¿Cómo convencer a la empresa de que no se exceda con la firma de correo electrónico?

Estos me recuerdan a las firmas del foro de antaño...

De todos modos, en su ejemplo, muestra "CTO" como el remitente: como nuevo empleado, tendrá una influencia mínima directamente, a menos que usted mismo sea un ejecutivo de nivel C. Una sabia percepción.

Lo que haría es hacer preguntas más indirectas como:

• "¿Crees que podríamos agregar más espacio o un divisor entre la firma y tu nombre? Es difícil analizar rápidamente el contenido del correo electrónico con una firma tan grande, pero con más espacio entre el correo electrónico y/o un divisor más claro". ayudaría."
• "¿Crees que podríamos hacer las imágenes de nuestras firmas más pequeñas? Es difícil para las personas verlas todas a la vez; si fueran más pequeñas, podríamos ponerlas en la misma línea. Esto probablemente ayudaría a otras personas a ver nuestras calificaciones de manera más confiable". "

Su objetivo no es saltar al "espera, hacemos qué con nuestras firmas", sino hacer preguntas capciosas. Se siente menos acusatorio y con firmas como esa, estoy seguro de que la gente de nivel C al menos ha pensado en lo ridículos que son.

Haga que el CTO y otras personas reconozcan lo locos que están haciendo preguntas relacionadas, pero no directas, al respecto.

Creo que usted, como nuevo empleado, solo tiene una opción.

¡Lleva esta ridiculez al siguiente nivel!

Asegúrese de ir a un sitio web que le dará "cinta/certificado" por tomar un pequeño aprendizaje electrónico al menos una vez a la semana y siga agregando estos, por supuesto, en orientación vertical a su firma.

Solo viéndolo bien exagerado la gerencia entrará en razón. También asegúrese de agregar su firma a las respuestas también. Esto se puede activar fácilmente en Outlook.

Y para poner una guinda, y esto no podría usarse en todas las situaciones, pero soy bastante afable y bromista. Definitivamente incluiría logros lejanos en mi firma.

• Subcampeón del concurso de ortografía de 4.º grado de la escuela primaria Kirkland
• 3er lugar en la carrera de sacos de papas de Townstead
• Puede escribir en dos teclados a la vez
• Votado con más probabilidades de ser detenido por la policía (último año de secundaria)

Gustavo en los comentarios menciona GIF llamativos. Puede tomar sus animaciones actuales y hacerlas parpadear o convertirlas en dibujos animados flash de la vieja escuela. Personalmente, el más desagradable podría ser el efecto de acercar y alejar. No solo puede transmitir su punto de vista, sino que también puede mostrar sus habilidades de diseño. (Tenga en cuenta que un CTO de genio malvado podría ver el suyo y entender su punto, pero luego le pedirá que actualice el suyo con los gifs animados y el flash).

Como es un nuevo empleado y, a menos que haya sido contratado en un puesto de marketing/marca, en realidad no estará calificado para sugerir cambios ni tendrá el capital político para impulsarlos. Esa firma va más allá de lo razonable que no creo que tengas mucha suerte haciendo campaña abiertamente por el cambio.

El único curso de acción razonable y seguro que puede tomar en su situación es predicar con el ejemplo . Convierta todo ese lío de pancartas en una sola pancarta de tamaño modesto. Encuentre las versiones más pequeñas de esos logotipos (es decir, los que en realidad están destinados a incluirse en un correo electrónico) y conviértalos en una única imagen de banner que no tenga más de unas pocas líneas de altura.

Siempre que alguien note o comente tu firma, explícale que prefieres una apariencia más sutil y limpia para tu firma. Con un poco de suerte, esto ascenderá en la cadena de gestión y, si quedan gerentes razonables, tendrán un diseño alternativo que pueden usar para convencer al maníaco que estandarizó esto.

Mi primer instinto cuando leí esta pregunta fue verificar si había una forma de leer los correos electrónicos de un grupo específico de usuarios en formato de texto sin formato. Miré a mi alrededor por un momento y, como era de esperar, no tardé mucho en descubrir que otras personas se habían enfrentado a este problema antes.

Esta respuesta sobre superusuario , por ejemplo, sugiere configurar una regla de Outlook para mover correos con demasiada basura a la carpeta de correo no deseado con el nombre adecuado y leer los correos en esa carpeta en modo de texto sin formato.

Naturalmente, eso no resuelve el problema en su origen, pero teniendo en cuenta cómo funciona Office Politics normalmente, es probable que no tenga muchas posibilidades de éxito de todos modos.

Probablemente sería más seguro y efectivo si pudieras demostrar que esta firma de correo electrónico verdaderamente horrible que creen que resalta lo impresionantes que son en realidad los hace parecer completamente poco profesionales y aficionados. Puntos de bonificación si puede relacionarlo con lo único que realmente importa para una corporación (dinero) y llegar a la mesa con algo mejor.

No puedo imaginar que sea difícil para usted obtener comentarios de sus amigos y colegas sobre el tema, ni sería demasiado difícil rediseñarlo para que las peores partes (la imagen de socio de aplicaciones de Microsoft de gran tamaño y el 2015 imagen finalista del socio del año) se eliminan/cambian a URL simples, o se ajustan y colocan de manera más adecuada, en lugar del estilo de un preadolescente que descubrió cómo hacer una página de MySpace en 2003.

"Mire, recibo muchos comentarios negativos sobre nuestra firma de correo electrónico de clientes/clientes potenciales, y creo que nos está costando dinero... por ejemplo, [brinde algunos ejemplos documentados]".

Para ayudarlo a comenzar, algunos comentarios de algunos profesionales de TI sobre la firma de su empresa:

La empresa para la que trabajo actualmente tiene un logotipo corporativo de ~ 4 KB en su firma de correo electrónico. Solía ​​adjuntarse directamente al correo electrónico, hasta que recibimos una sola queja de un cliente de que estaba obstruyendo su sistema de emisión de boletos. Me encargaron transformarlo en un enlace que se puede cargar/recuperar, en lugar de un archivo adjunto directo... es difícil presentar un mejor caso para el cambio que las quejas de un cliente. (Personalmente, me resulta difícil imaginar que los clientes/clientes y los clientes/clientes potenciales no se rían y se quejen de esta firma de correo electrónico, por lo que creo que podría recopilar comentarios de las personas que le importan). su negocio de forma pasiva y con el mínimo esfuerzo).

No vamos a poder ayudarlo a navegar por la jerarquía corporativa, debe tomar algunas decisiones usted mismo. Pero si quieres hacer esto, tendrás que hacer algo como:

• Determine si hay un estándar o si es una cuestión de cultura.
• Si se trata de un estándar, averigüe quién los puso allí, qué están tratando de lograr y cómo creen que lo hacen los carteles.
• Si se trata de una cuestión cultural, haga los cambios usted mismo y hable con las personas con las que trabaja de cerca al respecto. Lo más probable es que obtenga clientes potenciales como 'X envió esta ronda pidiendo que fuera allí', en cuyo caso hable con X. Esté preparado: si las personas más cercanas al cliente que mejor pueden juzgar el valor comercial de estos (marketing, ventas, etc.) ámalos, podrías estar luchando por una causa perdida.
• Explique los daños potenciales (p. ej., riesgo de que los correos electrónicos terminen en filtros de spam; conversación difícil de seguir; los clientes pueden verlo como poco profesional; costos de ancho de banda y almacenamiento).
• Pregunte si los mismos objetivos se pueden lograr de alguna otra manera. (por ejemplo, si es realmente importante, combínelos en una sola imagen, de fuente central, diseñada profesionalmente, optimizada para correo electrónico y actualizada periódicamente).

Existe amplia evidencia en varios estudios y artículos que demuestran que las firmas de correo electrónico como las de su empresa son contraproducentes. Busqué en Google "Cuándo duelen las firmas de correo electrónico" y encontré un montón de buenos artículos.

No repetiré el consejo de otros sobre transmitir el mensaje, excepto para decir que, como nuevo empleado, es posible que tenga un poco más de libertad que otros para abordar el tema. "Cuando recibí un correo electrónico nuestro por primera vez cuando estaba en el proceso de contratación, noté la firma y pensé que parecía extraño. Desde entonces, he buscado un poco y me pregunto si estamos haciendo más daño que ayudando. Pensé en esto, pero es algo que quizás no hayamos considerado".

O encuentra una manera de demostrarles que te importan y señalarles otras respuestas aquí :-)

Depende de dónde estés. Aquí en Alemania, un correo electrónico es un documento oficial, por lo que el pie de página contiene:

Mi nombre, cargo y departamento, la dirección postal, varios números de teléfono y sitio web.

Luego un logo de bebé

Luego contiene el material oficial; el domicilio social, el tribunal de distrito, los directores gerentes, etc. Esta parte es obligatoria por ley y no es negociable.

Luego una nota sobre la confidencialidad.

Por otro lado, no tenemos ningún encabezado en absoluto. Podría persuadirlos para que prescindan de la parte opulenta de la parte superior. Puedes ver todo eso en Outlook o lo que sea de todos modos.

No hay forma de que los gerentes que tienen que leer más de 20 correos electrónicos al día estén revisando todas esas firmas para ver el contenido. Debe haber algo diferente en la forma en que leen los correos electrónicos: tal vez no ven conversaciones encadenadas (por lo que nunca necesitan desplazarse más allá de la firma), o su cliente de correo electrónico oculta las firmas.

Tal vez deberías mostrarles cómo se ve en tu pantalla. Puede que les sorprenda.