El hijo de uno de mis subordinados falleció, ¿cómo puedo informar a mi equipo?

En primer lugar, envíe el correo electrónico sobre la pérdida aparte de todo lo relacionado con la reorganización de tareas. Debe incluir cualquier información que tenga sobre el funeral o las visitas o incluso si hay una organización benéfica a la que quieran contribuir, pero nada sobre negocios. Si aún no tiene esos detalles, diga que los pasará tan pronto como los reciba. No tiene que ser largo o terriblemente emotivo, sin embargo, es una falta de respeto hablar de negocios en la misma comunicación. Si hay personas internas con las que normalmente trabaja en estrecha colaboración que no están en su equipo, inclúyalas. Haz esto tan pronto como puedas, no tiene que ser perfecto. que en realidad no le habían dicho a nadie a pesar de que yo lo había solicitado específicamente. Así que no seas responsable de causar más daño al no comunicarte rápidamente).

En cuanto a reorganizar la carga de trabajo, organice una reunión para hacerlo. También deje tiempo en su agenda para que el equipo asista al funeral. Es fundamental que usted, como su gerente, asista al funeral. Es útil si todos los demás también lo hacen. Las personas que quieren que usted sepa sobre su duelo tienden a preferir el apoyo de las personas con las que trabajan. Muchas oficinas cierran para el funeral de un hijo o cónyuge de un empleado o para el funeral de un empleado porque la mayoría de las personas sienten la necesidad de asistir.

También querrá escribir un correo electrónico a cualquier cliente (interno o externo) que esté esperando la entrega para el Día de Acción de Gracias o que generalmente trata con ella a diario. Haga esto después de la reunión para decidir quién hará qué para que pueda decirles que el punto de contacto ha cambiado.

Como alguien que perdió a su compañero de vida (lo cual es horrible, pero muchos considerarían que perder a un hijo es peor), puedo decirles que incluso cuando ella regrese, pueden pasar meses antes de que recupere por completo su nivel habitual de rendimiento. Espere que muestre signos de dolor durante al menos un año.

@HLGEM ¿Le informaría a los clientes externos sobre el alcance de la tragedia, o simplemente que sufrieron una pérdida?

Dependería de lo que la persona quisiera y qué tan cerca trabaja con los clientes externos. A veces, solo dices que tuvieron una emergencia personal. Cuando Karl murió, a la mayoría de mis clientes externos les dijeron que estaba de baja por duelo y que los plazos se verían afectados. Uno me preguntó si podía entrar y hacer solo esto y nuestro gerente de cuenta (a quien siempre estaré agradecido) dijo: "¿Qué parte de la licencia por duelo no obtuvo?".

Lamento informarle que el hijo de [empleado] falleció inesperadamente durante el fin de semana.

La información sobre las condolencias estará disponible más adelante.

Como [empleado] tomará una licencia por duelo hasta nuevo aviso, sea sensible y no se comunique con [empleado] por ningún problema relacionado con el trabajo. [Otro empleado] responderá todas las preguntas relacionadas con [los proyectos y deberes del empleado] y se realizarán asignaciones adicionales para que [empleado] no tenga una carga en este momento.

Esto logra varias cosas:

1. Establece límites. La mayoría de la gente sabe que no debe mencionar el trabajo con alguien que está de duelo, pero, desafortunadamente, algunos no lo hacen o pueden creer que su problema exige su atención. Deje en claro que no deben molestar al empleado, y puede hacer que su enlace lo haga si es necesario, si el empleado ha decidido comenzar a responder tales preguntas.
2. Informa a los empleados que la empresa proporcionará información sobre condolencias/arreglos funerarios, etc. más adelante para que las personas no comiencen a hacer preguntas al respecto ahora o envíen sus condolencias como respuestas a este correo electrónico, posiblemente a una gran lista de correo.
3. No analiza los detalles (de hecho, es posible que desee ceñirse a "pariente cercano/miembro de la familia" en lugar de especificar). Estos correos electrónicos pueden verse más allá de lo necesario, por lo que solo se debe comunicar la información necesaria para preservar la privacidad. Los que están cerca del empleado se enterarán por otros canales, los que no lo están no necesitan saber.
4. Proporciona un único punto de contacto que a partir de ese momento podrá dirigir a otros. Desea que las personas dejen de llamar a los empleados de inmediato, y la forma más rápida no es hacer todas las asignaciones, sino hacer una asignación que luego pueda redirigir a otras a medida que se realizan las asignaciones reales.
5. Informa a las personas que se realizarán otras asignaciones, esta es una situación indeterminada y se puede esperar que asuman parte de la carga adicional.

Estas cosas no son fáciles de escribir. El tono generalmente dependerá de la naturaleza de las relaciones entre usted, su equipo y la persona que se perdió o sufrió una pérdida. También importará cuán unida esté la oficina. Afortunadamente, para un correo de anuncio inicial como este, está bien seguir una fórmula genérica y ser breve.

Hay un guión general a seguir para estas cosas:

• expresar arrepentimiento,
• comunique solo los detalles que el empleado o su familia le han pedido que comunique
• proporcionar información sobre cualquier servicio funerario que se haya planificado también y
  • mencionar si los empleados pueden asistir al servicio en el horario de la empresa si es durante un día laboral, lo que sería una gran amabilidad
• si es necesario, informe a las personas sobre cómo se cubrirá el trabajo del empleado en el plazo inmediato

En la mayoría de los casos, no debe hacer esto último en este correo electrónico. Saltar de un anuncio tan pesado directamente a algo como " Jack se hará cargo de los Proyectos X e Y, Jill brindará apoyo para el próximo Evento A y me pueden dirigir otras preguntas " puede correr el riesgo de parecer insensible. En su lugar, haría algún tipo de mención sobre cómo usted/la gerencia buscará cómo proporcionar cobertura para esta persona y que dichos arreglos se comunicarán más adelante. Mencione que cualquier persona que tenga inquietudes o preguntas puede comunicarse con usted.

Después de ese guion básico, puede entrar en más detalles o expresar palabras de duelo adicionales, pero no son necesarias y, por lo general, pero no siempre, se reservan para cuando un empleado muere y no para un empleado que sufre una pérdida personal. Pero esto depende mucho de la cultura y cualquiera que se enfrente a esta situación simplemente tendrá que ejercer su juicio personal sobre lo que es apropiado o necesario.

Si tiene una oficina muy unida que trabaja desde una sola ubicación, podría decirse que es mejor convocar una reunión para anunciar esta noticia en lugar de hacerlo por correo. Pero tendrá que enviar los detalles del servicio por correo de cualquier manera.

No intente inyectar emoción en el correo electrónico. Solo sea sensible a la privacidad de las familias y transmita los datos suficientes para proporcionar a la empresa la información que necesitarán para seguir adelante. No se requieren ni son útiles los detalles más allá de por qué los proporcionó aquí.

Recuerde que el miembro de su equipo regresará de su licencia por duelo y eventualmente leerá el memorándum. Así que manéjalo profesionalmente, pero no digas nada más que lo estrictamente necesario. No le dé ninguna directiva sobre cómo manejar su ausencia en el correo electrónico. Deje que los equipos se encarguen de eso y trate de salir adelante mientras ella lidia con la pérdida de su hijo.

Recuerde, usted trabaja con profesionales y confía en ellos para manejar la ausencia tal como lo harían si ella estuviera enferma. La gente en general es muy buena para tomar el relevo cuando un compañero de trabajo cercano sufre una tragedia.

Todas las demás respuestas tenían buenos puntos, pero parecían demasiado impersonales. Inyectemos algo de humanidad en el correo.

Comparte esto con ellos y ella:

Estoy un poco perdido en este momento... La mayoría de nosotros nos conocemos desde hace casi una década, y no veo una buena manera de comunicárselo, pero el hijo de [empleado X], [insertar el nombre del difunto hijo], acaba de morir. Es mi deseo que, como el equipo unido que hemos llegado a ser, que en esta hora de extrema angustia, podamos apoyar a nuestro colega [X].

Luego siga todas las demás respuestas a su pregunta.