El director de eventos programa eventos sin coordinar conmigo, lo que me genera trabajo adicional

En primer lugar, asegúrese de que su gerente esté al tanto del problema. Es su trabajo ayudarlo a resolver problemas como este, y también le conviene asegurarse de que sepa sobre el problema antes de que comience a recibir quejas sobre usted.

Como dice esta respuesta , trabajar con un compañero en el grupo de promociones podría mejorar las cosas. El director de eventos no está haciendo su trabajo y probablemente ni siquiera le está diciendo a la gente de promociones que hay una dependencia. Así que vea si puede "llamarse" a su grupo: cuando reciban una solicitud para desarrollar un folleto, un anuncio, etc., tal vez puedan avisarle para que al menos esté al tanto.

En cuanto al problema específico, dos sugerencias:

1. Es por eso que se inventó la frase "los boletos salen a la venta (alguna fecha futura)". Ok, quieren hacer promociones con mucha anticipación; Eso es genial. ¿Es necesario habilitar inmediatamente el registro? Podrías intentar preguntar sobre eso.

2. ¿Qué puede hacer para que la creación de una página de registro sea más fácil y rápida? ¿Puede desarrollar una plantilla genérica que pueda implementar de inmediato, y si quieren que se personalice (gráficos vinculados al evento, etc.), eso podría venir más tarde? En lugar de pensar en la página de registro como una gran cosa para la que debe dejar otro trabajo, ¿puede reducir la primera versión a "copiar este archivo" o algo similar? Asegúrese de que el director de eventos sepa que cuanto antes obtenga la información del evento, antes tendrá una página de registro personalizada , pero mientras tanto puede resolver el problema inmediato y volver a su trabajo habitual.

Dado que ambos representarían cambios de política (de diferentes tipos), debe hablar con su gerente y ver si lo ayudará a defenderlos.

Esto me recuerda la vieja afirmación "La falta de planificación de su parte no constituye una emergencia de mi parte".

Esto no parece tanto una lucha de poder como tratar con un gerente desorganizado en el departamento de eventos. Puede ser necesario que su jefe acuda a su gerencia para resolver este problema.

Dicho esto, ya hay algunas buenas respuestas aquí, y recomiendo intentar resolver esto usándolas. Sin embargo, sugeriré un enfoque más estricto que puede probar, con el permiso de su gerente, por supuesto, si el gerente del evento no cambia su forma de actuar cuando se lo pida cortésmente: Envíe una declaración que indique que en el futuro todas y cada una de las páginas web nuevas requieren N días de aviso para prepararse, donde N es cualquier número con el que se sienta cómodo que le permitirá adaptarse a un nuevo trabajo. Luego haga una copia de seguridad negándose a crear más páginas de registro de eventos en menos de la cantidad de días que especifique. Después de un par de ocurrencias de tener un huevo en la cara, el administrador de eventos debería cambiar su forma de actuar. Si no, entonces probablemente se quejará a su gerencia. Con suerte, se pondrán de su lado; si no, cumplir con sus directivas...

Su primer curso de acción si está atrapado en una situación que no puede resolver siempre debe ser ponerse en contacto con su jefe. Si no los ha actualizado sobre esta instancia, esa debería ser su primera opción.

Para que quede muy claro: el director del evento no está actuando de manera profesional aquí.

Dado que su jefe (y no usted) es la persona que interactúa con ese director de eventos, hay muy poco que pueda hacer al respecto aparte de preguntar amablemente, no tiene ningún poder real sobre el director de eventos y no está en una posición de trueque. .

La otra cosa que puede intentar hacer es hablar con el director del evento en un tono profesional, no argumentativo, de una manera que no cree un conflicto. Esa no debería ser su primera opción y depende de las personas involucradas.

Oye, noté que publicaste material sobre el evento X , realmente genial. No sé si lo sabe, pero yo soy el que trabaja en la creación de los formularios de registro para estos eventos. Le agradecería mucho que me mantuviera al tanto de estos nuevos eventos para que podamos ofrecer una experiencia aún mejor. para nuestros clientes

Eso es prácticamente todo lo que puede hacer, aunque en realidad, si su jefe habló con ellos, su sospecha de una lucha de poder probablemente sea cierta. Es posible que pueda convencer a ese director de eventos para que se dé por vencido y tenga problemas con su jefe por la espalda de otra persona, pero no apostaría por eso.

Cada vez que recibe una llamada, envía un correo electrónico al equipo de planificación:

Un cliente acaba de llamar y quiere comprar boletos. Confirme que este evento realmente está sucediendo. La implementación de la página web tomará 3 días después de la confirmación exitosa. Gracias.

No puedes dejar todo porque te informan demasiado tarde, especialmente las tareas solicitadas por personas que llegaron a tiempo. Deja eso claro si se quejan.

Siguiente paso para que ellos mismos creen la página web. Trabajamos, por ejemplo, en un proyecto, en el que el equipo de marketing siempre decidía muchas cosas internamente, pero luego esperaba hasta el último minuto hasta que acudían a nosotros los desarrolladores y luego necesitaban todo en ese momento y proporcionaban los textos e imágenes incorrectos, etc.

Sugerimos que obtuvieran una interfaz propia para manejar esas cosas y después de unos días de codificación tenían su herramienta y era su responsabilidad cargar y organizar todo a tiempo.

Si tu jefe sigue el juego, eso te ahorrará muchos problemas. Solo señale la flexibilidad adicional que obtienen, bla, bla, bla ...

¿Debería dejar de "lidiar con eso"?

Sí. Al final, el trabajo debe hacerse, por lo que, de una forma u otra, tendrá que lidiar con eso.

¿Qué harías?

Lo intentaría de nuevo con mi jefe, pero no espero que funcione.

Lo que también haría es iniciar una conversación con alguien de mi nivel en el grupo de promoción del evento (¿cualquiera que sea el colega que llama para preguntar sobre la página de registro?). Les diría que no hay una página de registro porque nadie me dijo que la hiciera o la pusiera. Entonces podemos averiguar cómo lograr que la comunicación se realice a nuestro nivel en lugar del nivel del jefe. Idealmente, el colega puede presionar al jefe problemático y pueden resolver algo. Lo más probable es que puedan hacer correr la voz de que necesitan que lo contacten cuando comience la promoción y puede construir un proceso informal.

Una palabra de advertencia: soy del tipo que se preocupa mucho más por hacer las cosas que por usar los canales adecuados para hacer las cosas. Espero que su pequeña empresa también pueda perdonar esas cosas. Otras empresas son menos indulgentes con el proceso de reconciliación, y hacer esto puede causar problemas. Recomendaría hacerlo de todos modos, pero al menos te lo advertí.

Muchas buenas respuestas, pero dos problemas no se han abordado directamente: 1) ¿por qué lo llaman los clientes y 2) está refiriendo a los clientes a los planificadores de eventos?

Puede ser que haya un enlace genérico "Si tiene problemas con este sitio web, contáctenos AQUÍ" en cada página, y solo están siguiendo ese enlace. Tal vez necesite cambiarlo a "Si experimenta errores y otros problemas, contáctenos AQUÍ. Si no puede encontrar un curso que cree que debería ofrecerse, comuníquese con los organizadores ALLÍ".

Si su jefe está de acuerdo, debe ser muy comprensivo y disculparse con los clientes, y explicarles que no tiene registro de este evento y que no puede crear una página hasta que los planificadores de eventos le hayan dado el visto bueno. Déles amablemente el número directo del gerente de planificación de eventos y explíqueles que esa persona está a cargo y estará encantada de ayudarlos. Etc.

Es bueno que esté tratando de salvar la reputación de su empresa y que esté tratando de llenar el vacío que dejaron los planificadores de eventos. Pero parece obvio que los planificadores de eventos no sienten las consecuencias de sus acciones porque los estás salvando.

Ignorar no es una solución, ya que no desaparecerá y seguirá siendo molesto.

Honestamente, necesita una solución orientada a procesos. Deje en claro que necesita una cantidad x de días de tiempo de entrega. Cree una cola de solicitudes de proyectos o use una herramienta de código abierto como JIRA. Hágale saber que esto lo ayudará a ayudarlos mejor y, por lo tanto, es beneficioso para todos. Puedes entrenar sobre cómo usarlo. Tal vez hable con TI y cree una dirección de correo electrónico, por ejemplo, registrationhelp@conpanyx.com para administrar las solicitudes si no desea utilizar una herramienta de proyecto.