Trabajo en una startup más pequeña (alrededor de 30 personas). Alquilamos un espacio de oficina en un barrio acomodado. La oficina tiene un "atrio" muy pequeño (3 pies x 3 pies) entre la puerta exterior y la puerta de nuestra oficina. No compartimos el atrio con nadie más; se utiliza exclusivamente para entrar en nuestra oficina.
La puerta exterior no está cerrada, la interior sí. Se requiere un pase clave para ingresar, o hay un timbre configurado para que los invitados soliciten acceso.
Soy un miembro junior de la empresa y me he encargado de abrir la puerta (mis compañeros de trabajo/jefes están muy contentos con este arreglo, ya que significa que no es necesario que los molesten). Recibo el correo, acepto entregas y, lamentablemente, también tengo que saber qué visitantes dejar entrar y cuáles rechazar.
El TL; DR de mi pregunta es: ¿ Qué puedo decirles cortésmente a las personas que se presentan en la puerta para que indiquen rápidamente su propósito para que pueda saber si debo saludarlos cordialmente e invitarlos a entrar (para posibles patrocinadores, amigos de empleados, entrevistados, etc.) o negar la entrada (llamadores en frío/vendedores puerta a puerta, etc.)?
Debo abrir la puerta para poder hablar con los visitantes. La puerta de la oficina tiene una alarma y solo se puede mantener abierta hasta 90 segundos antes de que se dispare la alarma. Esto reduce mi tiempo para filtrar a los visitantes en una ventana muy estrecha.
Debido a la naturaleza de concepto abierto de nuestra oficina, dejarlos entrar por la puerta les da fácil acceso a toda la oficina (hay un "pasillo" muy amplio y abierto hacia la sala principal, con muchas salas de conferencias y oficinas con frente de vidrio forrándolo. También conocido como cero privacidad). No me siento cómodo dejando entrar a las personas antes de establecer el motivo porque si son vendedores, es mucho más difícil deshacerse de ellos.
Estamos en una vía comercial y nuestro nombre implica que estamos un poco inclinados a la medicina. Debido a estos factores, recibimos MUCHAS personas que intentan vendernos productos o servicios. Me corresponde a mí explicar rápidamente que no estamos interesados y educadamente rechazarlos.
También recibimos mucho tráfico de posibles patrocinadores, entrevistados, amigos de los empleados y otras personas con las que me conviene ser siempre educado y acogedor. Sin embargo, a menudo no me doy cuenta de que están visitando y no puedo verificar su legitimidad hasta que nombran a alguien en la empresa que están aquí para visitar.
A menudo termino con un cuadro de diálogo como el siguiente;
Yo: ¡Hola! (sonrisa educada)
Ellos: Buenas tardes, ¿cómo están hoy?
Yo: Bien gracias y tu?
Ellos: Genial, gracias. (Si tengo suerte, también podrían agregar "Mi nombre es Bob Smith", como si eso significara algo)
(A veces, los vendedores se lanzan rápidamente a un discurso aquí, pero la mayoría de las veces el visitante intentará pasar al marco de la puerta, esperando que los deje entrar. Me mantengo firme y es desagradable para ambas partes)
Yo: ... ¿Qué puedo hacer por ti?
Ellos: Estoy aquí para reunirme con X. (o) Estoy con la compañía Y vendiendo Z.
Y luego puedo dejarlos entrar / rechazarlos. etc.
Siempre me enseñaron a no dar mi nombre porque anima a los abogados, pero también descubro que muchos de los entrevistados intentan ser amables y piden nombres, así que no puedo usar eso como un barómetro, y luego mi primera interacción con un posible nuevo empleado soy yo dando mi nombre tan a regañadientes que es como si estuviera regalando a mi primogénito.
Básicamente, tengo una ventana de 90 segundos para a) intercambiar saludos educados y b) averiguar por qué están allí, todo mientras soy cortés pero firme con los posibles abogados sin parecer grosero con los invitados.
No soy asistente profesional y no tengo experiencia como recepcionista. Me imagino que hay una forma más simple/efectiva de ejecutar este cuadro de diálogo, por eso me comunico aquí.
Durante el año pasado, estuve en la misma situación que tú. Me ofrecí porque mi escritorio estaba más cerca de la entrada de la oficina. Podrías guardar las bromas hasta que hayas descubierto más sobre sus intenciones.
Inicie el diálogo con:
¡Hola! ¿Qué puedo hacer por ti hoy?
Luego declararían su negocio. Lo cual es un indicador de hacia dónde quiere que vaya la conversación, si es un rechazo, puede rechazarlos, pero si no lo son. Comience con las cortesías.
Eso es genial si me sigues. ¿Cómo estás?
también es un buen generador de conversación para cuando te siguen a donde sea que necesiten ir.
En este punto, si la oficina proporciona esto y tiene tiempo extra. Podrías ofrecerles un té o un café, mientras esperan.
Solo una pequeña combinación de lo que está haciendo actualmente lo hace rápido y cortés mientras le brinda la información antes de cualquier silencio incómodo.
Por tu pregunta, parece que ya estás siendo educado. Si solo está buscando acelerar el proceso, por lo que ha dicho, elegiría algo como,
"Hola, ¿cómo estás? ¿Puedo preguntarte a quién estás visitando?"
Como solo puede identificar si alguien es un visitante legítimo solicitando una caída de nombre. Estás siendo cortés al preguntar cómo están, pero también al hacer una pregunta más apremiante (a quién están buscando, si es que hay alguien). Si evita la segunda pregunta, vuelve a preguntar y tendría que revelar sus intenciones o parecer sospechoso.
Rico