También lucho con esto, aunque en la otra dirección: realmente trato de evitar imponerme a los demás en mi oficina para hacer preguntas en persona. Creo que me describirían como demasiado cauteloso en esto, así que tenlo en cuenta cuando leas mi respuesta. También hay un elemento personal que solo puedes descubrir por ensayo y error: a algunas personas simplemente les desagrada un modo de comunicación u otro, independientemente de la situación.

Cuando estoy tratando de decidir si abordar a alguien con una pregunta de trabajo en mi oficina o no, y cómo, básicamente reviso una lista de consideraciones que divido en dos categorías aproximadas: un nivel meta (relacionado con la frecuencia con la que hacer preguntas y cómo lo hago generalmente) y un nivel de instancia específico (basado en los detalles de una tarea en particular y cualquier pregunta asociada con ella).

Metanivel:

1. ¿Con qué frecuencia hago preguntas a la persona específica a la que necesitaría preguntar esta vez?

Si hago preguntas a una persona dada con más frecuencia, estoy causando más interrupciones y consumiendo más de su tiempo. Más preguntas me lleva a inclinarme más hacia el correo electrónico (o cualquier otro método asincrónico) para las preguntas, de modo que la persona a la que le pregunto pueda adaptar mis solicitudes a sus propios horarios y carga de trabajo sin problemas.

2. ¿Cómo se comunica normalmente la persona a la que le estoy preguntando?

Algunas personas tienen que ver con la comunicación directa y en persona, mientras que otras son más reservadas. Si alguien hace muchas preguntas en persona, es una apuesta decente que no le importará mucho si alguien más le hace una pregunta de esa manera. Esto puede proporcionar alguna guía en situaciones en las que no le hayas hecho una pregunta a esa persona antes, o hayas preguntado pero no hayas podido leer la reacción de esa persona con mucha claridad.

3. ¿Existe un patrón para el tipo de preguntas que necesito hacer?

No hay nada de malo en hacer preguntas en el trabajo (creo que normalmente es mejor preguntar que no hacerlo). Pero si te encuentras haciendo preguntas con frecuencia sobre un tema en particular, o en situaciones similares, puede ser que, por alguna razón, ese tipo de información no sea tan memorable para ti. En esos casos, me gustan las preguntas escritas (especialmente por correo electrónico) porque son autodocumentadas. Siempre puedo consultar la pregunta que hice y la respuesta que obtuve. Una interacción verbal, incluso si tomo notas, puede ser menos clara en una revisión posterior.

4. ¿Con qué frecuencia esta persona me hace preguntas?

Este está bastante flojo. Hay muchos arreglos profesionales en los que la información fluirá principalmente en una dirección: es posible que necesite información de nuestro departamento de codificación, porque no sé mucho sobre codificación médica en detalle, pero aún necesito trabajar con esos datos, pero los codificadores generalmente no necesitan ninguna información de mí.

Pero entre los compañeros de trabajo cuyo trabajo se superpone con frecuencia, puede ser bueno tener una puesta en común frecuente e informal de conocimientos y experiencias. Si conversamos sobre las prácticas de codificación de SQL, ambos podemos mejorar, y la situación menos formal de la interacción cara a cara realmente promueve la discusión y alienta más. La formalidad puede ser una barrera para ese tipo de interacción, por lo que me gusta mantener el hábito de la interacción personal cuando puedo.

Nivel de instancia:

1. ¿Qué importancia tiene mi necesidad de información?

Esto puede ser difícil de responder, pero si realmente necesito la información de inmediato, preguntar en persona es, con mucho, la mejor manera de satisfacer esa necesidad. Si parece que a menudo tengo necesidades urgentes de información que sugiera que algún proceso podría mejorarse (para evitar ese tipo de lucha constante de última hora), o que el entorno de trabajo es simplemente uno que requiere muchas reuniones ad hoc cara a cara. enfrentarse a las interacciones. Pero esos son externos a cualquier pregunta dada que pueda necesitar una respuesta.

2. ¿Cuánto se puede esperar que ya sepa la respuesta o que la descubra por mí mismo?

Esta es definitivamente una prioridad más baja que (Instancia, 1), pero si es algo que se espera que sepa o descubra, entonces es menos razonable exigir una respuesta inmediata. Como se mencionó anteriormente, si necesita la información ahora, entonces la necesita ahora, pero mi debilidad en alguna tarea o área no es una razón para agregar cargas a mis compañeros de trabajo según mi propia conveniencia o necesidad, por lo que es más probable que le dé la flexibilidad de mis compañeros de trabajo en cómo y cuándo responden.

3. ¿Qué tan autosuficiente y bien definida es mi pregunta?

Algunas preguntas son muy directas y específicas, y pueden responderse completamente sin muchos problemas. Para estas preguntas, no me preocuparía de qué manera pregunto. Pero algunas preguntas son más confusas y requieren una cierta cantidad de discusión de ida y vuelta para abordarlas realmente, y para esas prefiero abrumadoramente la comunicación cara a cara en tiempo real. Siento que es menos problemático que requerir que ambos controlemos nuestras bandejas de entrada o canales de chat constantemente.

4. ¿Qué tan ocupada parece la otra persona?

Esto puede ser difícil de juzgar, pero cuanto más ocupada está una persona, menos razonable es exigirle que deje lo que está haciendo para satisfacer su necesidad ahora . Incluso si es absolutamente necesario tener la información para continuar con su trabajo, ese es un problema para usted, no para su compañero de trabajo (que tiene su propio trabajo que hacer).

5. ¿Qué tipo de relación tengo con esta persona?

Un amigo cercano en el trabajo probablemente estará más interesado en mis necesidades que un conocido vago, y me siento más cómodo preguntando en persona cuando hay una relación más personal allí (de lo contrario, me parece muy egocéntrico y transaccional) . Este es el tipo de persona que esperaría que se preocupara por algo como que usted es malo en el cambio de tareas; ese es un problema de trabajo personal, y fuera de un supervisor o gerente, no es tarea de otras personas maximizar la eficiencia de su trabajo.

En el otro extremo del espectro, hay algunas personas con las que encuentro difícil trabajar, interactuar solo si es absolutamente necesario y con la mayor distancia posible entre nosotros. En casos como ese, también puede ser valioso comunicarse por correo electrónico o chat para que haya un registro de la interacción (¡pero esperemos que las cosas no sean tan malas!).

6. ¿Parece que la persona a la que necesito preguntar prefiere un método sobre otros?

Solo puedes aprender esto a través de la experiencia y la observación, pero si estás bastante seguro de que a alguien en especial no le gusta que se le acerquen en persona e interrumpan, entonces es mejor evitar hacerlo (si puedes).

Muy buen tema.

Respuesta corta: usa el sentido común. Si ves a la persona escribiendo como loca, no preguntes nada. Si hablan por teléfono, no preguntes nada.

Si necesita preguntar en persona, primero pregunte si puede interrumpir; eventualmente calcule el tiempo necesario para la discusión.

A menudo, hacer preguntas cara a cara puede no funcionar, especialmente si la otra persona está muy ocupada.

Compromiso: presente la pregunta en un correo electrónico. En caso de plazos cerrados, especificar un plazo para recibir la respuesta.

Si no obtiene una respuesta a tiempo, llame a la persona y recuérdele que necesita una respuesta, de acuerdo con el correo electrónico, puede repetir el resumen de la pregunta durante la llamada, para simplificar la búsqueda en el archivo de correo electrónico.

Hay algunas pistas de contexto que puede usar para determinar 'está bien interrumpir' frente a 'no molestar':

No molestar: - Usar audífonos - Hablar por teléfono - Escribir o escribir constantemente o frenéticamente - Inclinarse hacia adelante en la pantalla más de lo normal, una postura corporal 'comprometida'

Libre para hablar: - Estirarse o moverse - Mirar a su alrededor - Revisar el teléfono o tomar un descanso - Inclinarse hacia atrás más de lo normal, una postura corporal "desconectada"

Sin embargo, en general, tratar de analizar qué tan enfocado versus receptivo parece alguien no es infalible. Mi estrategia de acceso es enviar un mensaje de holgura que diga: "¿Puedo pasar por aquí?" Eso parece servir mejor a las necesidades contrapuestas de no interrumpir el flujo de alguien (si son lo suficientemente profundos como para no notar la holgura, o simplemente responder diciendo algo como "¿Podemos encontrarnos a las 3?") y obtener ese insustituible cara a cara. cara a la comunicación.

Una nota especial para programadores, diseñadores/artistas y otros trabajadores enfocados: Algunas personas odian cuando su 'flujo' de trabajo se interrumpe, o encuentran que cambiar de tarea es mentalmente agotador o difícil de forma inesperada. Estas personas son más receptivas cuando ya están cambiando de contexto. Atraparlos en el camino de regreso del almuerzo / una reunión / la máquina de café a veces es una buena manera de asegurarse de que los compañeros de trabajo estén menos molestos y evitar que se distraigan, la mente está hasta en otro lugar, escriba la respuesta que podría obtener de alguien que experimenta un 'latigazo cervical' de cambio de contexto.