¿Debo incluir propinas/gratificaciones en los informes de gastos?

La política país por país es un buen enfoque, ciertamente es precisa. En los EE. UU., se esperan propinas en restaurantes, taxis y hoteles. Pero obviamente varía bastante. Mi regla general sería que:

• Se justifica una propina si los nativos del país generalmente harían lo mismo.
• Cualquier propina justificada debe reembolsarse, ya que no es tanto un factor de opinión personal como las normas del país.

Hay libros como "Bow, Kiss or Shake Hands" que hacen un trabajo relativamente bueno al describir la cultura de varias naciones, y un libro como este funcionaría bien para determinar la línea de base.

Mi pensamiento para una política real sería tratar de mantener cualquier documento sobre esto a un cierto nivel de cordura. Tenga una política establecida para los lugares a los que su gente viaja con más frecuencia que describa bien las condiciones bajo las cuales se deben dar propinas y se pueden reembolsar. Luego exija los recibos de cualquier propina que supere una cantidad razonable. Por ejemplo, no es inusual arrojar $ 1 de EE. UU. En un frasco de propinas sin ningún tipo de recibo por eso. Pero no es normal tomar un taxi o comer una buena cena, dar una propina de $10-$20 y no tener un recibo por ello. Entonces, las empresas en las que trabajé tenían una política en la que las propinas por debajo de una cantidad mínima no necesitaban un recibo. Una empresa era una empresa de propiedad del Reino Unido pero con una gran población de empleados en los EE. UU., por lo que se adaptaron al hecho de que la gente del Reino Unido viajaba a los EE. UU. con bastante frecuencia.

Todo eso no niega el valor del juicio humano. Las comidas enormemente caras con grandes propinas, opciones de transporte locas y otras áreas grises están en su derecho de decir "pagaremos por X, pero no por esta versión exorbitante de eso".

Si su gente viaja a países donde culturalmente se espera que den propinas, debe reembolsarlos por esto. El empleado viaja en su nombre y realmente no tiene muchas opciones.

La forma más fácil de lidiar con esto es establecer una política clara que establezca las reglas para cada país y ocasión. Ejemplo "En Alemania reembolsamos propinas en comidas en restaurantes de hasta un 5 %", en EE. UU. reembolsamos propinas en comidas en restaurantes de hasta un 20 %, hoteles 2 $/día y taxis y otros servicios hasta un 10 %".

Esto realmente debería depender del país, no tanto de su empresa, sino del país al que viaja el empleado.

• En los EE. UU., generalmente le dará propina al ama de llaves en el hotel; en Europa, rara vez.
• En los EE. UU., dará una propina del 20% a los camareros, taxistas, etc. En Alemania, generalmente dará una propina, pero una cantidad menor. En Suiza y los Países Bajos, a menudo solo dejará una propina nominal sin resentimientos. En Corea, muy rara vez se da propina.

(Estos ejemplos reflejan mi comprensión; no dude en comentar dónde cometí un paso en falso ).

Dado que las personas que trabajan para usted realmente esperan propinas como estas, los precios publicados para habitaciones de hotel, tarifas de taxi y comidas en restaurantes generalmente se basarán en la expectativa de que las personas reciban propinas. Entonces, una habitación de hotel en los EE. UU. Será un poco más barata que la misma habitación en Europa, en igualdad de condiciones.

Si trabaja y vive en Suiza y lo envían a los EE. UU., de repente gastará mucho más dinero en propinas, incluso si no come más en los restaurantes que en casa. Me parece injusto dejar a su empleado con este gasto adicional.

Por lo tanto, mi recomendación sería tener en cuenta las propinas en los gastos y reembolsarlas a su gente. Sin embargo, se podría argumentar para incluirlos en los viáticos, que por supuesto también deberían reflejar a qué país se envía a la gente.

En una empresa grande, la respuesta casi siempre es "no" (los costos administrativos y los controles son demasiado altos, lo que incluye, por ejemplo, asegurarse de que la empresa no infrinja la legislación sobre sobornos) o, con menos frecuencia, "utilizar un política de propinas" (es decir, siempre se asume que las propinas son del 10%). Las propinas generalmente no se cuentan por separado de otros gastos; por lo general, los reembolsos de gastos diarios se fijan aproximadamente en función del continente al que viaja el empleado, incorporándoles el costo de las propinas.

Estás en una empresa pequeña, sin embargo, con políticas de gastos liberales y probablemente pocos gastos generales de contabilidad, y supongo que quieres mantenerte dentro de ese espíritu. Entonces, diría que, de manera más general, depende completamente de usted. Más específicamente, sí, permita que los empleados paguen propinas, tal como lo harían con cualquier otro gasto. Por ejemplo, si necesita recibos de todos los gastos, por ejemplo, solo se reembolsarán las propinas por las que puedan proporcionar recibos.