Mi empresa me obliga a pagar notas de gastos. ¿Cómo aliviar esa carga? [cerrado]

Soy un empleado de una gran empresa extranjera multinacional. Esa empresa tiene una oficina en Bélgica 1 (500-1000 personas). Al vivir en Bélgica, mi contrato es en realidad con esa sucursal belga.

Durante el último año y medio, la política de mi empresa cambió de una política de "compramos para usted" a una política de "cómprelo, le reembolsamos".

Actualmente, por ejemplo, me envían al cliente junto con otros cinco colegas, he pagado mi estacionamiento todos los días desde que introdujeron el cambio de política (15 € por día, es decir, más de 300 € por mes). Me reembolsan todos los meses adecuadamente. Sin embargo, el estacionamiento ofrece una reducción especial (15%) para empresas con tres personas o más.

Recientemente, he pedido seguir una formación específica, junto con algunos compañeros. Me dijeron que lo pagara por adelantado y luego me lo reembolsaran. Eso es 2500 € por persona. No podía pagar tanto en ese momento, así que pasé. La empresa de formación vuelve a ofrecer descuento para empresas.

Como desarrollador de Java, pedí participar en Devoxx este año. De nuevo, me dicen que lo pague por adelantado. Son 750€. Podría pagarlo por adelantado, pero es dinero con el que no puedo contar por si acaso. No estoy al tanto de ningún precio específico de la compañía.

Además, la aplicación de notas de gastos está realmente mal hecha. Para un mes de multas de estacionamiento, me toma entre 1 h y 1 h 30 llenar todo correctamente. Naturalmente, este es el tiempo que estoy haciendo en el horario de trabajo y no se lo facturo al cliente.

Como resumen, estos son mis problemas con la política de notas de gastos:

Problemas para mi:

  • Mi dinero ya no es mío.
  • A veces no puedo terminar un mes sin sacar de mi reserva.
  • No siempre puedo pagar por adelantado.
  • Existe el riesgo de que pierda mis boletos de gastos (robados, simplemente perdidos, confundidos con otros, etc.)
  • Mi empresa tiene el derecho implícito de rechazar una nota de gastos, dejándome con un dinero que nunca recuperaré (no me ha pasado todavía).
  • Naturalmente, tengo una tarjeta de crédito y mis gastos van allí, incluidas mis multas de estacionamiento. Tiene un umbral superior. Estuve de vacaciones el año pasado y mi empresa no me devolvió el dinero, por lo que mi tarjeta de crédito aún no se recargó. Estaba atrapado allí y tuve que pedirle dinero a mi familia para volver. La cantidad solicitada era menos de lo que mi empleador me debía por el estacionamiento.

Problemas de mi empresa: (como yo los veo)

  • Mi empresa paga más porque no puedo tener la opción de "grupo".
  • La gente tiene que verificar manualmente cada boleto. Para multas de estacionamiento para mi pequeño equipo, son más de 100 multas por mes, pero puede ser solo 1 factura y sin papel adicional.
  • Los boletos tienen que ser almacenados por un tiempo.
  • Hay transferencias bancarias extra para cada empleado ya que cada uno de nosotros tiene que ser reembolsado individualmente (sí, por algunas razones, no está en la misma transferencia que el salario).
  • Me están pagando para completar todos los formularios que alguien que cueste menos podría hacerlo mejor (mi sindicato cree que puede ser un trabajo de tiempo completo, tal vez dos, para toda la empresa mientras que es 1 hora x 500 empleados es más de 3 trabajos a tiempo completo).

Todo esto hace que no le vea ninguna ventaja a esa política, pero se me impone.

Hasta ahora, mi empresa es correcta: siempre me han reembolsado dentro de los 60 días.

Todo esto tiene muy poco sentido y me hace sentir extremadamente inseguro con respecto al dinero. Aprecio todas las otras partes de mi empresa, así que realmente no me importa e irme no es una opción (todavía).

Me gustaría volver a algo donde pueda concentrarme en hacer mi trabajo y no tener que temer por mi dinero. ¿Cuáles son mis opciones? ¿Es posible tener algunos argumentos que tengan sentido para mi empleador?

No puedo pelear a nivel de empresa matriz, pero estoy bien conectado a nivel de sucursal belga.

[1] No parece haber ninguna Belgiumetiqueta y no puedo crear una, si es necesario.

Mi empresa tiene una política similar, pero puedo solicitar fácilmente un anticipo de dinero que luego llevaré al reclamar los gastos. ¿Tal vez esa es una opción en tu casa también?
@helm He pedido opciones similares pero no hay ninguna. No les he pedido que se implemente en el futuro. Podría preguntar esto a través del sindicato.
2 opciones: obtener una tarjeta de crédito específica para los gastos de trabajo que paga cuando se le reembolsa, o conseguir un nuevo trabajo en otro lugar
Ah eficiencia belga :-)
¿Te devuelven en 60 días? Guau. ¿Cuánto interés les cobras? Parece que estás dando préstamos gratis.
@nvoigt Por lo general, se realiza dentro de los 10 días sin intereses. Esa vez que me devolvieron el dinero en 50 días, en realidad me devolvieron 400 € de los 350 € que pagué por adelantado. No pensé en ello como intereses, sino más bien como una compensación por llegar tarde.
@RichardU et al. todos los que votaron para poner esta pregunta en espera como fuera de tema: ¿Por qué esta pregunta está en espera? Mi pregunta se puede relacionar con otras personas. Expliqué lo que quiero hacer para hacer mi situación: ir a mis jefes y pedirles alternativas donde sus empleados no tengan que temer por su dinero. Pero no sé exactamente qué preguntarle a mi gerencia. Como prueba de que realmente se trata de un tema, las respuestas brindan respuestas sólidas a esa misma pregunta. Creo que entendiste mal la pregunta y/o no leíste las últimas partes que contienen la pregunta real.
Todas las empresas en las que he trabajado durante los últimos 20 años o más, desde 20 personas hasta 1000, han tenido una política similar. Se espera que los empleados pongan los gastos en sus tarjetas de crédito y completen un informe de gastos (en línea en estos días) para recibir el reembolso.
La política tiene el efecto de incentivar la reducción del gasto, ya que usted es el que lleva la factura hasta que se le reembolse.
@OlivierGrégoire Creo que se cerró porque está preguntando cómo evitar cuál es la forma normal en que funcionan las cosas; es poco probable que haya una respuesta.
@LorenPechtel Gracias por su conocimiento. Veo lo que está mal: la pregunta no es cómo evitar, sino cómo aliviar la carga que está sobre mí. Creo que esto es bastante claro en la pregunta, pero la gente quiere leer "evitar" en lugar de "aliviar".

Respuestas (2)

Creo que podría tener sentido acercarse a la gerencia con la idea de dividir los gastos en dos categorías:

  • pequeños, como el estacionamiento, continuarían siendo manejados como hoy
  • grandes, como los honorarios de la conferencia, serían pagados por adelantado directamente por la empresa

Debe presentar a la gerencia las ventajas de realizar este cambio.

  • es más agradable para los empleados no tener que prestar miles de dólares a una gran empresa, llenar sus propias tarjetas de crédito para no poder comprar otras cosas y preocuparse por el pago a tiempo. También es más justo, ya que la empresa dispone de recursos
  • la empresa puede obtener un descuento si envía varias personas a la conferencia
  • la contabilidad es generalmente más fácil (clasificar algo como educación o viajes, por ejemplo)
  • se pueden aprovechar algunas oportunidades que no se aprovecharon en el pasado cuando se pidió a los empleados que aportaran una gran cantidad de dinero por adelantado

Creo que esto aliviaría la mayor parte de su ansiedad, los grandes gastos.

Si en el futuro pierde dinero constantemente porque extravía un recibo de estacionamiento o la compañía niega un reclamo (dos cosas que le preocupan mucho, pero noto que nunca han sucedido), es posible que pueda presionar para una categoría de "muy pequeño" gastos que no necesitan recibos, solo la firma de un gerente. Su gerente sabe que lo enviaron a [ubicación] y que estacionar allí cuesta X por día, por lo que puede firmar fácilmente que, aunque solo tiene 4 recibos, pagó por 5 días. Algunas compañías también tienen "per diem" para comidas que no necesitan recibos (y permiten que las personas reclamen más de lo que realmente gastaron, si eligieron comer barato). Pero esperaría hasta que esto realmente te suceda antes de recomendarlo. .

Hace muchos años me dijeron (por una empresa importante) que la empresa necesita un recibo original; sin embargo, un papel que firmé, donde declaro que quiero un reembolso por mi costo de estacionamiento, es un recibo original para la empresa . . Vale la pena comprobarlo.

Mi oficina, también en Bélgica, también grande y corporativa, tiene una política similar. La ventaja para la empresa es la liquidez y el flujo de efectivo: le devuelven esa carga al empleado y de alguna manera debe justificar las desventajas que enumeró.

La diferencia en mi caso es que mi empresa tiene dos cosas que lo hacen mejor para el empleado, que usted podría sugerir a su empresa:

1) Ofrecen una tarjeta de crédito de la empresa (American Express) sin cargo para el empleado, con un límite de crédito alto. La tarjeta de crédito todavía se vincula a mi cuenta corriente cada mes, pero al menos me da algo de tiempo para esperar el reembolso de la empresa. Y luego nunca tengo que usar mi tarjeta de crédito personal para fines comerciales, lo que significa que no me quedo atascado cuando alcanzo los límites de crédito bajos que son normales aquí.

2) El riesgo de pérdida de recibos se reduce porque hay un formulario que puede completar para dar fe de la pérdida de un recibo, que luego firma su gerente. La compañía realiza un seguimiento de estos, y estoy seguro de que si estuvieras perdiendo recibos todo el tiempo, vendrían a hablar contigo... pero al menos aún te devuelven el dinero. Además, no requieren recibo para importes inferiores a 20 eur.

Hmm... Esto suena interesante, barra para la parte donde la tarjeta está a tu nombre. Pero voy a preguntar si hay algo similar por aquí. Sin embargo, nunca me ofrecieron esto, a pesar de haber preguntado varias veces por alternativas. Además, ¿puede dar más detalles sobre la ventaja para la empresa? No entiendo los conceptos de liquidez y flujo de caja...
Cierto: debe asegurarse de realizar los pagos de la tarjeta de crédito a tiempo, para no dañar su propio crédito, pero creo que vale la pena tener la flexibilidad... Incluso he usado la tarjeta de la empresa en raras ocasiones para uso personal. cuando no tenía conmigo mi lector de tarjetas electrónicas para mi tarjeta personal. El flujo de efectivo es básicamente el flujo de entrada y salida de efectivo. Cuanto más tarde usted (o la empresa) en pagar algo en efectivo, mejor. investopedia.com/terms/l/liquidity.asp investopedia.com/terms/c/cashflow.asp
Hmmm... Perspicaz. Gracias por tus enlaces, entiendo por qué pueden pensar que es bueno, siendo una empresa internacional, pero no veo cómo esto supera todo lo que escribí, al igual que tú.
Acerca de 1: También le evita problemas cuando se viola la base de datos de la empresa y la información de su tarjeta de crédito está en la calle.
Mi empresa me obliga a pagar notas de gastos. ¿Cómo aliviar esa carga? [cerrado]
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