Etiqueta con respecto a la consolidación de correo electrónico

¿Alguna vez las universidades/departamentos han establecido una política formal sobre el uso de cuentas de correo electrónico "no oficiales"?

Sí, al menos en Europa, la mayoría de las universidades parecen al menos desaprobar el uso de gmail, etc. en contextos profesionales. La existencia de una política formal en su contra diferirá de un lugar a otro. Ni siquiera sería capaz de decirlo en mi universidad actual, ya que la idea realmente no se me ha pasado por la cabeza hasta ahora. Sin embargo, nuestro jefe de departamento ocasionalmente les recuerda a las personas de manera informal que se espera que usen sus direcciones de correo oficiales.

Dicho esto, si existen universidades con una política formal no es demasiado importante para usted. En primer lugar, debe preocuparse si su universidad tiene una política de este tipo, y esto no lo podemos responder por usted.

¿A la gente le molesta personalmente que los colegas no utilicen su cuenta universitaria para la correspondencia profesional?

Sí, personalmente lo encuentro algo poco profesional, aunque no tengo sentimientos particularmente fuertes al respecto. De vez en cuando me pregunto por qué las personas que claramente tienen una cuenta oficial de mi universidad eligen específicamente enviar correos electrónicos a colaboradores y estudiantes a través de una cuenta como cookiemonster93@gmail.com. No puede ser que prefieran la experiencia de usuario de gmail, porque, como tú mismo dices, es muy fácil usar gmail también con cuentas que no son de gmail.

Sin embargo, tenga en cuenta que incluso usar el cliente web de Gmail como interfaz para sus cuentas universitarias regulares ya puede ser una infracción de la política. Al menos aquí en Suiza, las universidades no están contentas con que los correos de sus empleados se carguen en Google (pero tampoco usarían Windows Live, así que tal vez a sus universidades les importe menos la privacidad de los datos que a las de aquí).

¿Hay algo que absolutamente no debería enviar a través de una cuenta "no oficial"? (Hay una buena posibilidad de que FERPA esté involucrada aquí...)

No estoy en los EE. UU., por lo que no puedo comentar sobre FERPA, pero en mi universidad básicamente todo lo que tiene que ver con estudiantes, tareas, exámenes o calificaciones debe enviarse encriptado con el certificado que está vinculado a nuestra identidad universitaria. Esto también excluye automáticamente el envío a través de una dirección de correo diferente. Toda comunicación "oficial" debe enviarse al menos firmada digitalmente con dicho certificado, lo que nuevamente excluye otras cuentas de correo.

Le recomiendo que utilice la cuenta de la universidad para todo el correo relacionado con la universidad, especialmente cuando envíe correo a otras cuentas o listas de universidades.

• Se ve más profesional, cualquiera que te responda seguro que no satura tu bandeja de entrada privada (aunque esto no parece ser un problema para ti, el remitente no lo sabe).
• El filtro de spam de la universidad no debería producir ningún problema. Esto no es cierto con otras cuentas. Bueno, un buen filtro de spam debería dejar pasar un gmail bien redactado, pero nunca se sabe.
• Escuché que algunas universidades explícitamente no permiten reenviar correos de cuentas universitarias a ningún otro proveedor . (Al final, la universidad es responsable de garantizar la seguridad de la información y si alguien reenvía un correo electrónico "comercial" a otra cuenta, el "empleador" no puede garantizar nada).

El segundo punto puede ser extremadamente importante. Si envías algún "aviso de baja" o algún retiro de algún examen realmente quieres que ese mensaje no termine en el filtro de spam.

Personalmente, mantengo las cuentas privadas y profesionales separadas y me siento un poco raro si, accidentalmente, envío un correo electrónico de la universidad desde mi cuenta privada. Dado que soy consciente de que esto puede suceder accidentalmente, no me parece extraño recibir correos electrónicos de cuentas personales de colegas, pero generalmente asumo que fue por accidente. Tengo muy pocos compañeros que utilicen una cuenta no universitaria para comunicarse por correo electrónico (supongo que menos del 1%).

Un área que aún no se ha tocado son las leyes de registro abierto de donde sea que estés. En los EE. UU., si usted es un GRA o GTA y su universidad es una universidad estatal y lo clasifican como empleado estatal (a tiempo completo o parcial), es posible que sus correos electrónicos relacionados con el trabajo puedan estar sujetos a una solicitud de registros abiertos (puede llamarse ley Sunshine en su estado).

Hay muchos tal vez allí porque depende en gran medida de las leyes del estado y de cómo se le clasifique. Pero, como presidente de una organización estudiantil cuando estaba en la licenciatura, tuve muchas solicitudes de registros abiertos para mis correos electrónicos por parte del periódico del campus y algunas otras relacionadas con la financiación de eventos y presupuestos. El departamento legal del campus me obligó a entregar el acceso a mi cuenta para su revisión (sabíamos que esto era posible y, por lo tanto, mantuvimos nuestro propio servidor/direcciones de correo electrónico para los negocios de la organización). Es posible que, como estudiante de posgrado, se realicen solicitudes similares y es posible que esté obligado a proporcionar acceso.

Por lo general, el alcance de dichas solicitudes se limita al contenido relacionado con el trabajo, pero es posible que no sea deseable que alguien revise sus correos electrónicos para decidir qué es personal y qué está relacionado con el trabajo, y eso puede ser una razón suficiente para garantizar que todo lo relacionado con el trabajo los correos electrónicos pasan por una cuenta de la universidad.

Como mencionaron algunos, una de las consideraciones más importantes (desde una perspectiva estadounidense) es que si usted está en una universidad pública, sus correos electrónicos a menudo se consideran un registro público y pueden obtenerse mediante una FOIA o (o en el solicitud a nivel estatal, similar a la FOIA). Intentar evitar eso para evitar la divulgación pública puede ser una violación legal. Si como estudiante recibí un correo electrónico de un profesor de una cuenta no universitaria con la hoja de trabajo, etc., que se necesitaba, simplemente podría no hacerlo y tener motivos relativamente fáciles para apelar un 0.

La molestia, para mí, de recibir correos electrónicos de colegas de las cuentas personales es simplemente que tengo filtros que me ayudan con los cien o dos correos electrónicos que recibo al día. Si bien Department_Head@myschool.eduse marca en rojo brillante y se transfiere automáticamente a una carpeta de alta prioridad, y los correos electrónicos de los estudiantes van a una carpeta especial según la clase, un correo electrónico para mí quedará lolzkats1993@yahoo.comatascado en la bandeja de entrada general turbia que puede o no ser leer durante días o semanas (si alguna vez).

Pero con FERPA una consideración importante es la divulgación de registros académicos. Al utilizar un sistema de correo electrónico que no cuenta con la aprobación del departamento legal o de TI de la escuela, es posible que esté filtrando esos registros. Sin embargo, la mayor preocupación es por el otro lado: enviar correos electrónicos a personas que no usan su cuenta de correo electrónico de la universidad. Considere el correo electrónico de la dirección personal de un estudiante, diremos, JaneDoe@fubar.com. Jane Doe está en tu clase. ¿Cómo deberías responder? No debe revelar que el estudiante está inscrito en su clase, y definitivamente no debe dar calificaciones a través de ese correo electrónico; no sabe si eso realmentees su cuenta. Podría ser un excónyuge abusivo tratando de rastrearla, podría ser un investigador privado tratando de robar la información, etc. Siempre respondo a cualquier persona en tales circunstancias:

Aunque leí todos los correos electrónicos que me enviaron a esta dirección, debido a las inquietudes de FERPA, su correo electrónico parece ser uno que, si es estudiante, debe enviarse a través de su cuenta oficial de la universidad para recibir una respuesta. Si está relacionado con alguien que es estudiante, debe comunicarse con la oficina del Decano de Estudiantes.

Nadie se ha enojado por eso y todos me envían correos electrónicos desde una cuenta oficial, a menudo agradeciéndome por mostrar consideración por su privacidad. Para los estudiantes que han tenido emergencias médicas, etc., la oficina del Decano de Estudiantes puede manejar muchas cosas mucho mejor y, ocasionalmente, si se trata de un correo electrónico sobre una emergencia o situación urgente similar, agregaré algo como "pero hablando en general, si un estudiante estuviera en una situación X, recomendaría Y".