¿Existe un enfoque estándar para mantener una visión general de las tareas actuales y futuras por miembro del equipo?

Prefacio: esta pregunta solicita un enfoque comúnmente aceptado para administrar aspectos específicos de un equipo (si existe tal enfoque).

Como una de mis tareas de liderar un equipo de profesionales, tengo que asignarles tareas y tener una idea general de qué tareas principales serán abordadas a continuación por quién y en qué orden.

En particular, necesito mantener una visión general de:

  • ¿Quién está trabajando en qué tareas?
  • Para cada uno de los miembros de mi equipo, ¿qué tareas son las siguientes?
  • ¿Cuáles de estas tareas se espera que se realicen en esta semana, la próxima semana, la semana siguiente a la próxima semana?

Estoy buscando una manera de tener una visión general de esta información. Creo que esta es una situación muy común para los jefes de equipos pequeños. Por eso me pregunto:

¿Existe una técnica o notación estándar para mantener este tipo de visión general?

Tenga en cuenta que explícitamente no solicito ningún producto concreto que me proporcione esta descripción general, sino el (nombre del) enfoque general, si corresponde. Además, no estoy buscando sugerencias o varias soluciones diferentes que pueden o no ser adecuadas. Lo que estoy preguntando es si existe algún enfoque de uso común para visualizar la información descrita. Es decir, podría redactar fácilmente mi propia solución, pero no quiero reinventar la rueda si ya existe un enfoque estándar común para este tipo de tareas de gestión.

Creo que normalmente sería algún tipo de notación tabular. He pensado y examinado Kanban , pero no parece exactamente lo que estoy buscando, ya que se centra en elementos que pasan secuencialmente por diferentes pasos del proceso.

Se llama seguimiento de trabajos.
FWIW, sé que no estás buscando un producto, pero esto me recordó a Asana. Estoy seguro de que puede implementar una técnica similar a su gusto que cumpla con esos requisitos.
¿Un diagrama de Gantt? (los comentarios deben tener al menos 15 caracteres de longitud).
"pedir un enfoque comúnmente aceptado" ¿Estás seguro de eso? Según mi experiencia, necesita saber cuál es la tarea actual de cada miembro del equipo y cuánto tiempo necesitará todo el equipo para las próximas tareas. Asignar una nueva tarea antes de que se complete la tarea actual evitaría que las tareas se pusieran en cola por prioridad, porque nunca se sabe quién se enfermará o terminará antes de tiempo. Tal vez eso no sea cierto en tu caso. ¿Podría decir si es un problema cuando una tarea en cola primero termina más tarde que otras?
@Chris: No es un problema. Los miembros del equipo pueden hacer diferentes tareas de manera diferente, por lo que no puedo seguir estrictamente la prioridad de todos modos. Entonces, no, no es un problema si una tarea (globalmente) en cola primero terminará más tarde que otras.
¿Post-its en una pizarra? Lo siento, pero como líder de un equipo de profesionales (en cualquier industria), ¿ya debería saber estas cosas? Incluso si te ascendieran a dicho trabajo, ¿ya sabrías cómo trabajan las personas con las que trabajas? Incluso entonces: scrum, ágil, kanban, fogata, cascada, micro/macro-gestor - ¿qué define como "enfoque comúnmente aceptado de gestionar aspectos específicos" ? "resumen visual" , así Gantt, epopeyas, carriles, backlog... ?
@FH "Los miembros del equipo pueden hacer diferentes tareas de manera diferente" ¿Quiere decir que no podrán brindar la calidad necesaria incluso después del entrenamiento? Una diferencia en las habilidades es normal, aún así se debe intentar aumentar el "factor de autobús".
@rkeet: "¿Post-its en una pizarra?" - como escribí, la herramienta/implementación concreta está fuera del alcance de esta pregunta. "¿Ya sabrías cómo trabaja la gente con la que trabajas?" - ninguno de ellos sigue un enfoque estandarizado. Sin embargo, como no siguen un enfoque común en áreas donde sé que existen notaciones estándar, esto no significa nada. "qué define como (...)": sí, todo lo que describe son enfoques estándar para diferentes problemas, en diferentes niveles de abstracción. Estoy tratando de averiguar si hay alguno exactamente adecuado para la situación que describí.
@Chris: Quiero decir que no importa la cantidad de capacitación que se dedique, un miembro determinado del equipo siempre será más eficiente resolviendo una tarea de seguimiento de algo que hizo él mismo que cualquier otra persona. Pero plantea un buen punto: dependiendo de la carga de trabajo y la situación, también es muy posible que una tarea en la cola primero termine más tarde que otras porque se la asigno a un miembro del equipo que puede necesitar más preparación para hacerlo, pero cuyo trabajo en la tarea aumentará el factor de bus para el tema dado.
@StephanBranczyk: No estoy seguro de que Gantt sea lo que estoy buscando: se enfoca bastante en horas de inicio precisas, horas de finalización y duración de eventos/tareas y un posicionamiento absoluto de cada evento/tarea en la línea de tiempo. Para mí, las semanas son más o menos como "bolsas" que se pueden llenar con un par de tareas por miembro del equipo, y esas tareas pueden tener un orden aproximado. Pero tal vez es lo suficientemente cerca después de todo.
Sí, un diagrama de Gantt de menor resolución sigue siendo un diagrama de Gantt. O un diagrama de Gantt con mejor usabilidad sigue siendo un diagrama de Gantt. El diagrama de Gantt es solo un término general. El mismo concepto se puede implementar de diferentes maneras.

Respuestas (1)

Realmente solo está buscando un tablero de estilo Kanban con un sistema de emisión de boletos (es decir, JIRA, Trello, literalmente cualquier cosa que le permita mover tareas).

Kanban como concepto puede no ser exactamente lo que está buscando según la definición del diccionario, pero definitivamente es lo que está buscando en términos de implementación.

Por lo general, tiene 3 columnas en un tablero Kanban:

  • Nuevo
  • En curso
  • Hecho

Esto le permitirá administrar fácilmente quién está trabajando en qué, en qué orden están haciendo las tareas y si las tareas están completas.

¿Cuáles de estas tareas se espera que se realicen en esta semana, la próxima semana, la semana siguiente a la próxima semana?

Esto es un poco más difícil. Un enfoque común en la ingeniería de software es dividir el trabajo en sprints. Un sprint es un período de tiempo arbitrario, generalmente de una o dos semanas, en el que a cada trabajador de un equipo se le asigna una cantidad de tareas que se espera que complete.

Sin embargo, si está buscando una línea de tiempo más larga o si específicamente este tipo de planificación es más importante para usted, desea un diagrama de Gantt .

Por ejemplo, tanto Trello como Jira admiten diagramas de Gantt para la gestión de su flujo de trabajo.

"Un sprint es un período de tiempo arbitrario, generalmente una o dos semanas, en el que a cada trabajador de un equipo se le asigna una cantidad de tareas que se espera que complete" Si a la gerencia no le importan las expectativas realistas que se logran de manera regular y confiable tal vez. De lo contrario, involucre al equipo en la decisión de lo que se puede lograr y lo que pueden asumir y entregar de manera realista.
Claro, pero ese es un problema separado del rastreador de problemas que solicita el OP. Presumiblemente, ya saben cómo administrar un equipo y asignar el trabajo de manera realista.
@maplebird: De hecho, tenemos un rastreador de problemas (en el sentido de un sistema que almacena una base de datos de tareas, su asignación de empleados, estado, etc.) en su lugar, y también estoy "totalmente equipado" en términos de estimar el esfuerzo requerido para las tareas individuales y obtener esas estimaciones a través de TPTB para garantizar que el equipo no tenga mucho trabajo inviable para la fase hasta la próxima versión. Pero esta fase es, básicamente, un "vacío" con una cierta capacidad máxima para los esfuerzos planificados, lo cual está bien, excepto por el período de tiempo muy cercano que mencioné, donde me gustaría tener una visión general de lo siguiente...
... dos o tres semanas. Y de nuevo, es completamente suficiente para determinar quién va a trabajar aproximadamente en qué semana, sin microgestión en días específicos de inicio y finalización para tareas individuales. Esta última parte es lo que me falta, lo que podría dibujar yo mismo fácilmente, pero donde sospecho que ya hay algo así como una notación estándar ampliamente aceptada y conocida.
¿Existe un enfoque estándar para mantener una visión general de las tareas actuales y futuras por miembro del equipo?
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