Archivar correo electrónico de trabajo en dispositivos personales [cerrado]

Me di cuenta de que hay varias razones por las que me gustaría conservar el acceso a la correspondencia de correo electrónico de mi trabajo:

  • En caso de que me despidan o me vaya en condiciones menos que buenas. Tener acceso a las conversaciones por correo electrónico sería muy importante para demostrar lo que he hecho/no he hecho/dicho. Desafortunadamente, también es imposible prever qué conversación, entre todas, podría ser importante para este propósito.
  • Cierta documentación burocrática (por ejemplo, recibos de sueldo, que documentan la cantidad de impuestos que ya se pagaron en mi nombre) podría no haber sido enviada en papel y solo estaría disponible en el correo electrónico de mi trabajo.
  • Contactos de otros (¿anteriores?) empleados: es posible que quiera contactarlos nuevamente en el futuro, pero sin acceso a los detalles, eso podría resultar bastante difícil.

Actualmente estoy dejando mi trabajo actual y, afortunadamente, no veo el número 1 como una razón real para preocuparme en este caso. Pero cuando las cosas van mal, puede suceder de repente y tendría que ceder el acceso a cualquier dispositivo de trabajo en el mismo día.

Además, las empresas pueden tener prácticas bastante diferentes: en una anterior, tener cualquier tipo de material de trabajo en un dispositivo personal era definitivamente un no-no. Pero en el actual, básicamente se espera que tengamos acceso a correo electrónico, chat grupal y otras cosas en nuestros teléfonos personales (no proporcionan un teléfono de trabajo).

Entonces, en este momento ya tengo acceso al correo electrónico del trabajo en un dispositivo personal, pero estoy pensando en archivarlo (es decir, descargarlo con POP, en lugar de sincronizarlo con IMAP). Para poder dejar un trabajo el mismo día con poca antelación, no podría filtrar/seleccionar/copiar los correos electrónicos de otra manera.

Pero incluso cuando tengo algunas semanas disponibles (dado también lo ocupado que ha estado el trabajo últimamente), definitivamente no tengo tiempo para revisar meses/años de correspondencia, para buscar y retener solo las partes interesantes.

Por esta razón, estaba pensando que probablemente debería comenzar a configurar el archivo POP de mi correo electrónico de trabajo y actualizar el archivo cada 1 o 2 semanas.

¿Crees que es completamente inusual? ¿Cómo manejan las personas las mismas preocupaciones?

Me interesan las respuestas con respecto a su experiencia personal, qué tan ético cree que sería y también si debemos tener en cuenta las advertencias sobre cómo se puede ver esto en diferentes países del mundo (estoy trabajando en el Reino Unido) ya que las leyes también son obviamente diferentes.

Si utiliza una copia fuera de línea de su correo electrónico corporativo en cualquier tipo de disputa, también puede correr el riesgo de ser procesado por robar propiedad de la empresa (que es el correo electrónico corporativo...). Tener contenido digital corporativo en tu dispositivo personal no significa que sea tuyo. Lo más probable es que haya firmado un acuerdo con ese fin cuando agregó su dispositivo a la red de correo electrónico. En mi empresa, acepté que mi empresa puede borrar mi iPhone si tienen motivos para creer que los datos están en peligro.
Para agregar a @JoeStrazzere, esto es inusual. casi suena un poco paranoico, como si estuvieras preocupado porque tienes un PIP o si sospechas que quieren despedirte. Hay mejores cosas que hacer con tu tiempo que peinar meticulosamente tus correos electrónicos.
Después de publicar esta pregunta, encontré esta similar: workplace.stackexchange.com/questions/57312/… tiene respuestas menos negativas, pero el ángulo de "propiedad de la empresa" también se reitera allí. @Pete No firmé ningún acuerdo cuando conecté mi dispositivo. Creo que lo mismo se aplica a Slack (probablemente acabo de aprobar un EULA, pero si recuerdo algo que solo advertía sobre cualquier contenido que escribiera accesible para los administradores)
Dicho esto, obviamente estoy reconsiderando la idea de archivar, y solo anotaré los contactos y la documentación oficial que podría necesitar, a partir de los puntos n.º 2 y n.º 3. Creo que prácticamente todos cruzan la calle imprudentemente cuando no hay automóviles cerca, y supuse que, al igual que eso, archivar mis conversaciones por correo electrónico sería una infracción sin víctimas y relativamente benigna. Bueno que tuve este control de la realidad :)
@Kaizerwolf sí, definitivamente estoy paranoico... esa es mi deformación profesional :P parte de la razón para archivar todo es que habría consumido menos tiempo que revisar todos los correos electrónicos
Pensándolo bien, también esperaría que la ley ofreciera cierta protección para los casos de denuncia de irregularidades. No es mi situación, obviamente, pero es académicamente interesante, no obstante.

Respuestas (4)

Recomiendo encarecidamente no mantener el correo electrónico del trabajo en un dispositivo personal. Una cosa es acceder a los servicios en la nube relacionados con el trabajo en un dispositivo personal (utilizo mi teléfono para tener acceso al correo electrónico del trabajo y a Slack en caso de que surja un problema que requiera atención inmediata fuera del horario laboral). Otra cosa es descargar y conservar copias de registros que pueden ser propiedad de su empresa y que pueden contener comunicaciones de propiedad exclusiva o información confidencial.

De los tipos de comunicación que mencionas, el único que podría entender mantener es alguna "documentación burocrática". Sin embargo, mi recomendación sería (si es posible) configurar su correo electrónico personal para recibir notificaciones de salario y otra información de beneficios. Esto es lo que hago: todos los proveedores de beneficios tienen mi dirección de correo electrónico personal como información de contacto.

Mantener la información de contacto de otros empleados también puede estar bien, pero no consideraría esta información de la empresa. Tengo compañeros de trabajo actuales y pasados ​​conectados en LinkedIn, pero también tengo sus números de teléfono y direcciones de correo electrónico de trabajo (ya veces personales) en mi teléfono. Por respeto, consideraría el contexto con el que se le proporcionó la información. Si se le proporcionó para mantenerse en contacto, creo que estaría bien mantenerlo. Sin embargo, si se le proporcionó la información de contacto para llevar a cabo tareas relacionadas con el trabajo o para comunicarse sobre funciones relacionadas con el trabajo, le recomendaría que no la use por motivos personales.

Por supuesto, no puedo hablar con las leyes locales. Pero consultaría las políticas de su empleador con respecto al uso personal de dispositivos y las leyes locales con respecto a la comunicación patentada entre empresas y empleados, ya que puede estar caminando sobre una línea si tiene copias de seguridad en un dispositivo personal, especialmente después de dejar una empresa.

Sí, sería solo para los compañeros de trabajo que me invitaron explícitamente a permanecer en contacto. Obviamente uso Linkedin, pero en algunos casos incluso mis ex compañeros de trabajo me invitaron a agregarlos a Steam, por ejemplo. (No hice eso, pero solo porque los últimos meses han estado bastante ocupados, y no estoy jugando mucho a los videojuegos últimamente, pero me gustaría hacerlo en el futuro)

En la mayoría de las empresas para las que he trabajado (Reino Unido), el correo electrónico corporativo es propiedad de la empresa. Se le permite acceder a él en su dispositivo personal para tareas relacionadas con el trabajo.

Conservar una copia del mismo para sus propios fines puede considerarse un robo.

"puede considerarse robo": eso suena como si estuviera tratando de brindar asesoramiento legal. No es descabellado que las aplicaciones almacenen en caché los correos electrónicos de forma predeterminada , y la línea entre dejar que la aplicación lo haga y hacerlo usted mismo en el mejor de los casos parece borrosa.
@Dukeling: OP planea retener intencionalmente esos datos corporativos. Ese es el contexto al que me refiero.

Consulte la política de uso de la red de su empresa. Guardar correos electrónicos no es diferente a guardar cualquier documento considerado interno de la empresa. No te pertenecen.

Al guardar estos correos electrónicos en un dispositivo personal, te estás llevando algo que no es tuyo. Casi puedo garantizar que su política de uso de la red tocará el servidor de correo electrónico y lo que está permitido. Sé que en mi trabajo me despedirían en el acto si guardara el correo interno en un dispositivo privado. Si esto es algo que realmente desea hacer, revise la política de uso de la red y hable con su gerente al respecto. Si está permitido (que dudo que lo esté) se lo dirán. Si algo de lo que te dicen entra en conflicto con la política de uso de la red, no lo hagas. Es casi seguro que firmó un documento reconociendo la política de uso de la red, por lo que si está bien y la política dice que no, usted seguirá siendo responsable.

La forma más fácil de evitar esto es simplemente no hacerlo. En su lugar, imprima cartas de recomendación en el membrete de la empresa y haga todo lo posible para no irse en malos términos.

Para agregar a esto; en lugar de guardar los correos electrónicos de los empleados con los que quizás desee volver a ponerse en contacto, ¿simplemente escriba esos contactos en alguna parte? No hay razón para guardar correos electrónicos para mantener la información de contacto.
No lo veo mencionado en la política de uso de la red, pero de todos modos no me molestaré en archivar correos electrónicos, ya que se acordó unánimemente que es una mala idea. La pereza de @Kaizerwolf es una razón, por desgracia... no es una buena razón: P

Ten cuidado

Lea la política de su empresa sobre dispositivos personales que contengan propiedad de la empresa, generalmente denominada política BYOD.

Muchas empresas tienen una pequeña cláusula que establece que les otorga el derecho de acceder a cualquier dispositivo que contenga propiedad de la empresa (por ejemplo, su correo electrónico), y por lo general también les da derecho no solo a sus datos, sino también a sus datos personales y datos de terceros. en el dispositivo también. Y esa política puede permitirles conservar el dispositivo hasta que terminen de "revisarlo".

En estos casos, en los que le permiten conservar la propiedad electrónica de la empresa, no se trata de un robo, sino de una invitación abierta a su antigua empresa para que venga y tome lo que quiera, especialmente si usted y ellos no se separan en buenos términos y ellos averigüe que tiene su correo electrónico.

interesante, no había pensado en absoluto en esta posibilidad
Archivar correo electrónico de trabajo en dispositivos personales [cerrado]
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