Trabajo con un equipo que se distribuye. La mayoría de nuestro personal trabaja de forma remota. Como resultado, la comunicación es mucho más importante.
El equipo está formado por gerentes, supervisores, personal de marketing, diseñadores web, desarrolladores web, ingenieros de pruebas y usuarios internos.
Con un grupo tan grande con una variedad diversa de habilidades y roles de trabajo, es importante que los miembros del equipo sean excelentes comunicadores proactivos.
¿Cuáles son algunos pasos que puede tomar un gerente de proyecto que ayudarán a crear un entorno que fomente la comunicación abierta y proactiva, los controles y actualizaciones regulares, y aliente a las personas a buscar respuestas a los problemas y llamar mi atención sobre aquellos que no pueden resolver? ¿en su propia?
ACTUALIZACIÓN FINAL : ¡Gracias a todos por las excelentes respuestas! Encontré valor en cada uno, lo que hizo que fuera extremadamente difícil aceptar una respuesta.
Facilite la comunicación entre las personas: comience por comunicar el plan de comunicación. La idea de tener comunicaciones push and pull es genial. Sin embargo, recuerde que no puede esperar que la gente lea cualquiera de los dos formatos.
Hágalo interesante y, si es posible, entretenido. Donde puede usar un tono de voz hablador, se siente más como si las personas estuvieran hablando de algo en lugar de simplemente escucharlo. Invite a la gente a participar en las comunicaciones. Tal vez tenga un boletín/blog y tenga reporteros invitados. Si las personas están separadas geográficamente, tenga una sección sobre lo que sucede en el área, como una pequeña propaganda turística.
Sugiero hacer un seguimiento periódicamente para verificar si las personas están leyendo/escuchando las comunicaciones. Puede ser tan fácil como una búsqueda del tesoro de información y tener algunos premios pequeños.
El punto real es que las comunicaciones son trabajo. Me he dado cuenta de que, a menudo, cuando las comunicaciones "fallan" es porque nadie las estaba trabajando.
En primer lugar, cualquier cosa que termines haciendo, documéntala en un plan de comunicación . Nada sofisticado, pero al menos el qué/cómo/cuándo/frecuencia en un formato de tabla.
Una técnica que utilicé cuando tenía un equipo que era multifuncional y también al otro lado del mundo, fue tener pasarelas de comunicación con sus respectivos respaldos. Básicamente para cada equipo, tienes un comunicador . Esa persona siempre estaba en las reuniones con los otros comunicadores de los otros equipos. Eran la voz de su equipo.
Como puede imaginar, necesita un buen trabajo en equipo para cada subequipo para que esto funcione.
Otra cosa importante a mencionar es que los comunicadores tendrán la responsabilidad de recopilar el estado y enviárselo. También intentarán resolver los problemas antes de que se deriven al PM.
Como señaló SBWorks. Cualquier tipo de aplicación de Twitter o Facebook funcionará para mantener a todos informados , pero estas aplicaciones sin el proceso adecuado también podrían convertirse en parte del problema.
Como recomendación ultrabásica, ofrezca una combinación de opciones de "empujar" y "jalar".
Tenga una herramienta basada en la web para publicar información, hacer preguntas, etc., pero no se detenga ahí. Configure el sistema para enviar correos electrónicos de alerta, pero permita que las personas personalicen las alertas. Pero envíe actualizaciones periódicas interesantes y relevantes por correo electrónico. Me parece que depender de un método de comunicación basado únicamente en el sitio web tiene menos éxito que la situación mixta (porque las personas no se toman el tiempo de mirar). Sin embargo, el spam de correo electrónico es igualmente problemático (te filtran).
En realidad, se necesita mucha energía para escribir algo que la gente realmente lea, así que trato de enviar actualizaciones a todos en el equipo cada dos semanas. Estas actualizaciones son anuncios publicitarios por correo electrónico con enlaces al sitio web. el sitio web es
No lo uso ahora, pero a mucha gente le gusta Basecamp por esto. Actualizan regularmente el conjunto de funciones, por lo que lo que usé hace tres años probablemente haya cambiado mucho.
es importante que los miembros del equipo sean excelentes comunicadores proactivos
No los obligues a comunicarse, haz que deseen comunicarse contigo y entre ellos. Las reglas de tu proyecto tienen que decirles, explícitamente: "o te comunicas y vives, o callas y mueres".
He usado con éxito Basecamp en el pasado para esto. También recomendaría Yammer , que es algo así como Twitter para una empresa privada. Usamos esto ampliamente en el trabajo para hacer preguntas a un gran grupo de personas, obtener respuestas de fuentes múltiples, estado de publicación, etc. Esta herramienta también le permite crear grupos públicos y privados para que pueda haber recomendaciones más enfocadas.
Fomente las discusiones cara a cara para los equipos ubicados en el mismo lugar. Para equipos distribuidos, use llamadas telefónicas, llamadas de Skype, llamadas de whatsapp, etc. Solo use correos electrónicos para seguimiento y documentación. Los scrums diarios también son una herramienta efectiva para la comunicación. Para las partes interesadas, tenga informes de estado detallados presentados regularmente en un momento definido. Asegúrese de comunicar claramente el progreso, los riesgos, los problemas y las dependencias para evitar sorpresas si las cosas salen mal.
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