¿Cómo puedo dar retroalimentación sin lastimar a la otra persona?

El problema con "muy difícil trabajar con él" no es que sea insultante, es que no da forma de que el receptor de esa información mejore. Si realmente quiere ayudar a esta persona a mejorar, debe decir qué tiene esta persona que hace que sea tan difícil trabajar con ella, por qué esto hace que su trabajo sea más difícil y cómo necesita cambiar para mejorar las cosas. Por ejemplo:

Joe Tardy suele llegar tarde de cinco a diez minutos al comienzo de su turno. Esto significa que el resto del equipo tiene que cubrir su carga de trabajo y ha provocado un mayor estrés en el equipo. Sería muy bueno si pudiera trabajar en llegar 15 minutos antes para que no tuviéramos que lidiar con esto.

Si hay una multitud de razones por las que le resulta difícil trabajar con esta persona, trate de desglosarlas en las tres principales que tienen el efecto más significativo en su trabajo; de esa manera, la gerencia / el destinatario puede saber lo que va a hacer. una diferencia en la que trabajar, en lugar de arreglar los pequeños problemas cuando los grandes persisten.

La clave para recordar aquí es que estás criticando el acto, no al actor .

Sí, Joe puede hacer cosas que hacen que sea difícil trabajar con él, pero debes concentrarte en lo que hace Joe y cómo te afecta a ti, no en Joe mismo. Porque no es Joe el problema, ¿verdad? Si Bob o Amy hicieran esas cosas, los comportamientos seguirían siendo un problema. Así que concéntrate en el comportamiento. Señale cómo está perjudicando su capacidad para hacer su trabajo y tal vez ofrezca algunas ideas sobre cómo manejar mejor las cosas.

Incluso antes de comenzar, tómese un minuto para reflexionar sobre sus propias fallas como ser humano. Entiende que eres imperfecto. Sin embargo, a pesar de tus propios problemas (muchos de los cuales pueden causar una profunda angustia a los demás), mereces la decencia y el respeto humano. Tenga esto en cuenta cuando proporcione comentarios y comunique sus propias debilidades fácilmente para ayudar a la otra parte a comprender que todos tienen problemas en los que trabajar.

Luego comience con comentarios positivos. Concéntrate en las cosas por las que estás agradecido en la otra persona. Demuestra tu respeto y deferencia por las cosas en las que son buenos. Nunca he conocido a un ser humano que no pueda encontrar algo que me impresione.

A continuación, intente centrar su crítica en los artefactos del trabajo, no en el individuo. Y sea muy específico y procesable. Y nuevamente con humildad: "Ese correo electrónico que le enviaste al cliente la semana pasada me pareció que no comunicaba el problema de manera efectiva. Puede que no entienda el problema". Luego, después de hablar, podría sugerir algunos cursos de acción: "Quizás le ayudaría que alguien corrigiera su escritura. ¿O lo asesoraría?"

Cuando necesite ser un poco más personal, concéntrese en los detalles y evite las generalizaciones que queman puentes. Di "cuando escribes correos electrónicos, a veces no te tomas el tiempo de corregirlos". O "cuando entrevistas a la gente, me parece que no estás prestando atención a lo que dicen". No digas "estás distraído". Definitivamente no digas "eres un idiota distraído al que le encanta escuchar el sonido de su propia voz".

Si sientes que esta persona te ha hecho daño, no te escondas. En su lugar, llámalo explícitamente. Sin embargo, use el lenguaje "yo" y no el lenguaje acusatorio "usted". "Con ese correo electrónico al cliente, me sentí desanimado porque a menudo debo llamarlos para aclarar la situación". Esto hace que sus emociones sean el centro de atención, no las acciones de la otra persona. Las relaciones son una calle de doble sentido. Tanto su acción como tu respuesta emocional podrían ser parte del problema. Una vez más, mezcle humildad: "tal vez no haya forma de comunicar este problema por correo electrónico, y no lo haría mejor. Tal vez podríamos colaborar para encontrar formas de comunicarnos mejor con los clientes".

Por último, nunca cierres las puertas, solo ábrelas. Si le dices a alguien que apesta y que nunca mejorará, será una profecía autocumplida. Si le dices a las personas que tienen un enorme potencial y que quieres ayudarlas, abres puertas para su excelencia y haces crecer tu relación con ellas.

Ya sea que esté dando comentarios positivos o negativos, a nadie le gusta ser juzgado injustamente. (La parte injusta siempre es desde la perspectiva del receptor del feedback). He recibido comentarios positivos y negativos en el pasado, y por lo general no se siente bien.

En su caso, "muy difícil trabajar con" es un juicio y se sentirá injusto cuando lo emita. Y ese sentimiento de injusticia generará resentimiento.

Antes de dar la retroalimentación, debe pensar en las interacciones específicas con esa persona y, específicamente, cómo se sintió con cada una. Compile una lista y desinfecte. Luego acérquese a la persona para la retroalimentación.

Entonces, ¿cuál es una forma útil de dar retroalimentación sin emitir un juicio?

1. Describa su interacción.
2. Describa cómo se sintió acerca de la interacción.
3. Invita a sus comentarios.

Cuando lo haces de esa manera, se trata de lo que observaste al tratar con él y cómo te sentiste al respecto. Sin embargo, si está escuchando, puede hacer inferencias y juzgarse a sí mismo. La mayoría de las personas no se ofenden cuando se juzgan a sí mismas.

Ejemplo:

1. (Describa la situación) - Hola Joe. El turno de nuestro equipo comienza a las 9:00 y la mayoría de las personas están listas para trabajar a las 9:00 en punto. Muy a menudo, tenemos mucho trabajo en la primera media hora. Cuando a menudo llegas 15 minutos tarde, el resto del equipo tiene que cubrir los 15 minutos de trabajo que te perdiste.
2. (Describa el sentimiento) - Cuando el equipo tiene poco personal, se sienten tensos y frustrados porque el trabajo se acumula y se apresura. Muchos también sienten que es injusto que no todos en el equipo contribuyan al ajetreo de la mañana.
3. ¿Tienes alguna idea sobre esto?

En este punto, el compañero de trabajo entiende que su comportamiento claramente descrito es seguido por malos sentimientos entre sus compañeros de equipo. Tal vez incluso pueda empatizar con ellos. En este punto, es probable que se juzgue a sí mismo (quizás incluso como "difícil trabajar con él") y podría ofrecer sugerencias para mitigar la situación. De cualquier manera, esta se convierte en una oportunidad para acordar conjuntamente los pasos para que la situación se pueda corregir.

Por otro lado, aquí hay un ejemplo de mala retroalimentación positiva:

1. Muchos lo intentaron, ¡pero lo solucionaste! ¡Fue un excelente trabajo duro arreglar ese error de software!

¿Por qué no es una buena retroalimentación positiva? Porque juzgaste al receptor de retroalimentación. Es posible que haya corregido ese error sin darse cuenta como parte de la escritura de otro código. O puede que solo haya solucionado parcialmente el error, pero nadie lo sabe. no lo sabes Incluso si la retroalimentación fue positiva, es probable que el juicio todavía se sienta injusto para el receptor.

Puede corregir la entrega de comentarios cambiando la redacción:

1. (Describa lo que vio) - Me di cuenta de que estaba muy concentrado tratando de corregir ese error de software. Otros lo han intentado sin éxito, pero lo solucionaste bastante rápido.
2. (Describa cómo se sintió) - Agradezco su diligente concentración, me sorprendió gratamente que lo arreglara tan rápido, y me alivia y me alegra que el sistema funcione mejor con el error corregido.

No importa lo que sepa el receptor de la retroalimentación sobre el error, su descripción de lo que vio y cómo se sintió no puede ser cuestionada. En ese momento, el receptor puede tomar su descripción y sus sentimientos y juzgarse a sí mismo.

Preocúpate menos por los sentimientos de las personas (si son adultos) y más por transmitir un mensaje.

Es mejor ser honesto con alguien (puede haber alguna incomodidad temporal), que andarse con rodeos con cosas vagas para que tengan que resolverlo por sí mismos. La mayoría de las personas pueden recibir un 'aviso' sincero sin mucho esfuerzo.

Pero solo hazlo si es importante. No se te ocurra una larga lista de defectos menores y los intimides con ella. Pero no hay nada de malo en señalar los más importantes.

"Amigo, debes ordenar tus prioridades. No puedo esperar a XXXX para siempre. Es muy frustrante y continúa".

Señale cómo sus acciones perjudican a la empresa y obstaculizan su productividad. Daré un ejemplo: "Tenemos una auditoría importante próximamente". "Agradezco el cuidado y la precisión de su trabajo. Sin embargo, nosotros, como equipo, debemos priorizar el orden de nuestro trabajo para no obtener un hallazgo desfavorable. Remediar un hallazgo nos costará aproximadamente X horas".

No haga una diatriba general sobre su comportamiento que no sea procesable. Di muy explícitamente qué comportamientos exactos te hacen sentir incómodo y por qué. Entiendo que no quieras hacer esto personal, pero si otro colega está afectando mi capacidad de trabajo, puedes apostar a que seré claro para garantizar que no haya malentendidos.

De esta manera, puede ver la mayor consecuencia de sus acciones.

Suponga que cualquier cosa que escriba se podrá rastrear hasta usted porque, a pesar de los mejores esfuerzos para ocultar la fuente, la persona que recibe la crítica seguramente descubrirá de dónde provienen los comentarios específicos. Lo tendrán en su contra, incluso si tuvo buenas intenciones al señalar en qué se debe "trabajar".

Por lo tanto, si es "amigable" con el colega, es mejor no mencionar nada negativo en la revisión. Si no está tan impresionado con su trabajo pero quiere mantener su situación "amistosa", entonces simplemente no escriba una crítica entusiasta. No hay necesidad de ningún negativo.

Si realmente desea ayudar a la persona, dé sugerencias sobre cómo la persona puede mejorar cara a cara, no a través de canales formales. De cualquier manera, sus comentarios se remontarán a usted y escribir comentarios negativos terminará cara a cara de todos modos. Su deseo de ser "útil" se verá mucho más sincero si maneja la situación cara a cara en lugar de retroceder a través del proceso de revisión.