Actualmente dirijo tres proyectos diferentes que están compuestos por estudiantes de varias universidades y colegios de Toronto, ON y Waterloo, ON.
En cada uno de estos proyectos me enfrento a problemas con la comunicación con los miembros del equipo, problemas con el cumplimiento de los plazos y problemas con la colaboración saludable en el proyecto.
Los tres proyectos que estoy liderando son:
Todos estos equipos están formados por tres o cuatro estudiantes y nadie vive cerca uno del otro. Todas las reuniones se realizan generalmente a través de Skype y nuestras principales formas de comunicación son el correo electrónico y los mensajes de Facebook.
La comunicación es difícil por la distancia y la falta de frecuencia con la que nos comunicamos (unas tres veces por semana). Durante la semana en la que hay poca comunicación, se forman suposiciones sobre la dirección y la responsabilidad y se producen retrasos aleatorios que ralentizan al equipo. Los plazos, que establecí, son difíciles de cumplir para cada equipo por la razón anterior y porque cada uno de nosotros tiene que ocuparse de una escuela o de una colocación cooperativa de tiempo completo, así como de otros compromisos. La colaboración es muy difícil debido a lo anterior y como resultado de una mala colaboración, la calidad de nuestro producto/servicio está decayendo.
Realmente solo necesito ayuda para hacer que todos estos proyectos funcionen. Me imagino que dado que hay problemas similares en cada proyecto y dado que yo soy el factor común, debo ser el problema. Estoy dispuesto a cambiar lo que sea necesario para convertirme en un mejor gerente de proyectos.
En primer lugar, NO ERES EL ÚNICO CON ESTE PROBLEMA. Es un verdadero desafío trabajar en un equipo distribuido. Y algún tiempo frustrante también. La separación geográfica tiene tanto efecto en la dinámica del equipo que todos en el equipo parecen olvidar el principio básico de trabajar juntos. El principio básico, que sugiere objetivos compartidos , transparencia , espíritu de equipo y respeto mutuo, parece demasiado bueno para ser verdad. Por lo tanto, sugiero que no hay necesidad de sentirse culpable. Pero sí, hay algunas cosas que debes intentar para mejorar la situación.
Formar un "equipo único" es realmente una tarea difícil. Un solo equipo, donde necesitamos crear un ambiente de rica comunicación, responsabilidad compartida y mismos objetivos. Este es un ambiente donde los asociados hacen el mismo trabajo y dependen unos de otros para el éxito del equipo. Este es un ambiente donde los miembros del equipo se fortalecen mutuamente.
Es posible que obtenga más vistas/respuestas sobre esto si cambia ligeramente el énfasis; en realidad, es más un problema con los equipos distribuidos que con los estudiantes en sí.
Como Toronto y Waterloo no están tan lejos, valdría la pena organizar una reunión física única para cada proyecto; parece que las personas solo se han estado comunicando en línea; obtendrán una mejor comprensión mutua y una idea más clara de las responsabilidades individuales en una reunión física.
También vale la pena revisar Leading Virtual Teams . Sospecho que los enlaces le serán útiles.
Voy a ir en una dirección ligeramente diferente en este caso. Todas las respuestas anteriores son geniales y merecen un +1.
Esto es lo que yo sugeriría.
Google+: sinceramente, creo que puedo describir en muy pocos pasos lo bien que te ayudaría usar la plataforma social de Google.
Cree un círculo para los miembros del equipo, de esta manera puede compartir contenido con todos los miembros del equipo, todos, sin importar dónde se encuentren, pueden recibir notificaciones sobre el nuevo contenido que se comparte, todos pueden comentarlo, fácilmente.
Use un lugar de reunión (cámara web y micrófono) para que todos estén en línea y hablen juntos, reunión virtual con todos los involucrados.
Portabilidad, la aplicación móvil admite notificaciones automáticas, por lo que si necesita decir algo mientras un miembro del equipo está asistiendo a una conferencia, puede responder de manera rápida y efectiva sin tener que buscar una computadora e iniciar sesión en algún software de gestión de proyectos que a menudo es costoso y puede no tener acceso a.
Si quisiera ir más allá, podría crear un tablero en Trello, pero no creo que para el alcance de este proyecto sería tan beneficioso como podría ser Google Plus.