correos electrónicos temprano en la mañana y al final de la tarde [cerrado]

Personalmente, odio la idea de que haya una regla primordial para la respuesta por correo electrónico y la verificación de la hora del día. Sinceramente, creo que cuando revisa el correo electrónico, la forma en que responde y la puntualidad de su respuesta es totalmente una cuestión de caso por caso, y tiene que encajar con su misión de trabajo, la cultura de su organización y su estilo personal. Conozco a muchos gerentes exitosos que leen el correo electrónico a primera hora de la mañana, en particular porque ese es el ritual matutino de cómo comienzan el día, y la mañana es el momento en que se enfocan en los mensajes entrantes.

Pero estoy de acuerdo en que tiene que ser una decisión consciente y la forma en que un gerente administra sus respuestas por correo electrónico es una forma bastante útil de establecer un tono en un equipo.

Aquí hay algunas cosas para pensar:

Correo electrónico fuera del horario laboral

Cómo y cuándo responde un jefe a un correo electrónico debe impactar y afecta la percepción de lo que se espera y es aceptable. Soy un fanático de liderar con el ejemplo, y recomendaría a cualquier persona en un puesto gerencial que considere cómo quiere que funcione el equipo cuando revisa y responde el correo electrónico fuera del horario de trabajo.

Como jefe, no es raro que la primera ronda de correos electrónicos urgentes llegue primero a su escritorio y sea su oportunidad de clasificar. Si su equipo tiene una función de misión crítica que fallará si no responde lo antes posible a un incidente de alta prioridad, entonces solo tendrá que revisar el correo electrónico después de horas y tendrá que esperar que su gente lo haga. sea ​​receptivo cuando le pregunte. Eso no quiere decir que no espere que una persona que dedica algunas horas a trabajar en un tema por la noche no se tome un tiempo más tarde en la semana para equilibrar los compromisos de la vida y la familia.

Cosas que generalmente hago, y he hecho en algunas posiciones:

• Revise el correo electrónico por la noche, pero a menudo solo el asunto y el remitente; particularmente en el trabajo técnico, hay muchos correos electrónicos generados automáticamente que se pueden ignorar de esta manera. En estos días, lo asombroso de la mayoría de las consultas telefónicas de correo electrónico es que puedo ver de un vistazo si la cantidad de correos electrónicos en mi bandeja de entrada ha cambiado, lo que puede significar que solo verifico cuando veo que la cantidad cambia.

• Recoja el correo urgente y detenga la cadena de correo electrónico: si es REALMENTE urgente, ¿por qué no llamar? El correo electrónico tiene una expectativa general de pasividad y demora de tiempo que es lo opuesto a lo que desea en una crisis. Primero llame a la persona que envió el correo y verifique que vale la pena ponerse en marcha. Luego comience a llamar a su gente para movilizar el escuadrón de lucha contra la crisis.

• Puede ser útil hacer ambas cosas: los detalles escritos son buenos en el correo electrónico, la notificación sin demora de tiempo es buena con las llamadas telefónicas. Entonces, si necesita que alguien haga algo con mucha información detallada, envíela y luego llámelo.

• Si esto ocurre con frecuencia, considere rotaciones en las llamadas o formalizar horas de trabajo escalonadas. Misión crítica es misión crítica y hay muchos modelos de equipo para cubrir esto. Esa es una buena manera de pasar a tener esta discusión con la alta gerencia: si está manejando una serie de problemas urgentes cada mes, es justo decir "necesitamos cambiar la forma en que hacemos negocios".

No envíes correos si estás en casa con tu familia y NO es urgente. Si lo que está tratando de hacer es salir adelante un poco porque está equilibrando algunos compromisos laborales y familiares, busque una manera de apilarlo en su bandeja de salida y enviarlo por la mañana, especialmente si está enviando a subordinados

Trabajar con variaciones en las horas de trabajo

La otra razón para el correo electrónico fuera de horario es que las personas no trabajan las mismas horas. Ya se trate de variaciones en las horas de trabajo en una sola zona horaria o simplemente de la diferencia entre zonas horarias, en la oficina moderna es justo esperar que diferentes personas estén en la oficina durante diferentes horas, y el correo electrónico es el medio perfecto para trabajar con esa variación. .

En un equipo determinado en una ubicación determinada, es justo establecer el tono de "entre las horas X e Y, tratemos de ser puntuales": esa es la idea general de las horas centrales. A partir de ahí, haga que las zonas horarias funcionen a su favor, no se preocupe por redactar un correo electrónico a primera hora de la mañana, si no se leerá hasta esa noche. Date cuenta de que tú también tienes un ritmo en tu día de trabajo y puedes maximizar tu propia energía encontrando un ritmo confiable para tu forma de responder.

He notado que la mayoría de las oficinas tendrán en cuenta el ritmo del jefe para el correo electrónico, si es confiable; si saben que el jefe siempre revisa y responde el correo electrónico en una ventana determinada, la gente a menudo hará el esfuerzo de conseguirle lo que quiere. y necesidades en ese momento.

Concéntrese en conectar la velocidad de respuesta con la importancia de la respuesta

No existe tal cosa como tener suficiente tiempo para todo su correo electrónico. Concentre su tiempo en asegurarse de que las decisiones y respuestas más importantes se envíen lo más rápido posible. Deje en claro con sus amigos cuáles son las tasas de respuesta aceptables y no se sienta mal por el hecho de que la sincronización funciona de manera diferente en ambos lados de la dinámica de poder. Solía ​​sentirme mal por necesitar información en cuestión de minutos u horas, pero a menudo no podía darle una actualización a mi equipo en menos de un par de días. Pero la cuestión es que los jefes tienen un conjunto de trabajo diferente al de las personas que les reportan.

Cosas sutiles a tener en cuenta:

• Pide disculpas cuando sabes que llegas más tarde de lo que deberías
• No dudes en dar plazos y alcance al trabajo de la respuesta. Por ejemplo, "Necesito una estimación de eso para el mediodía, solo una suposición rápida de la hora está bien, no necesito que dedique más de unos minutos a reflexionar sobre esto. Pero si pudiera investigar un poco y confirmar su estimación por pasado mañana, eso sería lo ideal".
• Realice un seguimiento y dé su opinión cuando no se cumplan los plazos importantes.
• Encuentre una manera de comunicar la diferencia entre importante y menos importante.

Momento perfecto para correos electrónicos no urgentes

Yo diría que eso es cuando USTED tiene el tiempo. Date cuenta de que el correo electrónico es una de las formas más bajas de fidelidad para comunicarse con las personas. Obtendrá mucha más información hablando en persona, hablando por video o teléfono, o incluso enviando mensajes instantáneos (a veces) que por correo electrónico. Por lo tanto, en la jornada laboral, priorice primero las comunicaciones más importantes/de mayor calidad, reservando el correo electrónico no urgente para los momentos en que la comunicación de alta calidad no esté disponible.

La mayoría de los gerentes que conozco tienen lo que yo llamo "tiempo de cordura": tienen un lugar intencional en el día de trabajo en el que se toman tiempo para sí mismos, para pensar en profundidad, para la estrategia y para el trabajo por iniciativa propia. Casi siempre es temprano en la mañana antes de que la gente entre, o después de que la mayoría de la gente se vaya. Antes o después de su tiempo de cordura es probablemente el mejor lugar para resolver las últimas cosas no urgentes, ya que es poco probable que lo interrumpan.

No existe una técnica mágica para tener éxito. No leer los correos electrónicos a primera hora de la mañana puede funcionar para algunas personas, pero es probable que cause todo tipo de problemas para otros en sus organizaciones. También sospecho que solo funciona para las personas que tienen un asistente ejecutivo que se asegurará de decirle si hay algo crítico que necesite ver.

En muchas organizaciones, el correo electrónico es fundamental para saber cuáles son los problemas a los que se enfrenta ese día. No podía hacer mi trabajo si no leía los correos electrónicos a primera hora porque el contenido podría cambiar no solo mis prioridades, sino también las prioridades de mi equipo. Nadie tiene éxito si no sabe acerca de los cambios urgentes en la prioridad o los nuevos problemas que han surgido. También recibo correos electrónicos directamente de los clientes y tengo objetivos de rendimiento relacionados con la rapidez con la que debo responderlos.

Los altos directivos se ocupan de cosas más amplias, menos orientadas a los detalles y pueden salirse con la suya sin mirar hasta más tarde o en un momento específico del día. Las personas que realmente tienen que hacer el trabajo y sus jefes inmediatos no pueden hacerlo.

También he tenido jefes senior como ese que ignoran esas cosas por tanto tiempo que crean problemas para su propio personal, pero no les informan sobre las tareas que deben realizarse hasta que están casi vencidas o vencidas. Luego, las tareas se hacen en una estafa y, por lo tanto, se hacen menos bien de lo que podrían haber sido, y el personal se estresa y hace que las mejores personas se vayan. Entonces, si bien pueden parecer exitosos al ignorar las trivialidades del correo electrónico, a menudo habrían tenido aún más éxito si hubieran manejado las cosas de manera oportuna.

Pero para tener éxito, debe determinar el ritmo de su día en función de la forma en que fluye el trabajo en su organización.no en algún artículo administrativo al azar. Si tiene plazos ajustados y cambios frecuentes de dirección, no puede darse el lujo de no leer los correos electrónicos a medida que llegan. He recibido muchos correos electrónicos a lo largo de los años diciéndome que deje de trabajar en algo porque el cliente lo canceló o diciéndome que este nuevo tema es una prioridad más alta que lo que estamos haciendo. También recibo correos electrónicos de mis empleados (que no están ubicados conmigo o incluso en la misma zona horaria) cuando se quedan sin trabajo (no tiene sentido perder un día entero de producción porque estaba demasiado ocupado para leer los correos electrónicos ). Recibo solicitudes de reunión en correos electrónicos y es útil saber acerca de las reuniones antes de recibir un recordatorio de que debe comenzar, ya que a veces es necesario prepararse para ellas. Si tienes trabajadores en otras zonas horarias,

Dicho esto, a menudo es una buena idea saber qué correos electrónicos leer y cuáles pueden manejarse más tarde o ignorarse. No tienes que leer cada correo en profundidad o cambiar de dirección a cada antojo.