Hay diferentes partes interesadas como el equipo de calidad, el cliente, los compañeros, los subordinados, los seniors. Como gerente, ¿necesitamos tener una estrategia para manejar diferentes partes interesadas? A veces es posible que no podamos ser buenos con todos. En tal escenario, ¿a quién debemos dar prioridad y en base a qué?
No es subjetivo en absoluto. Es el resultado de su análisis de las partes interesadas, un análisis necesario que alimenta sus planes de comunicación, sus planes de capacitación, sus planes de participación de las partes interesadas y probablemente muchas otras cosas. Es una de las cosas más importantes que hace para su proyecto y esta no es un área en la que quiera ir a bajo precio o tratar de ahorrar dinero o incluso tratar de evitar hacer. Es un deber.
Debe segmentar a sus partes interesadas en categorías de atributos similares. Luego, debe hacer preguntas como quiénes son, qué necesitan, qué necesitamos de ellos, cómo se verán afectados, si son partidarios o detractores de este proyecto, qué necesitan escuchar, qué queremos. necesita saber de ellos.
Tiene razón en que no todos los segmentos de partes interesadas se beneficiarán del proyecto. Eso es muy poco probable. Una o más partes interesadas se verán afectadas de manera desfavorable y parte de su plan debe incluir cómo manejar eso, incluso eliminarlas del camino (por atroz que pueda parecer).
La conclusión es que sus actividades de gestión de partes interesadas deben ser tan complejas y diversas como lo es su comunidad de partes interesadas. Cualquier cosa menos que está aumentando las probabilidades de fracaso.
Como parte de la documentación de inicio de su proyecto, puede (y debe) describir lo que entregará para satisfacer a cada una de sus partes interesadas. Normalmente incluiría esto en el Documento de Inicio del Proyecto (PID), que debe ser firmado por los principales interesados.
Para cada parte interesada, debe definir la relación y lo que entregará para cumplir con sus requisitos. Será una breve descripción para algunos y mucho más extensa para otros. En cada caso, debe identificar lo que hará y lo que no, y esto debe incluir su estrategia de comunicación para esa parte interesada, así como los entregables "duros".
También puede complementar esto con una matriz RACI que define la responsabilidad, la rendición de cuentas, la consulta y la información; consulte este enlace o este enlace para obtener una descripción general de alto nivel.
En términos de prioridades, eso variará según el proyecto. Por ejemplo, en un proyecto de defensa o médico, puede tener la calidad como una prioridad muy alta, mientras que en la banca el enfoque puede estar más en asuntos regulatorios. En algunos casos, la experiencia del cliente puede ser muy importante y, en otros, el control de costos puede ser una prioridad. Discuta esto con el patrocinador de su proyecto y obtenga su acuerdo. De esa manera, ambos saben lo que se espera.
El patrocinador del proyecto es generalmente la parte interesada más importante de su proyecto. Sin el patrocinador, el proyecto no existiría (desde una perspectiva de financiamiento/poder para usar los recursos) y el proyecto no tendría una razón para existir (el proyecto existe para brindarle un resultado al patrocinador: su cliente).
Si tiene problemas para trabajar con un grupo de partes interesadas en particular, identifique por qué existe ese problema y abórdelo.
En primer lugar, ve a hablar con ellos. ¿Cómo quieren ser informados sobre el proyecto? ¿Quieren su informe de estado regular? ¿Quieren estar informados sobre el progreso del alcance? ¿El lote o solo esa característica que uno de ellos ha solicitado? Pregunte, luego decida (y documente) cómo mantener a cada uno de ellos informado.
En cuanto a la prioridad, eso depende de su "participación" en el proyecto. Pero debe ser discutido y acordado por su SteerCo cómo manejará los problemas prioritarios.
Para priorizar a las partes interesadas, debe conectarlas para habilitar los objetivos/subobjetivos de su proyecto.
Priorice los objetivos de su proyecto y debe tener una lista priorizada de partes interesadas
Hay tres cosas importantes a considerar:
What is the formal process? As mentioned by @lain9688 you should
have some sort of Project Initiation or kickoff document. This
should include who each party is, and for each activity or
deliverable, what their level of involvement is. (Own? Contribute?
Veto?)
What is the real capability? Many times Statements of Work or
Initiation Documents are written that don't fully capture reality.
As a good project Manager you need to be on top of where the
breakdown is. Will your client really ever pay for Change Requests?
Will an external Design Authority really be fast enough? Will there
really be enough time for the project team to analyze all the new
requirements?
Lastly, what is the relative importance of the stakeholders.
Usually the most important is the one that's paying, but sometimes
others have veto power, or aren't cooperative. Many times someone
will say, "I'm paying for this, my team will honor all the industry
standards" but then their subordinates want a million free
customizations. This is a big challenge in project management.
¡Buena suerte!