¿Cómo solicito nuevos equipos para la oficina?

Hasta cierto punto, lo que está preguntando es cuál es la mejor manera de construir un "caso de negocios" convincente para las cosas que está buscando. Para construir un caso convincente, puede ser útil "buscar primero entender, luego ser entendido".

Al construir un caso, las dos cosas principales a enfatizar son:

- estamos en riesgo y esto elimina el riesgo

- esto es una inversión, y entregará recompensas

En mi experiencia, la mayoría de las organizaciones responden más rápidamente al riesgo (miedo) que a la recompensa (codicia), por lo que al construir el caso, este puede ser un mejor argumento. Quizás lo más importante es que las personas tienden a ser muy escépticas con respecto a las mejoras de eficiencia, a menos que les permitan reducir la cantidad de personal o producir una mejora convincente (generalmente un factor x10, o 5%-10%+ de su tiempo de trabajo total en una semana). )

Por lo tanto, sugiero que, cuando sea posible, intente vincular la mejora que busca con la reducción de riesgos, a menos que pueda presentar un caso convincente de ahorro de costos/tiempo.

Los ejemplos pueden ser:

• reducir el riesgo de lesiones de los empleados (tiempo de inactividad, implicaciones legales)
• reducir el riesgo de fuga/rotación de empleados (malas condiciones, equipo)
• reducir el riesgo de mala percepción del cliente/inversionista (hardware anticuado, oficinas desaliñadas)

La segunda cosa a considerar es de dónde viene el dinero.

En la mayoría de las organizaciones hay dos partes para esto: si su jefe tiene el nivel de "aprobación" para aprobar estas cosas directamente y si tiene un presupuesto reservado para este tipo de cosas.

Estos dos problemas son importantes, porque si su jefe carece del control presupuestario directo o de la aprobación, entonces tendrá que ir a otra fuente de dinero disputada en otra parte de la organización (RR. HH., TI o su gerente de línea), lo que generalmente será mucho más trabajo (para su jefe) y requerirá un caso mucho más convincente.

Considere la situación en la que su jefe tiene que presentar el caso de salud y seguridad a otra persona para que ocupe el cargo: un gerente sénior o tal vez RRHH. si toman medidas en su caso, tendrán que tomar medidas en toda la organización. Los costos ya no son de $500, son de $500 para todos los que tienen una silla vieja.

Si este fuera el caso, entonces es generalmente mejor plantear el problema de manera informal con su gerente y hablar de toda la organización desde el principio, no solo de usted, y comenzar con el argumento clave y la evidencia de respaldo:

"Encontré este artículo que sugiere que la ergonomía deficiente cuesta más de $$ millones al año, a nivel nacional, en términos de tiempo de inactividad de los empleados y casos de lesiones en el lugar de trabajo. Mirar a nuestro alrededor es un riesgo real para nosotros: ¿cómo podemos solucionarlo?"

Indicar desde el principio que usted es consciente de las implicaciones que tiene para su jefe lo que le está preguntando , y darle las municiones que necesitará para defender el caso con los demás hace que sea mucho más probable que responda de manera positiva.

Dependiendo de su situación, es posible que desee formar un equipo con colegas si muchos de ustedes tienen condiciones de trabajo y solicitudes similares. Cuantos más de ustedes den un paso adelante juntos, mayor será la presión que puedan ejercer sobre la gerencia. Además, se desarrolla menos tensión entre usted y los demás (como puede suceder si solo usted obtiene equipo nuevo pero los demás no).

Por otro lado, cuanto más se es, más costoso es para la gerencia cumplir con sus solicitudes, lo que puede reducir las posibilidades de éxito.

Otro aspecto clave es enmarcar su solicitud en términos que la gerencia pueda entender y encontrar convincente. Es decir, enfócate en el costo versus los beneficios. P.ej

• "Una nueva PC con una CPU más rápida, más memoria y un disco SSD le costaría a la empresa alrededor de $NNN. Sin embargo, reduciría el tiempo de compilación de nuestra aplicación de 10 minutos a 1 minuto, ahorrando en promedio X minutos por día. Esto agregue hasta $MMM por mes según mi salario, pagando la inversión inicial en P meses".

También puede buscar en Google la web para investigar los efectos positivos de los muebles ergonómicos (y los efectos negativos de la falta de ellos). Mucho depende de la ley local, pero las empresas en la mayoría de los países pueden ser responsables de los empleados que desarrollan problemas de salud a largo plazo debido a las condiciones de trabajo ergonómicas. En otras palabras, mejorar la ergonomía de su espacio de trabajo puede verse como una inversión por parte de su empresa para reducir los costos de atención médica a largo plazo y también para aumentar la satisfacción de los empleados, lo que a su vez reduce la rotación y nuevamente ahorra costos directos e indirectos considerables.

Los muebles ergonómicos pueden parecer caros, pero una silla/escritorio de alta calidad puede durar una década. Comparado con el salario acumulado de un empleado promedio durante el mismo período de tiempo, este costo es una maní (o papel higiénico :-). Por lo tanto, su empresa puede marcar una gran diferencia a largo plazo en el estado de ánimo, el compromiso y la salud de sus empleados con una inversión cuyo equivalente a un aumento de salario probablemente pasaría desapercibido para la mayoría.

Personalmente, abordaría la solicitud a Recursos Humanos, nuestro supervisor, desde el punto de vista de la salud y la seguridad, más que desde el punto de vista económico. La ergonomía del espacio de trabajo es un tema muy importante.

• Sentarse en una silla buena y cómoda es esencial para su salud a largo plazo.
• Tener un escritorio bien ajustado es importante para evitar lesiones por esfuerzo repetitivo .
• Un entorno ruidoso y abarrotado también podría ser perjudicial para su salud, pero también ocupa el puesto número 8 en la lista de los 10 errores más mortales en el desarrollo de software.

Una computadora más rápida puede aumentar su productividad y una computadora más lenta puede no afectar su salud.

Me sorprendería y decepcionaría si su departamento de recursos humanos no toma en serio esas consideraciones.

Usted sabe que en el pasado he tenido el mayor éxito simplemente averiguando el proceso para comprar nuevos equipos o muebles y llenando el formulario y entregándoselo a mi gerente. Una buena parte del tiempo, pensamos que algo será más difícil de lo que es. La razón por la que tiene muebles malos puede ser tan simple como que nadie ha pedido mejores muebles.

Ahora, el tiempo lo es todo, por supuesto, no haces esto cuando acaban de anunciar un despido o un mal trimestre financiero. Pero en realidad, la mayoría de los gerentes no quieren tener que investigar para determinar qué tipo de silla y dónde conseguirla y no quieren perder tiempo completando el papeleo. Si hace todo eso antes de hacer la solicitud, le resultará mucho más fácil decir que sí, si tiene el presupuesto. Todo lo que tiene que hacer es firmar la solicitud.

Si no tiene el presupuesto este año, puede preguntarle si puede conseguir algo de presupuesto para el próximo año. Es por eso que el último trimestre del año suele ser un buen momento para hacer la solicitud: puede haber un presupuesto no gastado que quieran gastar para no perderlo el próximo año o pueden encontrar una manera de financiar el equipo en el próximo año. presupuesto antes de que se gaste todo.

No eluda a su gerente. Por lo menos, mantenlo informado. Recursos humanos puede o no ser apropiado, dependiendo de quién administre el rediseño/reorganización de la oficina.

Dos puntos clave que quizás desee mencionar:

• ¿Está su escritorio actual correctamente diseñado como una estación de trabajo de computadora?
• ¿Su silla actual es lo suficientemente ajustable y de apoyo para aliviar la tensión en la espalda, las caderas, el cuello y la parte superior del cuerpo?

La ergonomía y la comodidad son importantes, pero no puede simplemente decir "Quiero un escritorio y una silla nuevos": debe ser obvio (y si no, tendrá que señalarlo) que la disposición adecuada del escritorio y la silla tiene impacto en la salud a largo plazo, que en última instancia afectará el resultado final de la compañía en forma de aumento o disminución de los costos de atención médica.

Los muebles de oficina más nuevos también tendrán un impacto positivo en la moral, y si los consultores, clientes (actuales o potenciales) o posibles empleados alguna vez ven sus oficinas, los muebles de 20 años envían un mensaje negativo a esas personas sobre la empresa.

En cuanto a la computadora lenta, ¿puede demostrar que será más productivo con un sistema más nuevo? La última vez que solicité una PC nueva, la conversación comenzó con "Todavía estoy usando Windows XP, y los sistemas que ejecutan el código que estoy escribiendo son mucho más nuevos (y por lo tanto muy diferentes) que dificultan el desarrollo". No hay preguntas sobre cómo actualizarse.

El ruido es otro que tendrás que demostrar. ¿Será una distracción de su concentración? ¿Pasa mucho tiempo en llamadas telefónicas, donde el ruido de fondo se convierte en un obstáculo? Si está en cubículos, ¿pueden diseñarse para bloquear parte de ese ruido?

Si tiene colegas que comparten sus preocupaciones y pueden unirse para ir a la gerencia como grupo, eso será de gran ayuda.

Necesitas hacer un caso de negocios.

Lo que a menudo se pasa por alto es el hecho de que los empleados felices también valen dinero. Si el empleado A dice "Estoy sentado aquí en esta silla de basura con una mesa que es demasiado alta, parece que a mi empleador no le importa ni un poco", ese empleado tampoco se preocupará demasiado por su empleador, mientras que el empleado B quien dice: "Mi empleador gasta mucho dinero en una silla muy cómoda para mí", probablemente también diga: "Puedo manejar ese trabajo adicional que llegó en el último segundo, no hay problema".

La persona que obtiene una computadora nueva no solo es más productiva porque la computadora es más rápida, sino también porque no teme tener que trabajar con esa computadora vieja y lenta y retrasarlo si es posible.