¿Cómo responder a tu jefe cuando te pregunta por qué tardaste tanto en terminar un proyecto?

Primero, debes darte cuenta de que cuando tu jefe te pregunta esto, ya tienes un problema . Estás en un hoyo ahora y es importante hacer lo correcto para salir de él.

Antes, cuando las cosas comenzaron a salirse de su plan y su horario, necesitaba informar a su jefe, cosas como "Todavía no tengo xyz de abc, así que ahora vamos a llegar tarde con def" o "los informes se han demorado". mucho más de lo que esperaba, por lo que tengo dos semanas de retraso y no creo que pueda recuperarlo mientras hago el resto del proyecto, por lo que terminará con dos semanas de retraso". O tal vez cuando su jefe le pidió que realizara una tarea adicional, podría haber respondido "Puedo hacer eso, pero retrasará mi trabajo en ghi por lo menos una semana". Los jefes no siempre realizan un seguimiento de todas las partes móviles y pueden suponer que aceptar el trabajo significa que tiene tiempo para ello en su carga de trabajo actual.

Espero que hayas tomado buenas notas y sepas cuáles fueron los problemas. Como su jefe, me interesaría saber qué debemos hacer para evitar esto la próxima vez. ¿Es que tomó más horas de trabajo para completar la tarea de lo que pensé que tomaría? ¿Es que otras personas te bloquearon o retrasaron, por lo que tomó más tiempo transcurrido? ¿Es que tienes muchas cosas que hacer, por lo que no pudiste dedicarle tiempo a este proyecto? ¿Es que simplemente no trabajas lo suficientemente duro? Sin lloriquear ni poner excusas, debe demostrar claramente lo que sucedió. Preste atención a hechos medibles como:

• las estimaciones originales, las pautas o los plazos que le dieron para cada tarea. Tanto el esfuerzo (por ejemplo, 40 horas) como el tiempo transcurrido (por ejemplo, dos semanas si dedicas la mitad de tu tiempo).
• el esfuerzo real y el tiempo transcurrido que pasó
• cualquier retraso en el que no pudiste trabajar en él en absoluto, o lo suficiente, y por qué
• cualquier reelaboración o momentos en los que dedicó más esfuerzo del que había planeado, y por qué
• cualquier informe que le haya hecho a su jefe sobre retrasos, esfuerzo adicional u otro trabajo que le impida llegar a este trabajo

Probablemente sería útil si también tuviera un plan de lo que hará en el futuro para evitar esto, como informar los retrasos causados ​​​​por otros más rápidamente, no planear dedicar 8 horas al día a un proyecto cuando sabe que tendrá apoyo. deberes mientras haces el proyecto, te capacitas en algo en lo que eres lento, etc. Si parte de ese plan ya se ha puesto en marcha, mejor aún.

Responde con hechos. Enumere lo que le asignó y las prioridades que se le dieron a esas tareas, enumere cuánto tiempo tomó cada una y (tan exactamente como sea posible) por qué tomó tanto tiempo (recuerde incluir el tiempo perdido en cosas como reuniones obligatorias), y pregúntele si él puede ofrecer sugerencias que podrían acelerarlo la próxima vez, o cómo se pueden establecer/reconocer/comunicar mejor las prioridades la próxima vez, o si hay una mejor manera de estimar cuánto tiempo llevará completar un grupo de tareas.

Es su trabajo empujarte a mejorar, pero también es su trabajo guiarte hacia la mejora.

Si se toma el tiempo de elaborar una respuesta razonable, por lo general no tiene que tener miedo de esta pregunta.

ADICIÓN TARDÍA:

Si continúa sobrecargado y espera que vuelva a ser un problema, un patrón útil es "Claro, puedo encargarme de eso, pero como ya estoy al máximo de mi capacidad, algo más tendrá que deslizarse para hacer espacio. ¿Cuál es su prioridad relativa a...?" No lo invoque cuando no lo necesite, pero tampoco prometa más de lo que cree que puede lograr.

Enumere los problemas y desafíos con los que se encontró mientras completaba el proyecto, qué hizo para resolverlos, por qué el proceso de resolución tomó tiempo, por ejemplo, tuvo que elaborar una respuesta desde cero y tuvo que probar para validarla y, por supuesto, usted tuvo que averiguar cómo diseñar las pruebas. Puede concluir que algunos de los problemas y desafíos (enumérelos) fueron únicos, es decir, sabe lo que tiene que hacer la próxima vez y que otros seguramente se repetirán (enumérelos).

Sea clínico, desapasionado y minucioso: así es como comunica que es competente. No pongas excusas, si la cagaste en alguna parte, dilo. Es mejor dañar la alta percepción que tu jefe tiene de ti que perder tu credibilidad con el jefe. Quieres llegar al punto en que si hubiera un FUBAR y tú no tuvieras nada que ver con eso, él tomaría tu palabra sin un murmullo.

La próxima vez:

Lleve un registro de cuánto tiempo están tomando sus proyectos. Si uno o más de sus proyectos se atrasa, notifique a su jefe de inmediato y dígale cuál es el desafío: el jefe tiene recursos para respaldarlo que usted no tiene, y puede tomar decisiones que usted no puede tomar, por ejemplo. posponer el proyecto, ponerlo en una prioridad más baja o poner otros proyectos en una prioridad más baja para que pueda completar este proyecto a tiempo, o extender la fecha límite de su proyecto. Sospecho que no pudo mantener abiertas las líneas de comunicación con su jefe con respecto a su progreso en sus proyectos y es por eso que ahora está pidiendo una contabilidad.

No veo por qué diferentes proyectos que toman diferentes tiempos para terminar serían sorprendentes para su jefe. No son, por definición, lo mismo. Si algunos tardaron más de lo planeado, ese es un problema diferente.

De cualquier manera, ceñirse a los hechos. Por lo que está diciendo (por cierto, es posible que desee editar y agregar algunos detalles más para que podamos responderle mejor) no hay razón para suponer que su jefe está preguntando de una manera "hostil" (como "bien, entonces, ¿dónde ¿Estás jodido?"). Tal vez solo quiera saber qué sucedió para poder planificar las cosas con mayor precisión la próxima vez y/o dividir las tareas de una manera más eficiente.