Mi gerente siempre parece demasiado ocupado para reunirse conmigo. ¿Cómo puedo mejorar eso?

Por lo general, es tan simple como programar una cita. Puede sonar formal, pero es mucho más fácil para él limitar las distracciones cuando puede planificar con anticipación para ti. Nuestro equipo tiene una reunión de 15 minutos todas las mañanas y mi gerente programa citas individuales con todos cada dos semanas. Entre los dos cubrimos el 99% de nuestras necesidades de comunicación.

1. Trate de mantener reuniones periódicas fijas en lugar de agenda. Por ejemplo, hacemos una revisión semanal del proyecto o una reunión de estado quincenal o algo así. Y sigue recordándole. esto funciona mejor que las reuniones de agenda específica porque marca el ritmo y probablemente tenga en cuenta que necesito dedicarle tiempo.

2. Utilice el calendario tanto como sea posible. Entonces, incluso si él no honra la reunión en realidad, a medida que aumenta la cantidad de instancias de reuniones perdidas, obtendrá algo de atención.

3. Mantenlo informado - de todos los eventos, consecuencias. Muchas personas (especialmente las ocupadas) se enfocan solo en atender la máxima prioridad. Entonces, cuando siga enviando mensajes, responderán automáticamente cuando lo consideren lo suficientemente importante. No espere a que se reúnan para discutir para enviar un mensaje importante.

4. Atrápalo durante unos minutos en los pasillos. A veces, dejarlos con una agenda pequeña (rompecabezas en sus mentes) es suficiente para activarlos en lugar de una reunión elaborada. Lo que debe esperar es llevar su atención al tema clave dejando tantos detalles. No luches para conseguir más tiempo.

5. ¿Para qué lo necesitas? Si lo necesita para la toma de decisiones, debe presentarle el contexto junto con la fecha límite. Pero si necesita su tiempo para aprender cosas nuevas o comprender algunos procesos o sistemas, busque fuentes alternativas de información. A veces, los jefes realmente no tienen tiempo para entrenar a todos.

6. Último pero más importante. ¡Sigue adelante por tu cuenta! No se moleste tanto en conseguir una cita. Muchos de los miembros de mi equipo sienten lo que dijiste: no les doy tiempo. A veces, simplemente no tengo que hacerlo. Sé que las cosas están bajo control, sé que las personas están haciendo su trabajo lo suficientemente bien y no necesito intervenir a menos que algo se rompa; pero simplemente se sienten decepcionados por no encontrar mi tiempo; más bien deberían haberse sentido felices por haber sido empoderados. [Júzguelo sobre esto antes de usar este consejo.]

La gestión del jefe es una habilidad laboral importante. La necesidad de comunicar un elemento en particular a través de una reunión cara a cara puede clasificarse en tres categorías generales:

• Información urgente que debe conocer lo antes posible
• Cosas que necesitan ser resueltas hoy
• Cosas que pueden esperar hasta un buen momento

Cada uno de estos debe manejarse de manera ligeramente diferente.

Si puede esperar hasta que tenga algo de tiempo libre, simplemente envíele una solicitud de reunión utilizando el primer momento libre disponible que vea en su calendario. Asegúrate de especificar el tema. Si hay alguna información que necesita ver en preparación para la reunión, adjúntela a la solicitud de reunión o envíe un correo electrónico con los archivos adjuntos o enlaces donde se puede encontrar la información.

Las cosas que deben resolverse hoy requieren un enfoque más audaz. Primero, sepa cómo le gusta comunicarse a su jefe. Cuando está en reuniones o en llamadas, ¿lee sus correos electrónicos o usa la mensajería instantánea? Si es así, envíele una nota rápida que describa la situación y por qué necesita ser discutida hoy y pídale que haga un tiempo para involucrarlo. Las palabras mágicas que debe usar son: "Si esto no se resuelve hoy, es posible que no lo hagamos". ser capaz de cumplir con el plazo". Sin embargo, no use esas palabras a menos que sean ciertas. Nadie escucha al niño que gritó lobo.

Si él no revisa sus correos electrónicos o mensajes instantáneos durante una reunión, es posible que deba ser un poco más creativo para averiguar cuándo terminará la reunión y estar convenientemente cerca de la sala de conferencias cuando termine, para que pueda preguntarle cuándo puede. darle el tiempo que necesita. Asegúrese de decirle cuánto tiempo necesita en su solicitud. Si solo necesito cinco minutos o menos, mi jefe a menudo llega a la próxima reunión un poco tarde.

Por último, hay cuestiones realmente urgentes. Por lo general, solo involucran problemas relacionados con cosas que ya están en producción o clientes molestos. Tengo la regla de nunca dejar que mi jefe se sorprenda por problemas urgentes que escucha de alguien más alto en la organización que él. Entonces, si está hablando por teléfono, llama a su puerta de todos modos y entra y di: "Lamento molestarte, pero ha surgido tal y tal cosa". A veces escribo esas palabras para que la llamada no se interrumpa si él está en el altavoz. A menudo no sé de qué se trata su llamada o qué tan urgente es, así que dejo que él determine si la llamada o mi problema son más críticos. Normalmente, mi jefe le dirá a la llamada que ha surgido algo con lo que tiene que lidiar y programará la reunión para que se complete más tarde o me dice algo como: "

Lo mismo si está en una reunión. Llamaré a la puerta, la abriré un poco y diré, necesito hablar con _ . Por lo general, el gerente llega a la puerta y le digo el problema y la urgencia y decide abandonar la reunión o no. La clave para esto es no interrumpir la reunión a menos que el problema sea genuinamente urgente. La sala de servidores está en llamas es urgente. Tienes que irte ahora mismo porque tu cónyuge murió es urgente. El CEO va a querer hablar contigo sobre por qué el cliente XYZ está molesto tan pronto como estés libre, por lo general es urgente. Necesito una decisión sobre XYZ que no se debe a la producción durante tres semanas.

Si tiene problemas para conectarse bien con su jefe, es posible que usted y él tengan ideas diferentes sobre la urgencia de los temas que desea discutir con él. Tal vez necesite tener una reunión para discutir cómo preferiría que lo contactaran y qué problemas consideraría lo suficientemente urgentes como para interrumpirlo.

Invita a tu gerente a almorzar o tomar un café , es decir, tu invitación. Considerar:

• Lo más probable es que acepten, aunque en realidad no existe tal cosa como un almuerzo gratis.

• Tendrá tiempo para hablar cara a cara sobre algunos de los temas que le preocupan... pero no haga que todo se trate del trabajo.

• Su gerente puede corresponder e invitarlo a almorzar en otro momento.

Considere "vender" a su gerente una idea de 1:1 regular .

Sin embargo, prepárese para que esto pueda ser difícil de vender: esta práctica (todavía) no se adopta ampliamente y es probable que necesite una referencia autorizada para iniciarla. Para tal referencia, considere un excelente artículo The Update, The Vent, and The Disaster :

... No estoy sugiriendo que cada 1:1 sea un asunto tortuoso para descubrir desastres emergentes profundamente ocultos, pero sí desea crear un lugar semanal donde la insatisfacción pueda aparecer silenciosamente. Un 1:1 es su oportunidad de realizar un mantenimiento preventivo semanal y al mismo tiempo comprender la salud de su equipo.

...El sonido que rodea al exitoso régimen de 1:1s es el silencio. Todo el escuchar, cuestionar y discutir que ocurre durante un 1:1 es mantenimiento preventivo gerencial. Verás cuando el interés por un proyecto empieza a decaer y tomarás medidas antes de que se convierta en insatisfacción laboral. Escuchará sobre la tensión entre dos empleados y moderará una discusión antes de que se convierta en una pelea a gritos en una reunión. Su recompensa por una cultura de 1:1 saludables es una clara falta de drama.

Un punto muy fuerte del artículo anterior es que es autosuficiente , en el sentido de que además de explicar los beneficios, también proporciona un conjunto de recomendaciones prácticas que básicamente le permiten a uno comenzar a practicar 1:1 regulares sin indagar en otras fuentes (aunque buscando la información adicional no hará daño, ya sabes).

^{Tenga en cuenta que un cambio como este podría ser "demasiado fundamental" para abordarlo en un solo paso, al menos a mí me pareció así cuando lo probé por primera vez, realmente me gusta que el mundo se vuelva hacia arriba ǝpısdn . Considere la introducción gradual, como, por ejemplo, hacer una prueba durante 2-3 meses, involucrando a parte de los miembros del equipo (2-3) para empezar, solo para tener una idea de cómo funciona para usted y ajustar los detalles para su entorno.}

Por último, pero no menos importante, no espere que las reuniones sean necesariamente agradables para usted. Al menos para mí, no fue el caso: sentí una ligera incomodidad sin importar si las reuniones fueron con un gerente amistoso o hostil. Supongo que eso tiene algo que ver con mi preferencia de comunicarme con una computadora en lugar de seres humanos. Lo que me ayudó a lidiar con la incomodidad fue mirar el panorama general, por así decirlo: sentí que las reuniones incómodas se pagaban más que suficientemente con una mayor tranquilidad que tenía "a cambio" por el resto de la semana.