho viaje. (Un amigo que trabaja con un contrato con el gobierno viaja con frecuencia durante uno o dos meses y me dijo que las reglas del gobierno establecen que tiene derecho a un fin de semana en casa todos los meses).

Por supuesto, si el tiempo de viaje es largo, puede ser logísticamente difícil y no vale la pena si solo va a estar en casa por un par de días. Si un viaje a casa sería bueno o no para usted es una decisión que solo usted puede tomar, pero le recomiendo que solo pregunte si planea usarlo.

¿Para qué artículos de gastos de viaje debo solicitar un reembolso?
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