¿Cómo solicitar correctamente un servidor de informes? [cerrado]

Esto NO es simplemente un problema de "dólares y centavos".

Creo que las otras respuestas justifican muy bien el gasto de un servidor en función de la cantidad de tiempo que ahorraría y el ROI. Esto es perfectamente lógico, pero hay otra cosa que necesita primero: alguna forma de "aprobación" de los usuarios.

Lo que quiero decir es que está proponiendo un cambio de una herramienta (en este caso, Excel) a otra herramienta (un sistema de informes) que es bastante diferente en lo que puede hacer.

Antes de lanzarse a comprar un servidor dedicado, deberá convencer a los usuarios finales de que su nuevo sistema cumplirá con sus requisitos y valdrá la pena el esfuerzo necesario para cambiarlo. Es posible que no sepa qué están haciendo los usuarios con sus hojas de cálculo en este momento y cambiar a algo diferente podría interrumpir un flujo de trabajo al que se han acostumbrado (por ejemplo, es posible que hayan invertido mucho tiempo en escribir macros, tablas dinámicas, o quién sabe qué más basado en sus hojas de cálculo). Este es un cambio que realmente debe manejarse con cuidado, o es posible que enfrente mucha más resistencia que el simple obstáculo de poner en marcha un servidor.

El problema central aquí antes de la financiación es cómo abordar el ciclo de vida de adopción de tecnología . En la práctica, una forma de hacerlo es la siguiente:

• Encuentre un número muy pequeño de "usuarios alfa" que estén abiertos a probar un nuevo sistema de informes como un "programa piloto". Implemente el sistema de informes utilizando sus comentarios para brindarles algo que funcione para sus necesidades. Utilice este éxito como base para futuros diálogos sobre cómo funcionaría el sistema y qué problemas resuelve. Por supuesto, puede simplemente colocar el servidor SSRS en una máquina no dedicada (o lo que funcione en su entorno).

• Si el programa piloto tiene éxito, puede incorporar el sistema a los usuarios regulares. En este punto, se aplicarán los argumentos de ROI que dieron las otras respuestas, y puede hacer una justificación de "dólares y centavos" para el nuevo sistema de informes. No todos los usuarios estarán de acuerdo, y es probable que deba admitir algunos informes "heredados".

• Los rezagados restantes pueden ser abordados individualmente durante un período de tiempo más largo con una suave presión por parte de su gerencia.

La respuesta simple es que tienes que justificar el gasto. Si hay un caso de uso comercial en el que ahorrará dinero al mejorar su productividad, entonces puede venderlo y obtener la aprobación.

El primer paso es recopilar todo el tiempo que dedicas a realizar estos informes. El siguiente es identificar cuánto cuesta eso y qué no estás haciendo porque compilas los informes. Lo que sigue es un ejemplo rápido de lo que sería de gran ayuda para obtener la aprobación.

Digamos, por ejemplo, que dedica 10 horas a la semana a compilar informes junto con sus otras funciones. Digamos también que su costo completo es de $ 100 por hora (una buena estimación aproximada para un trabajador de conocimientos de TI). Eso es $ 1000 por semana que están gastando para que usted compile informes. También es el 25% de su semana laboral que podría estar gastando en otras cosas para el negocio. Pongamos las otras cosas con un costo de oportunidad de $ 500 (el costo de no hacer las cosas) (su número puede variar).

Un nuevo servidor costará entre $ 5k y $ 25K dependiendo del software y demás, pero tomemos el lado más pequeño y optemos por $ 7.5K para el nuevo servidor. Para tener el nuevo servidor, deberá ahorrar 10 horas por semana durante 5 semanas para recuperar el costo del servidor (un ROI de 5 semanas en el propio hardware). También hay más beneficios, los usuarios comerciales no tienen que esperar a que usted compile los informes. Digamos que hay 10 usuarios que esperan 1 hora cada semana para que compiles tus informes. Agregue su tiempo también, ya que simplemente pueden iniciar sesión en el servidor y obtener su informe.

Cuando comienza a anotar números, la decisión comercial se vuelve clara. Si el rendimiento es mayor que el costo, tiene sentido que la empresa tome la decisión de comprar algo. Si después de calcular los costos tiene sentido que sigas haciendo los informes, eso es lo que dicen los números.

El equipo de administración está interesado en dólares y centavos, así que dáselos. Muéstreles los dólares y el sentido de una nueva configuración (lo siento, no pude evitarlo). Asóciese con alguien que pueda crear un análisis de costo-beneficio con respecto a sus necesidades.

1. Averigüe cuánto le cuesta ahora a la organización el proceso actual, tanto cuantitativa como cualitativamente. (Horas de mano de obra, dólares de mano de obra, organización de la estructura de archivos para encontrar informes, etc.)

2. Averigüe cuánto le costará a la organización su nueva configuración (hardware, software, su tiempo en la creación de informes y la configuración del nuevo servidor de informes)

3. Calcule cuánto tiempo llevará pagar la nueva configuración. (Al ahorrar $X por día, semana, mes, esto se amortizará en Y semanas, meses, años).

Cuantos más detalles incluya en su análisis, mejor.