Trabajo como parte de un pequeño equipo que trabaja en el desarrollo de productos de ingeniería. Recientemente obtuve un ascenso a un puesto de enfoque más estratégico. Una de mis primeras tareas es "rehacer" la agenda de una reunión recurrente que siempre hemos tenido. Esta es una reunión decentemente larga (~1.5 horas) que ocurre semanalmente, y estaba destinada a ser una sesión para que nuestro pequeño equipo se sintiera en la misma página y discutiera los pasos futuros, pero históricamente se ha convertido en discusiones tangenciales, o en algunos casos , diatribas. Quiero probarme a mí mismo en mi nuevo rol, pero debido a mi falta de experiencia, me encantaría que me ayudaran a determinar cómo debo enfocar mi cambio.
Quiero volver a lo que se pretendía hacer en la reunión (discutir nuestro progreso y planificar la próxima semana), pero tampoco quiero decir simplemente "Voy a hacer exactamente su agenda, pero mejor". Lo mejor que se me ocurrió es venderlo como una "sesión estratégica", en la que cada persona es más responsable de su propia estrategia para los objetivos a corto plazo, lo que les dará a las personas una mayor propiedad de sus tareas, al tiempo que permite que otras personas participen. su proceso de pensamiento para trabajar, y da a otros la oportunidad de dar su opinión sobre la planificación. Esto debería reducir el almacenamiento en silos de tareas, al mismo tiempo que posiblemente se adelanta a los obstáculos (que han sido un problema recientemente). No quiero que esto parezca solo una paráfrasis de la agenda original, pero no estoy seguro de qué otra dirección puedo tomar.
EDITAR: ¡Lo siento, olvidé por completo una información vital! Tenemos standups diarios, y se supone que estas reuniones son esencialmente versiones más profundas de los standups, y originalmente se suponía que eran más progresistas (o al menos en una escala de una semana o 2 semanas en lugar de una escala de uno o 2 días ).
Algunos equipos pueden trabajar bien con agendas muy flexibles y discusiones de forma libre, pero muchos no pueden. Parece que el tuyo no puede. En general, la mejor manera de abordar las reuniones para equipos que necesitan estructura es:
Una vez que esté en la reunión real, su trabajo como organizador es ser el policía de tránsito. Si está hablando sobre el estado del cliente rojo/verde y alguien comienza a hablar sobre los problemas, recuérdeles que los problemas son posteriores. O si se supone que debe dar una actualización rápida de los problemas y alguien comienza a discutir sobre una decisión específica, pídales que organicen una reunión por separado. Debe concentrarse en redirigir suavemente a las personas para que se mantengan en el tema para asegurarse de que la reunión cumpla con el punto final anterior de mantenerse valioso.
En algunos entornos, una reunión semanal de 90 minutos puede ser un excelente formato. En otros entornos, podría estar mejor con una reunión de pie de 10 minutos al comienzo del día. Tómese el tiempo ahora que está cambiando la agenda para reflexionar también sobre el formato. Y finalmente, después de cada instancia de la reunión, tómate un tiempo para reflexionar: ¿cómo te fue? ¿Es relevante el formato? ¿La gente se distrajo a la mitad y perdió interés porque no era valioso? ¿Tienen sentido los puntos de su agenda? Ajuste según sea necesario, o cambie su estrategia de "policía de tránsito" para mantener a las personas en el tema.
Editando para agregar un pensamiento final: si realmente tiene dificultades para elaborar una agenda que cumpla con estos objetivos, especialmente el objetivo de "ser de valor", es posible que en realidad no necesite la reunión. Muchos gerentes asumen que necesitan reuniones todo el tiempo como una forma de obtener o compartir información, o como una forma de resolver problemas. Las reuniones son solo una de muchas herramientas. Lo mejor es asegurarse de que está utilizando las herramientas correctamente y, si no es así, haga algo al respecto. Una queja muy común de los empleados en muchos lugares de trabajo es que tengo tantas reuniones que no puedo hacer nada, ¡y la mayoría de ellas son inútiles! - asegúrese de que no está contribuyendo a ese problema.
Como nuevo gerente, no es raro hacer cambios en la forma en que funcionan las cosas para mejorar la eficiencia. Un excelente lugar para comenzar son reuniones como esta: una reunión de pie o de estado .
Echa un vistazo a este enlace Daily Stand Up. Este no es el final, por así decirlo, pero tiene un montón de consejos útiles para llevar a cabo sus reuniones de estado.
Por lo general, las reuniones como esta duran aproximadamente 15 minutos, pero muchas empresas amplían el tiempo permitido y alteran un poco el propósito para que satisfaga completamente las necesidades de su organización.
Otro consejo que ofreceré es hacer cambios en los que pueda gradualmente para no sorprender completamente a su personal. Este es un buen ejemplo de hacerlo.
Parece un poco extraño. Una reunión, es fundamentalmente una herramienta para tomar decisiones. Si se supone que el enfoque es estratégico, ¿realmente estás tomando decisiones estratégicas todas las semanas?
Si se trata de cómo está progresando en relación con sus objetivos estratégicos, en lugar de establecerlos, entonces está bien y lo hace un poco más fácil. Sus objetivos estratégicos se convierten en la base de la agenda. El resultado de la reunión debe ser las prioridades para la próxima semana. La entrada debe ser las prioridades de las semanas anteriores y cómo ha progresado contra ellas.
Algún tipo de tablero Kanban (ya sea físico o en algo como Trello) podría ayudar a la planificación y el seguimiento. Pero es posible que aún desee producir un conjunto más tradicional de actas de la reunión.
rojosonja
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Fred E.
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