En la gestión de proyectos, ¿qué criterios hacen que un informe de estado de correo electrónico sea efectivo?
¿Con qué frecuencia se debe enviar un informe de estado para que sea útil? ¿Diario? ¿Semanalmente? ¿Cada final de carrera?
Un informe de estado efectivo les dice a las partes interesadas de su proyecto de manera clara y concisa dónde se encuentra el proyecto y qué tan bien va. Su objetivo principal es informar, y para que sea efectivo debe ser fáctico, actualizado y fácil de leer y comprender para su audiencia.
el correo electrónico está bien para proyectos pequeños , pero para proyectos más grandes que tienen múltiples flujos de trabajo puede ser demasiado limitado: el correo electrónico requiere información bastante breve (una página más o menos), por lo que funciona siempre que sea breve. Las herramientas dedicadas de seguimiento/informe de MP o los documentos de oficina (por ejemplo, MSWord, MSExcel, MSPowerpoint) permiten más detalles y más opciones en términos de presentación de información (gráficos, formato, diseño, etc.).
Creo que los informes de estado semanales funcionan bien . A menos que sea necesario, nada más frecuente o pasaría su tiempo trabajando en su informe de estado (y no tendría tanto para informar). Cualquier cosa menos frecuente (como mensualmente) y su proyecto pierde visibilidad.
Un informe de estado efectivo requiere declaraciones precisas, fácticas y claras, independientemente del medio que esté utilizando. Se trata de lo que está sucediendo ahora, así que concéntrese en lo que se acaba de lograr y lo que está por venir, destacando cualquier área problemática clave que pueda afectar el progreso. Aquí hay un ejemplo para estructurar su contenido:
Esto depende mucho de la naturaleza de su proyecto y equipo. En general, trato de resaltar las áreas del esfuerzo que son muy variables. En el software, esto suele ser impedimentos abiertos, impedimentos descubiertos y abordados, y nuevo trabajo (historias) completado. También incluiré algunos gráficos que transmiten el consumo presupuestado frente al consumo real frente al presupuesto total y el progreso histórico actual frente al trabajo total esperado (informe CFD, por ejemplo)
Idealmente, cada uno de estos, si no el informe general, se genera fácilmente a partir de una herramienta de seguimiento electrónico y requiere poco esfuerzo adicional.
Finalmente, tiendo a incluir un breve párrafo de mis interpretaciones de la información como el aspecto principal.
Entonces, como plantilla:
Párrafo corto que describe mi interpretación de la situación actual, así como llamando a cualquiera que merezca un reconocimiento positivo. Nunca incluyo atribuciones negativas a un empleado en concreto, estas corren por cuenta del equipo en su conjunto.
Título del número uno : descripción general y ramificación
Título del número dos : descripción general y ramificación
Título del número uno : descripción general y ramificación
Título del número dos : descripción general y ramificación
Título de la historia uno Título
de la historia dos
El informe de estado que utilizamos consta de solo 4 secciones: tareas completadas, tareas en curso, tareas planificadas y problemas de bloqueo. Es solo un documento de Word que se envía por correo electrónico al supervisor al cierre de la jornada laboral todos los viernes (o, si se toma un tiempo libre, antes de irse el último día hábil de la semana) y luego se archiva, aunque con el nuevo software de archivo. , algunas personas han comenzado a pasar a escribir el informe de estado en el correo electrónico. Si hay cuestiones importantes, también puede incluir una sección de "notas".
En cuanto al formato, es solo una lista con viñetas, que hace referencia a una identificación (todo tiene una identificación, desde defectos hasta tareas y documentos) y algunas oraciones sobre lo que hicimos al respecto. La longitud total del documento debe ser de aproximadamente una página; si el supervisor tiene alguna pregunta, solicitará más detalles.
Dependiendo de sus políticas de seguimiento del tiempo (las nuestras, al estar en la industria de la defensa, son realmente estrictas, el seguimiento del tiempo en intervalos de 6 minutos y todo lo que tiene un número de cargo del programa y del proyecto), es posible que también desee incluir esa información. No lo hacemos, simplemente porque nuestros supervisores tienen acceso a nuestras tarjetas de tiempo. Algunas personas aún optan por copiar la tabla generada por nuestro software de registro de horas en su informe semanal, pero no es obligatorio.
En cuanto a por qué esto es efectivo, es porque está en intervalos cortos y se mantiene breve y al punto.
Si se le pide que informe su estado todas las semanas, en realidad tiene un recuerdo algo decente. No todo el mundo lleva un registro de lo que hace. Lo intento, pero entre los diversos proyectos en los que estoy trabajando, las reuniones a las que asisto, las personas con las que hablo y otras cosas que suceden en el transcurso del día, mi registro no siempre está completo al 100%. Sin embargo, el viernes por la tarde, cuando me siento a escribir esto, mi memoria suele ser lo suficientemente buena como para recordar lo que hice el lunes (incluso a las 4:30 de la tarde del viernes).
También es corto. Mi supervisor quiere una página, y no mucho más. Es solo algo a lo que se puede hacer referencia más adelante, si hay alguna pregunta sobre lo que estaba sucediendo. Las tarjetas de tiempo cuentan una historia de en qué trabajamos y durante cuánto tiempo, pero no responde nada sobre un "¿por qué?" ¿o como?" pregunta. Cuando pones tus tareas por escrito, puedes hacer un seguimiento de por qué hiciste las cosas, por qué te encontraste con problemas, cómo los resolviste, etc. Este es el tipo de cosas que son útiles durante las evaluaciones de desempeño y simplemente para saber cómo fue un proyecto durante una retrospectiva.
Desde mi experiencia en el lado del "trabajo" de la ecuación (es decir, implementación de entrega consultiva, no gestión), el formato más común que he usado y me han pedido que use es este:
Entonces, un correo electrónico de muestra podría verse así:
Nombre del cliente Estado EoD 5 de diciembre de 2010
Buenas noches
Estado:
- Servidores aprovisionados
- Almacenamiento asignado
- Medios escenificados
Pendiente:
- Asignación de red para mover el servidor
Cuestiones:
- La alimentación no está lista en el nuevo rack
Imprevistos:
- Picnic para toda la empresa el viernes por la tarde
Plan para el 06 de diciembre:
- Obtener energía para el nuevo rack
- Asignación de VLAN completa
- Mover servidores
- Instalar {producto}
Si quiere ser elegante , use colores para cada sección (ya sea el texto en sí o el color de resaltado (fondo):
El informe de estado que he usado para actualizar la gestión y el equipo incluye una variante de un informe de cuadrante. Esto abordará la preocupación clave y también la necesidad de conocer el estado de la gerencia y el equipo. Logré transmitir con éxito las preocupaciones clave y también destacar el trabajo bien hecho por el equipo a la gerencia.
Es como sigue -
Aspectos destacados (traer buenas noticias primero)
LowLights (Actualice las malas noticias y qué y quién trabajará para resolverlo o identificar el problema)
Riesgo (cosas posibles que podrían salir mal y cuáles son las opciones de respaldo)
Próximas actividades (Actividades clave / entregables para las próximas 3 semanas)
Como se mencionó anteriormente, la audiencia es clave para la plantilla y la frecuencia de los informes. No tenga miedo de pedir comentarios de su audiencia y hacer cambios.
Si busca una plantilla de documento, me gustan los informes de cuadrante. Proporcionan la capacidad para que una persona escanee rápidamente un documento y vea el estado del proyecto a través de un semáforo. Si la audiencia lo desea, puede leer sobre un área determinada. Aquí hay un ejemplo: http://www.sebasolutions.com/downloads/ProjectStatus-RevB.pdf
Tenga en cuenta que este es un extracto del libro, The Handbook of Program Management de James T Brown.
mike polen