Nuestra división existe desde principios de este año. El equipo está formado por 4 personas.
Actualmente, mi gerente dice "sí" a todas las oportunidades. Creo que a menudo no es consciente de lo que quiere lograr aprovechando esta oportunidad.
Actualmente, estoy manejando todos los temas importantes en nuestro departamento y preparo todos los documentos/diapositivas confidenciales que mi gerente necesita para una decisión de los ejecutivos.
El proceso de mi gerente actualmente se parece a lo siguiente:
En el paso 4. de este proceso, a menudo me siento decepcionado porque, por un lado, siento que al final no estoy haciendo las cosas bien y de alguna manera también tengo que manejar una sobrecarga de trabajo en la que él no se fija. Además, a veces no sé hacia dónde nos dirigimos con este trabajo porque no tengo claro el objetivo.
¿Qué tengo que hacer?
La comunicación es clave en áreas como esta. Esta es la razón por la cual "debe tener fuertes habilidades de comunicación" casi siempre está en todas las descripciones de trabajo; Esto se debe a que a menudo hay otros que simplemente no pueden comunicarse muy bien. Creo que el problema es doble realmente.
Estas reuniones, independientemente de cómo estén organizadas, son momentos importantes en los que se puede lograr la comunicación y la revisión para que el proyecto/presentación se mantenga encaminado, a tiempo, dentro del presupuesto y al día con lo que se debe hacer. Esto debería reducir los errores y la pérdida de tiempo. Si su gerente no puede o no quiere priorizar el tiempo en su agenda para tener estas reuniones, hágales saber que usted y él/ella necesitan trabajar en un proceso de comunicación para asegurarse de que no están perdiendo tiempo, energía, y recursos para el proyecto/empresa. La mayoría de los gerentes dan la bienvenida a este estilo de comunicación y pensamiento.
Si todo lo demás falla, llame a su gerente a un lado a la mitad del día (cada día) y pídale que lo revise y evalúe cómo lo está haciendo y le dé algunos comentarios para que no pierda el resto del día enfocándose en algo que puede ser eliminado al final de todos modos. Si lo necesita, puede ir directo al grano diciendo lo siguiente:
Hola [Nombre], entiendo que tenemos un proyecto XYZ para su presentación en el horario de ABC. Quiero asegurarme de que desarrollemos un sistema de comunicación para poder concentrar mejor mi tiempo y esfuerzos para reducir la eliminación de trabajo al final. Como sin duda sabe, cada vez que eliminamos algo al final del proyecto, hemos perdido un tiempo valioso antes al crear dicho contenido.
Entiendo que esto es inevitable, pero con los proyectos recientes de DEF, HIJ, KLM, NOP, etc. He notado que esto sucede en cantidades cada vez mayores. Quiero asegurarme de concentrarme en los elementos correctos y no perder el tiempo a largo plazo. Necesitamos establecer un plan claro para articular nuestras metas, necesidades, etc. y la visión y los deseos del cliente.
De esta manera, como equipo, podemos optimizar mejor nuestro departamento y los resultados para cumplir y superar las expectativas. Solo quiero ser lo mejor que puedo ser. ¿Ves lo que estoy diciendo?
Pruebe estas estrategias y el problema debería mejorar y el tiempo y el esfuerzo perdidos deberían reducirse drásticamente.