Cómo responder a "¿Cuánto tiempo llevará esto?" cuando en un nuevo puesto de trabajo

No me importa romperme el culo; Me importa la sensación de temor y emergencia con la que aborda cada conversación porque está preocupada por los plazos del proyecto. Me estresa y me hace sentir incómodo por no darle estimaciones de tiempo.

Entonces... ¿Cómo debo manejar esto?

Dé su mejor estimación. Evitar uno no lo está ayudando, y ciertamente no está ayudando a este gerente de proyecto. Los gerentes de proyecto necesitan estimaciones para ayudar a rastrear el proyecto en general. Y no dar uno significa que tienen que tomar su propia suposición (a menudo menos informada) y usar eso. No dar uno también te hace quedar mal.

Muchos encuentran que dividir la tarea en partes más pequeñas ayuda a crear una estimación. A menudo, los fragmentos más pequeños son más fáciles de visualizar y estimar. Y, por lo general, puede solicitar un poco de tiempo para realizar este análisis, en lugar de proporcionar su estimación de inmediato.

Asegúrese de transmitir que es probable que su estimación aún no sea muy precisa y explique los motivos. Luego, prometa dar una estimación revisada una vez que las tareas del proyecto se aclaren. Y dale un marco de tiempo para cuando proporciones tu próxima estimación.

Realice un seguimiento de sus estimaciones y datos reales, para que mejore con el tiempo.

Y a medida que avanza su proyecto, vuelva a estimar el resto, incluso si no es necesario hacerlo. Si cree que es probable que su estimación original no se mantenga, asegúrese de proporcionar comentarios al gerente del proyecto tan pronto como lo sepa. A los gerentes de proyecto (todos los gerentes) no les gustan las sorpresas.

Luego detenga el temor, el estrés y los sentimientos incómodos. Estas son emociones que te provocas a ti mismo. Saber que estás haciendo lo mejor que puedes y que quienes te rodean lo reconocen debería liberarte de estos sentimientos.

No dé una estimación puntual, dé un rango. Las estimaciones puntuales generalmente se ven como predeterminadas, pero en la mayoría de los casos, las estimaciones de rango harían un trabajo mucho mejor. Su caso es uno en el que la estimación del rango es la mejor opción.

Para una tarea con la que se sienta muy cómodo, puede comenzar dando rangos estrechos. "Terminaré el informe mensual en dos horas, más/menos 15 minutos". Cuando te enfrentas a una tarea que no sabes lo que implicará, la verdad bien puede ser "entre dos horas y dos días". Decir simplemente eso sonará insolente, así que explícalo con una explicación. "Vi un informe mensual producido en otro proyecto. Tendré que investigarlo. Si los números están disponibles en alguna parte, dos horas deberían ser suficientes para escribir el informe. Si tengo que encontrar una manera de calcularlos, y perseguir las fuentes, puede extenderse fácilmente a dos días o más".

Ahora, la gerente puede dejar que su Kirk interior pase el rato y te grite que dos días es inaceptable. A lo que puede responder que 1) todavía es posible que se haga en 2 horas, simplemente no puede estimar la probabilidad, 2) no puede crear números verdaderos de la nada, 3) después de haber pasado por el proceso una vez, puede prepararse mejor para la próxima vez (recopilando números durante el mes, reutilizando una macro de Excel para calcularlos a partir de datos sin procesar) para que el próximo mes el informe sea mucho más corto, y 4) pregúntele, si dos días no son aceptables, ¿Qué debe hacer si resulta que los números no estarán disponibles a tiempo? Por ejemplo, ¿proporcionar solo una sección del informe (cuál) u obtener permiso para sacar a una segunda persona de sus tareas habituales para que también trabaje en los números?

Es especialmente importante acertar con el cuarto. Tienes que mostrar comprensión por sus preocupaciones y estar genuinamente abierto a las alternativas, mientras le recuerdas amablemente que "hacerlo en el tiempo que tengo" no es una opción. Si se muestra sarcástico o condescendiente, perjudicará sus posibilidades de entablar una relación constructiva con su gerente.

Todavía no estará contenta, pero lo mejor que puedes hacer aquí es tomar en serio sus preocupaciones (tal vez te estás perdiendo una fecha límite externa) e involucrarla en tu proceso de estimación para que vea por ti mismo que no estás siendo simplemente difícil. a propósito, o demasiado denso. Ella puede administrar su tiempo, pero usted debe administrar sus expectativas.

Encuentro útil la estimación PERT para tareas de desarrollo de software. Resumiendo:

a = tiempo si vuelas a través de él, sin demoras, sin problemas

b = tiempo que cree que tomará de manera realista dados los retrasos conocidos y los problemas conocidos

c = peor escenario posible, todo se retrasa, tus otros jefes te dan trabajo extra y encuentras una falla en tu implementación al 80% a través de tu plan

Tiempo estimado = (a + 4b + c) / 6

Variabilidad = (c - a) / 6

Digamos que cree que una tarea tomaría un día en condiciones ideales, y normalmente llegaría allí en los próximos 2 días debido a las reuniones, pero hay algunas etapas que podrían causar problemas y luego serían 9 días. Entonces su estimación es (1 + 4x2 + 9) / 6 = 3 días, la variabilidad es de 1,3 días, por lo que diría "Espero terminarlo en 3 días, pero fácilmente podría tomar 4,5 días".

De esta forma, tienen una idea de cuándo esperarlo (para la entrega a los clientes, desea estimar el tiempo de entrega en días calendario, incluidos los efectos de reuniones, días festivos, etc.), y una idea de lo que es una estimación conservadora. podría parecer. Si hay una variable grande, como 'podría romper el componente X, entonces tendría que modificar y reconstruir ese componente, lo que sería una semana más', luego márquelo en la respuesta: 'Espero que sea hecho en 3 días, pero prueba los límites del componente X, por lo que podría haber una semana adicional allí'.

Esta es una de las partes más difíciles de trabajar en pequeñas empresas con múltiples demandas competitivas de su tiempo. Así que agárralo con ambas manos y no dudes en dar estimaciones. Cuanto antes lo domines, mejor serán las cosas. Si se le pregunta en persona, no tenga miedo de decir "No puedo darle una estimación que sea útil de inmediato, déjeme enviarle algo al final del día".

Buena suerte.

Estimar plazos es una habilidad importante, trabaja en ello. Tenga en cuenta todo lo que sabe, dése un margen saludable y generoso y dé la estimación. A medida que avanzas, esto se vuelve más y más fácil. Si hay varias variables, inclúyalas todas, cada una con un margen.

De lo contrario, te quedas atascado con lo que te quedaste atascado, un marco de tiempo tremendamente inapropiado que estás luchando por cumplir.

Dices: "Ella entonces me asignará un tiempo esperado". Esta es probablemente la cosa más importante a abordar. Ella te ha pedido un presupuesto. No has podido darle uno, por lo que ha seguido adelante e hizo un plan de todos modos.

El punto es que, como especialista técnico, su estimación es probablemente la mejor disponible. ¿Se acaba de inventar un número o tiene una base para el número que eligió? Probablemente sea razonable que preguntes cómo llegó a eso. Es posible que deba usar todo el tacto profesional a su disposición, pero huir de esto tampoco ayudará.

La distinción entre una estimación y un plan es crucial. Al rehusarse a darle un estimado, tal vez haya desperdiciado su oportunidad de influir en el plan. Podría ser posible decir: "Realmente no lo sé, pero entiendo que necesitamos planear algo". Al menos entonces puedes discutir el plan. Como se basará en información inadecuada, querrá planear para replanificarlo. A menudo, puede ser muy útil si puedes decir cuándo crees que sabrás más. Por ejemplo, "En este momento no tengo suficiente información. Es imposible estimarla en este momento. Para avanzar, sugiero que comencemos planificando 4 semanas para ello, pero sabré mucho más por el final de la primera semana, así que reunámonos entonces para ver si eso está cerca de la marca. ¿Eso va a funcionar para ti? ¿Hay alguna otra restricción que deba conocer?"

¿Pregunta "cuánto tiempo llevará esto" y espera una respuesta ahora mismo? Eso sería completamente ridículo e incompetente. Asumiré que ella no es incompetente pero quiere una estimación adecuada.

Existe una estrategia comúnmente utilizada para obtener buenas estimaciones que se utiliza en el desarrollo ágil/scrum. Para una estimación adecuada, necesita una declaración precisa de qué trabajo debe realizarse y cuál es el criterio de aceptación. Luego divide el trabajo en componentes que toman como máximo dos días cada uno. Luego, estima cuánto tiempo lleva cada componente. Me refiero a tu estimación. Su gerente no puede estimar. Su gerente puede expresar sus deseos, los cuales debe ignorar por completo, porque desear no hace el trabajo. Y no hace estimaciones para nada que tome más de dos semanas, porque es casi imposible hacerlo bien.

Hacer estas estimaciones le llevará un tiempo considerable. Probablemente un día más o menos. No es tiempo perdido, porque al hacer las estimaciones, se descubre cuáles son todos los componentes que hay que hacer. Entonces estará preparado cuando realmente comience el trabajo. Puede ser que también necesite anotar las especificaciones de lo que debe hacer. Lo que también lleva tiempo, que tampoco se pierde porque sin una especificación decente de lo que quieres, es mejor que no empieces.

Y cuando haces esa estimación, tienes todo en cuenta. Mayormente tienes en cuenta que no estás trabajando 40 horas a la semana sin interrupción. Y luego tiene en cuenta el detalle menor de que está trabajando para tres personas, por lo que en lugar de 30 horas a la semana, ella recibirá unas 10 horas a la semana de su trabajo.

Una respuesta mostró algo así como "funcionalidad de registro del cliente". Eso es demasiado poco para una estimación adecuada. Hay tanto que te perderás. Algo como esto, debe anotar todos los componentes, cada elemento que deba hacerse. De lo contrario, no estimarás, estarás adivinando.

Y finalmente, deja de hacer 50 horas a la semana ahora mismo. Como empleado asalariado, tal vez necesite trabajar horas extras si es necesario por motivos comerciales. Una gran acumulación que estaba allí incluso antes de que comenzara no es una razón comercial. Ese problema no se soluciona con horas extras, y no con horas extras no pagadas, sino con la contratación de otro empleado. Y un gerente que es incompetente para hacer estimaciones tampoco es una razón comercial.

Divide la tarea que te han pedido que hagas en subtareas. Calcule cuánto tiempo debe tomar cada tarea. Si alguna tarea es difícil de evaluar o dura más de, digamos, 2 días, divídala nuevamente.

Una vez que tenga una lista de tareas pequeñas, vuelva a evaluar para que sea consistente. Agregue el margen necesario para que se sienta seguro (por ejemplo, x2 cada estimación)

Agrupe sus subtareas en funciones de entrega posibles, luego proporcione un cronograma al PM.

Sin embargo, este trabajo de planificación generalmente se realiza en colaboración con el equipo, el líder del equipo y con el aporte del PM (para dividir en funciones y darles prioridad).

Si sé lo que estoy haciendo con cada pieza de tecnología involucrada y conozco la infraestructura, y un gerente de proyecto me pregunta cuánto tiempo llevará una tarea determinada, esbozo un diagrama de flujo, lo divido en componentes, estimo cada componente, añádelo todo junto. Esa es mi estimación de horas. Luego tomo ese número y lo multiplico por 2.5x. Esto permite problemas inesperados.

Si hay alguna parte que no sea familiar... agregue 5x para infraestructura desconocida, 10x para lenguaje de programación desconocido, 10x para producto RDBMS desconocido. Por lo general, lo logro dentro del 10% de esta estimación ajustada.

Algunas cosas buenas que otros han cubierto: tómese un tiempo para dividir la tarea en partes más pequeñas con las que esté más familiarizado; dé la mejor estimación que pueda; actualiza tan pronto como sepas más. Agregaré algo que aún no he visto: dar un intervalo de confianza .

Piénsalo desde el otro extremo. Como PM, tengo que pedir presupuestos a la gente todo el tiempo. Mi organización está creciendo y no estamos acostumbrados colectivamente a la gestión formal de proyectos, por lo que la gente a menudo se niega, lo que me vuelve loco, porque no tengo nada con lo que trabajar y no tengo idea de cuándo se hará algo, por lo que no puedo hacer informes de estado. o decir si estamos a tiempo o si necesitamos volver a priorizar, etc. Por lo tanto, es comprensible que los ojos de su tercer PM se salten cuando no responde, incluso si no lo están manejando tan bien inventando números y poniendo más presión sobre usted en lugar de ayudarlo a través del proceso.

Y lo entiendo, realmente no lo sabrás hasta que esté hecho. Pero si lo piensa, probablemente sepa al menos un poco más que el PM: ¿cinco minutos, cinco días, cinco meses? Esto es lo que hago cuando soy el técnico y tengo que dar un presupuesto: dar dos en su lugar .

"Probablemente hay una probabilidad de 50-50 de que sea fácil y todo salga bien, en cuyo caso solo tomará alrededor de 5 horas, lo que con mi carga de trabajo actual significa que debería tenerlo para usted en una semana. Incluso si sale mal de algunas maneras que se me ocurren, estoy 90% seguro de que debería tomar menos de cuatro semanas".

Vuelva a verificar una vez que sepa cuál de ellos es más probable, especialmente si algo imprevisto ha estallado y cree que podría ser más largo que la segunda estimación.

Además, si las estimaciones que los otros dos PM le han estado dando (presumiblemente basadas en experiencias pasadas con otras personas en su función) han sido razonables, considere pedir ayuda a esos otros gerentes de proyecto con el tercero. Es posible que tengan alguna idea que ofrecer, ya sea sobre la habilidad general de estimación o sobre los detalles de qué tipo de tareas suele ser responsable su nuevo rol y cuánto tiempo suelen llevar.

Ser "NUEVO" no es el problema aquí

Proporcionar estimaciones, como empleado nuevo o antiguo, es una molestia hasta que domine las palabras mágicas para aliviar los pensamientos de despido de cada PM.

Recientemente comenzamos a seguir Scrum y, obviamente, a estimar nuestras tareas. Es difícil estimar tareas, especialmente cuando se trabaja en nuevas tecnologías.

Basta de hablar, dame una solución ahora?

Aquí hay un artículo fantástico que creo que soluciona los problemas con las estimaciones y lo hará menos estresante, como lo hizo conmigo.

Simplemente agregue riesgo a sus estimaciones,

Basado en mi experiencia

No puede pedirle a un PM que reduzca la velocidad, pero lo que puede hacer en su lugar es dar sus mejores estimaciones con factor de riesgo. Este riesgo podría ser cualquier cosa, por ejemplo, nueva tecnología, software de terceros, código desorganizado de un ex empleado, etc.

No estoy seguro de lo desesperado que estás por este trabajo, pero no pierdas ni un segundo trabajando horas extra gratis. Pregúntese, ¿le pagaría de más sin ningún motivo?

No he visto esta respuesta...
Hable con su gerente/jefe inmediato y pregúntele cuáles son las prioridades: cuántas horas a la semana debe dedicar a cada uno de estos elementos, así como a otros elementos (investigación, educación, reuniones de equipo). , etc.) Hace algunos años me comprometí demasiado y trabajé con mi jefe sobre cuántas horas a la semana dedicar a cada tipo de artículo. Eso funcionó muy bien. Si a un tipo de tarea se le asignaran 10 horas y yo supiera que algo tomaría 40, entonces serían alrededor de 4 a 5 semanas. También advertiría cualquier fecha de entrega con cualquier requisito previo, como necesitar información de otras personas.

Aparte: considere tomar una clase corta (con crédito o sin crédito, tal vez una clase EDx) en administración de proyectos para poder administrar sus proyectos y estar "a la altura" del administrador del proyecto. Un poco de investigación y comprensión le brindarán muchas de las herramientas mencionadas en las otras respuestas.

Un punto más que aún no se mencionó: hable con compañeros de trabajo que hayan realizado tareas similares (si existen) y tenga una idea de qué tiempo suele ser necesario.

Yo estaba en este mismo barco cuando comencé mi trabajo. Tuve que informar a 3-6 gerentes de proyecto (dependiendo de los proyectos en los que estaba trabajando) y TODOS querían saber cuánto tiempo tomarían las cosas.

Hice lo mejor que pude para estimar, y sí, mis estimaciones estaban bastante equivocadas al principio. Por lo general, en el extremo inferior. (¡Hasta el punto en que uno de mis gerentes de proyecto siempre multiplicaba mis estimaciones por X porcentaje antes de decírselo al cliente!) Eventualmente, comencé a agregar un margen generoso a cada estimación que decía (¡incluso cuando el margen parecía innecesario!) y mi las estimaciones comenzaron a mejorar lentamente.

Sin embargo, la mayor ayuda fue hablar con los compañeros de trabajo. Si un gerente de proyecto me pregunta cuánto tiempo tomará algo, y realmente no tengo ni idea, le pido una gota de tiempo para responderle, y luego me encuentro con un compañero de trabajo por unos minutos para obtener su sentido de lo que está involucrado con la tarea.

En los casos en que no pudiera hacer eso, daría mi mejor estimación, y luego hablaría con un compañero de trabajo y tendría una idea de cuál habría sido su estimación. Aunque no ayuda en el momento, el objetivo aquí es mejorar con el tiempo, no hacerlo bien la primera vez.

Estimar es difícil. No te castigues por eso; solo concéntrese en tratar de no repetir los mismos errores de estimación dos veces.

En una negociación, la persona que nombra primero un número, pierde.

Su respuesta debería ser "Eso depende, ¿qué expectativas se han establecido? ¿Cuáles son los plazos estrictos? ¿Qué otras tareas dependen de esto y cuáles son sus plazos?"

Tenga en cuenta que no les pregunte cuál es el nivel de urgencia, porque luego pueden decirle que es fundamental para la supervivencia de la raza humana.

Además, no les preguntes cuándo QUIEREN que se haga. Eso les dará la oportunidad de decir 'ayer'.

Luego, dependiendo de su respuesta, puede seguir con cualquier lugar entre:

Claro, te lo haré llegar para entonces (mientras que en secreto sé que es el doble del tiempo que necesitas).

Hasta "Eso no será factible con mi carga de trabajo actual, si es necesario hacerlo entonces, tendrá que hablar con uno de los otros gerentes y reorganizar algún otro trabajo". (Nota, asegúrese de que ELLOS hablen con su gerente, no con usted).

O incluso el extremo de "Eso no es factible incluso si no tengo otro trabajo que hacer, lo que puede requerir que más personas trabajen en el proyecto o restablecer las expectativas del cliente".