A lo largo de mi historial laboral, he viajado mucho para casi todos los puestos de trabajo (en el mundo de la consultoría de TI). Me eché a perder al principio de mi carrera al tener acceso a tarjetas de crédito corporativas. Esto simplificó el proceso de viaje, ya que en la mayoría de los casos solo necesitaba dar una explicación de los cargos.
Ahora estoy en una función en la que trabajo de forma remota, pero necesito viajar a una oficina central durante una semana cada mes. No había una opción de tarjeta de crédito corporativa cuando comencé, y debido a mi horario y un largo historial de viajes/preferencias de viaje, elijo reservar mi propio alojamiento y vuelos.
Esto es un poco incómodo, ya que necesitaba afrontar los gastos de viaje y el alojamiento en un hotel en una ciudad muy cara (Nueva York), además de conservar los recibos y enviar la documentación de reembolso de respaldo.
Soy muy malo en esto... Los recibos de taxi caros se pierden. Muchas de las transacciones en esta ciudad en particular requieren mucho dinero en efectivo (metro, comidas, etc.). Agregue que mi empresa no estaba acostumbrada a tener empleados remotos y no tenía un marco para manejar este proceso cuando comencé ( insistieron en alojarme en un hotel a una hora de distancia de la oficina de Manhattan durante mi orientación de dos semanas sobre costos). motivos ). En cambio, encontré mi propio alojamiento de airbnb para viajes más largos y negocié/bloqueé tarifas de hoteles corporativos para visitas planificadas previamente.
Hay varios otros empleados remotos. Se quejan de que a menudo se tardan 6 semanas en recibir el reembolso de los gastos de viaje. No me importa flotar el dinero, pero no es razonable esperar que todos los empleados lo hagan, ¿verdad?
Y finalmente, dado que estamos en la ciudad de Nueva York, a veces trato de incorporar tiempo personal durante mis visitas (buenos restaurantes, teatro, música, viajes con mi cónyuge). Esto puede complicar los gastos (por ejemplo, si estoy solo, puedo comer en camiones de comida, en lugar de un restaurante de 5 estrellas con mi esposa). Tiendo a sentirme culpable por esto, como si no quisiera que mi compañía supiera que tomo tiempo para disfrutar de la ciudad.
Hay algunas cosas que puedes hacer.
En primer lugar, si esta semana 1 de cada 4, debe pedirle a su empresa que reserve, obtendrán una mejor tarifa si lo hacen regularmente y, como se tarda 6 semanas en recibir el reembolso, parece que necesita 2 viajes en el crédito. tarjeta para tapar. Si no aceptan esto, es posible que desee encontrar un par de facturas grandes (¡Oh, no, mi caldera explotó!) En casa, lo que significa que no podrá pagar y viajar el próximo mes sin ellos. Una vez que comienzan, se vuelve más fácil....
Tarjeta de crédito: puede preguntar, pero si no tienen esto en vigor para otros, es posible que tengan mucho que hacer para poner las cosas en su lugar, pero solo pueden decir que no.
Recibos: - Cuando viajo, uso una aplicación en mi teléfono (Google Drive en mi caso, pero hay muchos otros), puede cargar un documento a partir de una foto, así que acostúmbrese a tomar una instantánea de un recibo tan pronto como sea posible. lo entiendes, a menudo una imagen es tan buena si ya no tienes el original (ymmv). También hay muchas aplicaciones/sitios web para gastos, pruebe uno para realizar un seguimiento.
Plazos: - los plazos deben ser para recibir el pago en un ciclo de pago actual, no debe ser un escenario sin pago. ¡establece un recordatorio en tu calendario para asegurarte de hacer tus gastos a tiempo!
Culpabilidad: - Siempre que se mantenga dentro de la política de gastos, no se preocupe, estar en el extremo superior de la política está bien, solo use su juicio para equilibrarlo (así que si sale con el cónyuge, haga un algunas noches en el camión una vez que se van a casa), incluso si le molesta, no reclame algunas de las noches del camión para equilibrar el karma (pero dado que está haciendo 2 viajes con su plástico, no me preocuparía). si yo estuviera en tus zapatos).
¿Cómo puedo ser mejor acerca de esto en general? ¿Algún consejo para hacer un seguimiento de todos los gastos de viaje?
Use una tarjeta de crédito solo para artículos relacionados con viajes. Todo en la tarjeta (aéreo, hotel, taxi, restaurante) está relacionado con el viaje. Y usa esa tarjeta para todo lo que puedas. Si el camión de comida acepta la tarjeta, úsala. Si el taxi acepta la tarjeta, utilícela. Esto minimiza la cantidad de efectivo que debe recordar para realizar un seguimiento.
Use su teléfono para hacer una copia de todos los recibos para los que no puede obtener un reemplazo. El coche de alquiler y el hotel pueden enviarle una copia. el restaurante probablemente no podrá hacerlo.
¿Cómo suelen lidiar los empleadores con los recibos que faltan y las presentaciones tardías de los informes de gastos?
El IRS requiere que la empresa pueda documentar gastos superiores a $75. Recibos de algunos artículos pequeños que no tienen que poder mostrar al IRS. Por lo general, los recibos de reemplazo son lo suficientemente buenos. Incluso el estado de cuenta de la tarjeta de crédito.
Los plazos son para obligar a los empleados a presentar la documentación. La empresa no quiere ser sorprendida meses después por gastos que se olvidaron. He trabajado para empresas que tenían una fecha límite en función del viaje, otras tienen una fecha límite en función de fin de mes.
¿Una empresa le debe algo a un empleado que no cumplió con un límite o fecha límite de reembolso de gastos?
Si llega tan tarde que no cumplió con los plazos del año fiscal o del año del contrato, es probable que se muestren reacios o no puedan reembolsarle.
Cuando las empresas para las que trabajé proporcionaron fondos por adelantado, descontaron el pago de los recibos faltantes. Si te adelantan $1000 para el viaje, después de unas semanas querrán que les devuelvan o documenten sus fondos.
Cuando las empresas para las que trabajé nos dieron una tarjeta corporativa, no pagaron la factura ni proporcionaron fondos para pagar la factura sin los documentos. Si perdíamos una fecha límite, no pagaban los cargos por mora. Si tardaban en pagarnos, cubrían los cargos por mora si cumplíamos con la fecha límite para el papeleo.
¿Es razonable que un empleado solicite un anticipo o una tarjeta de crédito corporativa en estos casos?
Las tarjetas de crédito corporativas no son perfectas. Aún debe presentar la documentación para obtener el dinero. Aunque no parece que esté utilizando su saldo de crédito para financiar las actividades de la empresa. Date cuenta de que pueden ver todo lo que cargas en la tarjeta.
¿Hay alguna sugerencia que deba hacerle a la empresa sobre la racionalización de los costos de viaje?
¿Están siguiendo todas las reglas del IRS para viajar? Discute los plazos, los recibos, lo que puede generar impuestos.
Donald
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