Acabo de empezar a trabajar en una oficina virtual. Estoy descubriendo que la comunicación es más difícil ya que las personas tienen diferentes horarios, pero no estás seguro de cuándo están, si están en línea, si están disponibles, etc. ¿Cómo puedo tener una buena comunicación con mis compañeros de trabajo? cuando todos somos virtuales?
Para ayudar en las comunicaciones, debe asegurarse de que todos inicien sesión en algún sistema de mensajería (por ejemplo, Skype) tan pronto como estén "en el trabajo" y solo debe haber un sistema que todos usen. De esta manera, puede ver rápidamente quién está disponible y quién no. Si puede, trate de mantener un horario regular para que todos sepan que estará disponible a la misma hora todos los días.
Las videollamadas a través de cámaras web también podrían ayudar aquí.
Tener un calendario compartido que marque las vacaciones y los viajes de negocios también ayudará en los momentos en los que tenga que romper su agenda. Darse muchas advertencias sobre las citas, etc., que significan comienzos tardíos o salidas anticipadas también ayudará.
Si no está demasiado disperso geográficamente, organice reuniones físicas periódicas. Deben ser tanto reuniones de negocios en el horario de trabajo como reuniones sociales fuera del horario de trabajo. Estos le ayudarán a "vincularse" con sus compañeros de trabajo.
Dependiendo de cuánta influencia tenga en la empresa, vale la pena sugerir que todos redacten un acuerdo entre ustedes sobre cómo se debe administrar la comunicación.
En todas las empresas en las que he trabajado virtualmente, la política siempre ha sido que, si no está en una oficina, aún debe comportarse como si lo estuviera, es decir, durante las horas de trabajo debe estar disponible de cualquier forma, por ejemplo, mensajería instantánea, Skype, correo electrónico, teléfono, etc. Si puede aceptar esta política, entonces puede estar seguro de que no hay barreras para que se comunique con sus colegas.
Y, como ChrisF señala, un horario compartido es una parte importante de esto y también las reuniones de negocios cara a cara regulares y las reuniones sociales.
Aunque no trabajo virtualmente, los lugares en los que he trabajado que permiten a las personas tener días de oficina virtuales han tendido a tener algunas pautas para ayudar a reducir los problemas de comunicación causados por personas que se encuentran en diferentes lugares.
El primero es horas consistentes. El concepto de "horas centrales" existe en la oficina y también se aplica a las personas que trabajan de forma remota. Estas son las horas en las que se espera que estén disponibles a través de la red de mensajería instantánea corporativa, el correo electrónico y el teléfono. Se espera que todos los miembros del equipo trabajen durante estas horas, con la excepción de las vacaciones o el tiempo de enfermedad. Las horas centrales son, en mi experiencia, alrededor de 5 a 6 horas del día, con las otras 2 a 3 horas a su conveniencia.
El siguiente sería mantener a todos al tanto de sus horas. En la oficina, las personas tienden a tener un letrero en su cubículo o en la puerta de la oficina que indica su horario. Tiene su dirección de correo electrónico preferida, número de teléfono y un punto de contacto en el sitio (generalmente su supervisor). Si se están tomando algún tiempo libre o no estarán disponibles, se indica en esto. El uso de sistemas de calendario compartido también ayuda, ya que las personas pueden indicar las horas en las que tienen reuniones (reales o virtuales), horas de vacaciones o tienen horarios asignados para trabajar que requieren interrupciones mínimas.
Finalmente, las personas solo tienden a trabajar virtualmente unos pocos días a la semana. Puede ser útil elegir un solo día en el que todos trabajen en la oficina para atender las cosas que no se pueden hacer de forma remota. También proporciona un buen vínculo social para el equipo, así que considere un almuerzo de equipo (incluso si es en la cafetería) en estos días para tratar de asegurarse de que todos trabajen bien juntos.
Puede usar esto para mantenerse en contacto con el personal y los clientes. Puedes hacer llamadas y conferencias sin costo.
Comparta sus archivos con el personal o entre su computadora portátil y su computadora de escritorio.
Documentos de Google / Calendario de Google
Compartir y actualizar documentos. Comparte y actualiza calendarios.
Lo uso porque es más barato que alquilar un espacio de oficina y no creo que el apartado de correos parezca profesional, ni la dirección de una casa.
¡Justo lo que uso para ayudar con las operaciones y la organización del trabajo virtual! Espero que sea de alguna ayuda.
ovejita
jcmeloni
voretaq7