¿Es mejor tener dos reuniones cortas o una más grande cuando no todos pueden asistir a la misma? [cerrado]

Me han encargado organizar una reunión con parte de mi equipo antes de otra reunión que tendré con el jefe de mi departamento. Tengo que obtener retroalimentación de todos sobre ciertas preguntas que se me especificaron, y necesito que la gente haga una lluvia de ideas sobre esas preguntas. Por lo tanto, he configurado un garabato para saber quién puede cuándo. Obviamente no todos pueden al mismo tiempo y ahora me quedo con un dilema:

  • Algún miembro del equipo ha expresado la necesidad de que la reunión dure 2 horas en lugar de la 1 hora que estaba pensando. Podría programar la reunión durante 2 horas y perder a 3 personas.
  • O podría programar dos reuniones en diferentes horarios donde algunas personas podrían estar presentes en ambas, otras en una sola, pero, al final, todos habrían tenido la oportunidad de expresarse y nadie se habría perdido ambas reuniones.

Nunca he tenido que organizar reuniones ni nada por el estilo. No estoy seguro de cuál es la mejor manera de hacerlo. Siento que la segunda idea, si bien es más justa, podría ser confusa y la gente se saltaría una sesión. Pero al mismo tiempo, quiero darles a todos la oportunidad de participar.

Usted sabría mucho mejor que nosotros lo importante que es que todos asistan o que las personas estén allí durante todo el tiempo. Aquí no existe una solución única para todos, dependería de la información de quién necesita, qué tan modular es la reunión y qué tan importante es la inclusión para usted.
¿Es esa la razón del voto negativo? Es bastante importante para mí que todos sientan que tuvieron la oportunidad de participar, por eso pensé que podría encontrar una solución alternativa a hacer dos reuniones o podría aprender que eso no era posible.
Ok, solo estoy tratando de entender para poder mejorar la pregunta :)

Respuestas (2)

Si la reunión es solo para que usted recopile información, no necesita tener a todas las personas en la misma sala al mismo tiempo, ya que asumo que puede escuchar a una persona a la vez. En este caso puedes seguir su agenda y programar el 1 a 1 cuando estén libres.

Si, en cambio, también desea que discutan sobre el tema de manera colegiada, entonces debe intentar recopilar la mayor cantidad de información posible. Envíe a MOM para aquellos que no pueden asistir parte o toda la reunión, para que brinden retroalimentación sobre la decisión tomada. Asegúrese de dejar en claro cuál es el alcance de la reunión y por qué se necesita su aporte.

MOM significa Acta de reunión. Debe contener:

  • lista de invitados, con indicación de asistidos/ausentes con justificación/ausentes sin justificación
  • resumen de los elementos discutidos
  • acciones acordadas, con propietario de la acción y fecha límite
  • acciones de seguimiento (si es necesario)
Edité la pregunta para agregar el hecho de que necesito que todos hagan una lluvia de ideas y presenten "respuestas" a esas preguntas.
¿Puedes aclarar qué es MOM? :)
@Malcolm, explicación agregada

Dos horas es probablemente demasiado tiempo para una reunión como esta, perderá la atención de la gente.

Trate de poner lo que pueda en una hora y anime a las personas a enviar sus comentarios por correo electrónico, luego recopile esos comentarios u organice una segunda sesión según sea necesario.

2 horas y me da sueño.
¿Es mejor tener dos reuniones cortas o una más grande cuando no todos pueden asistir a la misma? [cerrado]
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