¿Por qué la mayoría de las conferencias académicas no hacen público su presupuesto?

Me pregunto por qué la mayoría de las conferencias académicas no hacen público su presupuesto.

Hacer que los presupuestos estén disponibles públicamente podría ayudar a explicar las altas tarifas de la conferencia (de las que los asistentes a menudo se quejan), ayudar a otros organizadores de la conferencia, recibir comentarios para poder mejorar, mejorar la transparencia hacia los contribuyentes ya que financian la mayor parte de la investigación académica, mencionar explícitamente lo que los patrocinadores privados son y en qué medida están involucrados (por ejemplo, para detectar conflictos de intereses), etc.

¿Por qué lo harían?
@FranckDernoncourt: Si el objetivo de esa explicación de las tarifas de registro es encontrar elementos que puedan ahorrarse, incluso las partes posiblemente cuestionables de las tarifas de registro que son públicamente visibles (sí, las cenas de gala son agradables, y cuando se indican como obligatorias al registrarse , los asistentes a la conferencia a menudo reciben un reembolso por parte de sus empleadores, pero eso no significa que sean realmente necesarios en el nivel que a menudo tienen) no parecen interesar realmente a nadie ahora.
Hacer demasiadas preguntas como esta es una buena manera de ser invitado/ofrecido como voluntario para unirse al comité organizador de una conferencia, momento en el que aprenderá mucho más sobre estos temas de lo que nunca quiso saber.
Las personas que organizan conferencias ya están ayudando a otros organizadores de conferencias por el mero hecho de organizar. Por ejemplo, recientemente coorganicé una conferencia con alrededor de 50 asistentes. Algún día, pronto, uno de ellos organizará una conferencia y tendrá mi evento como un pequeño modelo a seguir (positivo, o tal vez negativo). Creo que es una cuestión de asignación eficiente de recursos. Paso mi tiempo de la manera que creo que ayuda mejor al mundo. Eso no incluye la liberación de un presupuesto, lo que me parece inútil. Es mejor gastar mi tiempo y energía trabajando en un artículo, o incluso respondiendo preguntas en Academia.SE.
@NateEldredge Puedo ir fácilmente a la puerta de al lado y preguntarle a un grupo de organizadores de la conferencia, pero estoy tratando de llevar la información a algún lugar público. Es triste ver la cantidad de votos negativos.
Los votos negativos le dicen que la falta de información financiera sobre la organización de conferencias no es un problema apremiante para la academia y que trabajar para cambiar esto no es un buen uso del tiempo de nadie. No veo por qué eso debería ponerte triste. En cambio, debería alegrarse de saber que el mundo tiene un problema menos de lo que pensaba. :-)
PD: no voté negativamente la pregunta...
Tampoco entiendo los votos negativos. La pregunta está bien, tiene una respuesta entre "porque a nadie le importa" y "porque no es asunto de nadie más".
@CapeCode es un concepto llamado transparencia
Todas las conferencias a las que he asistido revelaron su presupuesto durante la reunión de negocios. Supongo que esto depende del campo.

Respuestas (5)

No creo que haya ninguna política universal detrás de esto. Una de las razones es la falta de interés: en muchos casos, apuesto a que nadie involucrado ha pensado mucho sobre el tema, el mundo no está clamando por el presupuesto y publicarlo públicamente requeriría al menos un poco de trabajo. La inercia es una razón común para no hacer las cosas.

Otra razón es evitar discusiones. Lo principal que la gente haría con un presupuesto disponible públicamente es criticarlo. Algunas críticas se basarían en el desconocimiento de las opciones y limitaciones, mientras que otras equivaldrían a decir "debería gastarse más en mis cosas favoritas y menos en las cosas que no me interesan" (lo cual no es tan útil si no hay consenso sobre qué aspectos son más valiosos). Por ejemplo, ¿el dinero para los refrigerios es esencial o un desperdicio? ¿Qué pasa si son bocadillos de hotel demasiado caros, pero no hay otra opción sin mudarse a un lugar que es peor en general? ¿Qué tal una recepción con alcohol? Básicamente, imagine repetir cada discusión que los organizadores tuvieron sobre el presupuesto, pero con un grupo inmanejablemente grande discutiendo y con trolls aleatorios de Internet interviniendo.

En general, asumiría que no es un intento de preservar secretos o disfrazar gastos impopulares. Si la conferencia está financiada por una subvención, entonces la agencia de financiación vio un presupuesto. Si se financia con las tarifas de inscripción, los participantes al menos saben qué tan altas son esas tarifas y pueden compararlas con otras conferencias.

Preveo grandes guerras en las conferencias médicas entre las personas que reclaman CME y las que no.
"no hay consenso sobre qué aspectos son más valiosos" - Efectivamente. Una discusión particularmente desagradable sería entre aquellos estudiantes que tienen presupuestos de viaje bajos o incluso autofinanciados y aquellos de laboratorios "ricos" que ven las conferencias como buenas vacaciones pagadas :)
Creo que la última frase es un buen punto. Los participantes de la conferencia están, en cierto sentido, comprando un producto. En general, no ve a los vendedores proporcionando una contabilidad de costos para justificar los precios que piden. Cobran lo que creen que el mercado soportará, y los consumidores deciden si ese precio hace que valga la pena comprar el producto para ellos, considerando sus otras opciones. A los consumidores realmente no les importa cómo el productor establece un precio, ni cómo se relaciona el precio con los costos.
Además, para muchas conferencias con las que he estado asociado, el presupuesto se mueve en una línea muy fina: tiene mínimos requeridos por el lugar para obtener la cantidad de salas que cree que necesita. Si obtiene menos asistentes, pierde dinero (lo que normalmente no es posible permitir), si obtiene más asistentes de los esperados, 'gana' dinero, pero eso generalmente se reinvierte en la próxima iteración de la conferencia. De hecho, el OP debería ayudar a planificar una conferencia.
@NateEldredge Al mismo tiempo, dado que una gran parte de los fondos provienen de los contribuyentes, es posible que estos últimos quieran ver cómo se usa su dinero.
@FranckDernoncourt: En ese caso, agruparía a la agencia de financiación como productora, no como consumidora. Como se mencionó, la agencia de financiación habrá tenido cierta supervisión sobre el presupuesto, y el presupuesto puede estar disponible para los contribuyentes a través de las leyes de libertad de información. Si realmente desea ver algunos presupuestos de conferencias, puede seguir ese camino.
@NateEldredge: Creo que "en general, no ves a los vendedores proporcionando una contabilidad de costos para justificar los precios que piden". es acertado, pero estoy totalmente en desacuerdo con "A los consumidores realmente no les importa cómo el productor establece un precio, ni cómo se relaciona el precio con los costos". El mero hecho de que, para la mayoría de los productos, los vendedores puedan convencer a sus clientes de que los costos de producción representan la mayor parte del precio no significa que los clientes no estén muy interesados ​​en los costos reales de producción tan pronto como sospechen que los están engañando para que paguen mucho. más de lo que realmente cuesta el producto.

No puedo responder directamente a la pregunta titular, pero habiendo servido en el comité organizador de un par de conferencias, puedo tratar de explicar las altas tarifas de las conferencias.

Tomemos como ejemplo una conferencia de tamaño medio de 5 días con unos 500 participantes. El principal gasto es la sede: una sede de calidad con capacidad para 500 participantes, con varias salas para sesiones paralelas, puede costar alrededor de (200-250) k€ durante cinco días, probablemente más para sedes de alta calidad en varios países (p. grandes hoteles de 5 estrellas en los EE.UU.). Esto hace ya (400-600) € por participante.

Luego, hay que servir almuerzos y coffee breaks. Esto, dependiendo del servicio, puede costar alrededor de (20-30) €/día. Durante cinco días, esto añade otros (100-150) € a las tarifas de la conferencia.

Luego están los dispositivos de la conferencia y los procedimientos. Estos no son demasiado caros si las actas son editadas voluntariamente por los organizadores, consideremos unos 50 €/participantes tanto para los gadgets como para las actas.

Ahora, ¿qué hay de invitar a algunos oradores? Pagar los gastos de viaje, alojamiento y conferencias de, digamos, cinco ponentes puede costar unos 20 k€, que repartidos entre 500 participantes, añade otros 40 €/participante.

Por último, está el apoyo a los jóvenes investigadores, que puede sumar otros 50 €/participante.

Entonces, ya estamos en el rango de (700-900) €. Pero, espera, ¿me estoy perdiendo algo? Claro, ¿cómo podría olvidar? Por supuesto, es posible que deba pagar personal adicional, según la cantidad de servicios que necesite subcontratar (secretaría de conferencias, eventos paralelos, etc.). Estos pueden agregar rápidamente otro montón de euros para los participantes. Y si a la cena social también te apetece, añade otro puñado.

Verá que hemos llegado rápidamente a tarifas de conferencias en el rango de (800-1000) €.

Exactamente. Y cada uno de estos elementos de línea podría discutirse, y en serio. Los organizadores de la conferencia ya discuten en profundidad todo el presupuesto. Lo último que quieren son otros seis meses de discusiones sobre exactamente los mismos temas después de la conferencia, si publican el presupuesto.
Lo que esta respuesta no explica es la enorme diferencia de precios entre conferencias en todos los campos. En matemáticas, nunca vi una tarifa de conferencia tan alta, por ejemplo.
Este. Incluso el costo del servicio de refrigerios a menudo es impactante si no ha estado involucrado en este tipo de cosas antes. Y el "espacio para sesiones paralelas" es un asesino: la mayoría de nosotros podemos pensar en una instalación en la que podamos encontrar una sala grande por solo mucho dinero, pero si necesita dos grandes y tres medianas, ¿una? No hay más remedio que ir con los lugares construidos a medida, y saben lo que soportará el tráfico.
+1 Esta respuesta es excelente, pero pierde un componente crucial. Al menos en mi disciplina (CS), las buenas conferencias tienen patrocinadores (Oracle, Google, MS), que cubren parte de esos gastos.
@Alexandros: sí, también en mi campo (otros patrocinadores, menos ricos, aunque), pero con frecuencia tienes que decidir las tarifas antes de haber completado la lista de patrocinadores. Más adelante, editaré la respuesta para tener en cuenta tu comentario y el de Boris Bukh.
Me entristece que "lugar de calidad" u "hotel de cinco estrellas" sea un elemento serio en esta lista. (Además, ¿no te perdiste "pagarle a un editor una gran suma por los procedimientos"?)
@Raphael, como regla general, en la mayoría de las ciudades, los lugares de primer nivel serán los únicos que tengan instalaciones lo suficientemente grandes para una conferencia importante. Si tiene 50 personas, entonces tiene todo tipo de opciones, desde económicas hasta lujosas; pero para grandes eventos puede resultar imposible encontrar instalaciones que no estén gestionadas por alguna cadena hotelera de cinco estrellas.

Hay dos razones básicas que conozco:

En primer lugar, tenemos mejores cosas que hacer con nuestro tiempo que elaborar un informe financiero detallado junto con las explicaciones necesarias.

En segundo lugar, la información no es útil para nadie excepto para un potencial organizador de conferencias , y la variación entre instituciones en términos de lo que uno tiene que pagar es considerable.

Por ejemplo, algunas universidades cobran por el uso de la sala y otras no; algunos requieren que utilice instalaciones de catering oficiales y otros no. A veces, puede obtener un asistente de estudiante de forma gratuita y, a veces, tiene que pagar. Los costos varían según el lugar tanto que tener el presupuesto de otra persona es inútil. Lo que podría ser útil para un organizador neófito es un resumen de las cosas en las que quizás no piense (como los enormes cargos de catering para las pausas para el café, las tarifas administrativas para procesar los pagos con tarjeta de crédito, los ridículos cargos por el alquiler de la habitación, sorpresa, tiene que pagar más para conseguir proyectores en esas habitaciones).

Respuesta concisa y completa +1.

Mi experiencia es que el presupuesto de la conferencia generalmente se presenta y discute en la reunión de negocios (que, por supuesto, está abierta a todos los participantes de la conferencia). Así que no hay misterio sobre las tarifas de inscripción: todos los participantes ven exactamente a dónde va el dinero.

Además, los organizadores de conferencias suelen estar muy contentos de compartir los presupuestos de la conferencia con cualquiera que, por ejemplo, esté organizando la misma conferencia en el futuro.

¿Quiere decir "abierto a todos los asistentes a la conferencia", en lugar de organizadores?
@Mangara: Sí, por supuesto.

Respuesta de teoría de juegos v.0.1

Supongamos que a dos grupos rivales, el Gremio de Matemáticos de Florencia ("a") y el Gremio de Matemáticos de Florencia ("b"), se les otorga algo de dinero y el uso de un edificio para celebrar una conferencia sobre matemáticas de teoría de juegos. Cada uno quiere atraer a Da Vinci a su conferencia y cada uno quiere arruinar al otro, ya que esta ciudad es demasiado pequeña para tener fondos suficientes para dos gremios rivales que hacen las mismas matemáticas entre sí.

Ahora bien, si (a) publican su presupuesto en su totalidad, entonces (b) pueden calcular cuánto dinero necesitan pedir prestado para decorar la sala de conferencias con pinturas de Michaelangelo, proporcionar comida lujosa para la conferencia y cualquier otra tontería comparable que pueda hacer que su conferencia sea más popular y arruinar el otro lote. Alternativamente, (b) pueden publicar su presupuesto con suficientes exageraciones para provocar (a) gastar más del presupuesto publicado con dinero prestado y arruinarse.

Personalmente, prefiero el enfoque adoptado por Da Vinci, que consistía en encerrarse en su habitación, escribir todo al revés por si acaso y mantenerse alejado de ayb.

Divertido, pero no realmente una respuesta. La realidad es mucho más compleja, como puede atestiguar cualquier persona involucrada en la organización de una conferencia.
¿Por qué la mayoría de las conferencias académicas no hacen público su presupuesto?
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