Tengo una situación: a veces, personas de diferentes oficinas de nuestra empresa envían correos electrónicos e incluyen a muchas personas, incluido mi colega, y hacen algunas preguntas relacionadas con mi proyecto.
Por lo general, las respondo, pero a veces mi colega salta y da respuestas sólidas, pero no está muy calificado para hacerlo correctamente, en realidad, no es su título de trabajo responder ese tipo de preguntas, pero, como sabe algo, él trata de responder.
Muy a menudo sus respuestas son incorrectas y necesito encontrar una forma educada de corregirlas. Como todavía continúa respondiendo preguntas para las que no está calificado, necesito encontrar una manera de hablar con él cortésmente para asegurarme de que reciba el mensaje y no lo vuelva a hacer.
¿Cómo recomendaría estructurar una discusión y comunicarle el problema de una manera agradable y profesional?
Hable con el colega que responde los correos en privado. Tenga en cuenta que probablemente querían ayudar y no vieron nada malo en su comportamiento. Siguiendo las reglas generales de la crítica constructiva, debes:
Debes evitar culpar o atacar a tu colega como " Respondiste con la información incorrecta y causaste una pérdida de tiempo". En cambio, la respuesta fue incorrecta.
Muéstrales las consecuencias de su comportamiento. Si solo les pides que dejen de responder tus correos, podrían especular que los odias. Si sumas las consecuencias, saben que no es nada personal.
Si es posible, habla con ellos en privado. Se sentirán atacados si retomas el tema en medio de la hora del almuerzo con todos tus colegas escuchando.
Si es necesario, repita esta charla con cada correo que haya respondido incorrectamente. Con suerte, pensará más detenidamente antes de responder sus correos.
Si todo eso falla, mantenga un registro en papel de los correos que tuvo que corregir y escalar el problema.
No está muy claro por qué sus "usuarios" están enviando correos electrónicos a muchas personas, o si su colega, aunque a menudo se equivoca, está autorizado a responder.
Si no es así, eso es para que la gerencia lo resuelva. Si lo es, tienes que aguantarlo.
Sin embargo, es una mala idea tener "usuarios" enviando correos electrónicos a Dan@company.com; deben enviar un correo electrónico a support@company.com, luego, cuando Dan se vaya, el soporte puede continuar sin interrupciones, con suerte sin que los usuarios se den cuenta.
Nuevamente, esto suena como un problema de gestión, para establecer un Proceso (y para educar a los "usuarios").
Sea directo, contundente y honesto.
Simplemente hable con él y dígale que no está calificado. Es contundente, honesto y veraz. Es posible que desee decepcionarlo fácilmente con un cumplido sobre su propio trabajo, del cual él sabe (supongo), pero ser directo nunca lastimó a nadie.
Decirle que no quieres que responda preguntas sobre tu proyecto, o aquellas que implícitamente te están dirigidas, no deja lugar a la ambigüedad. Lo cual es importante, ya que las personas tienden a leer entre líneas y escuchar lo que quieren escuchar.
Si luego continúa, hágalo por escrito, como un correo electrónico, e incluya al gerente/jefe de ustedes. Exponga la situación, apéguese a los hechos, pero intensifique de todos modos.
Las preguntas implícitamente dirigidas a usted, pero que incluyen a otros, también pueden tener como motivo que otros puedan responder en su ausencia. Es posible que desee aclarar internamente que las preguntas específicas del proyecto deben ser respondidas por quienes trabajan en esos proyectos. Si nadie está presente, no debería ser un problema tener una respuesta esperando un día. No es un mensaje de texto, es un correo electrónico, unos días de rotación para una respuesta es perfectamente aceptable.
Si el correo electrónico está dirigido a usted y a cualquier otra persona en CC y es su proyecto, entonces no hay nada de malo en pedirle a su colega que le permita responder la pregunta, ya que se le pregunta a usted y está más familiarizado con los detalles.
felipe kendall
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