¿Cómo manejarme con un compañero de trabajo que sigue solicitando actualizaciones de estado con demasiada frecuencia, repitiendo mis tareas por completo y en su totalidad todos los días?

Esta es una de las razones por las que existen herramientas de colaboración y gestión de proyectos. Trate de hacer uso de uno, si no lo está usando ya. Esto tendrá la visibilidad del estado, sin la necesidad explícita de una reunión cara a cara o un correo electrónico. Además, este debe contener los requisitos y el criterio de aceptación por escrito, por lo que no es necesario repetirlos.

Obviamente, esto no elimina las reuniones por completo. Programe previamente una reunión para una hora fija y, una vez que se acabe el tiempo, haga una parada brusca . Posiblemente junto a otra reunión que tendrá, por lo que si se le solicita una extensión de la reunión actual, no necesita mentir. Solo mencione que cualquier detalle adicional se puede administrar a través de la herramienta en uso.

Ha respondido a su propia pregunta.

Configure una llamada diaria de 15 o 30 minutos, incluya a su jefe y proporcione la actualización en este momento. Esto debería ahorrarte las interrupciones no planificadas a lo largo del día.

Si no es así, pídale a su jefe que hable con él sobre las interrupciones. Estas interrupciones no planificadas son costosas para su productividad.

Puede haber una razón para que una parte interesada lo regañe constantemente.

Hay un departamento que depende de su trabajo y su parte interesada asume que vale la pena su tiempo para ir y controlarlo todos los días, solo para asegurarse de que haya progreso.

Desde la perspectiva de la parte interesada, la situación ideal sería diferente: él vendría a usted y acordaría con usted una solución y una fecha de entrega, luego usted haría lo suyo y se comunicaría con la parte interesada a tiempo y le entregaría exactamente lo que se acordó. en. Tal vez incluso antes de eso.

Por alguna razón, esto no funciona para su parte interesada y es una pérdida de tiempo para ambos .

No tengo mucha información para adivinar, pero lo haré de todos modos:

a.) Usted o alguien de su departamento no ha entregado a tiempo anteriormente y ese otro departamento se sorprendió. Alguien antes ha dicho "se hará mañana" y luego han pasado tres días sin ninguna actualización.

La única forma de asegurarse de que no haya sorpresas es seguir pidiéndole actualizaciones todos los días.

b.) Su tarea es muy importante y su parte interesada cree que podría tener otras prioridades si no se lo recuerda continuamente. Es posible que tenga muchas cosas en su agenda y otros departamentos que también agregan trabajo a su cartera de pedidos, y si otra parte interesada es más molesta, existe la posibilidad de que priorice su tarea primero.

¿Qué puedes hacer?

A corto plazo es difícil ganarse la confianza de ese otro departamento. Pero hay cosas que puede hacer para mantener la cordura mientras la restablece:

1.) Comprometerse claramente y sin términos vagos cuando se realizará la tarea. No digas "está hecho cuando esté hecho", pero da una fecha límite clara y asegúrate de que funcione para el otro departamento.

Al hacerlo, asegúrese de dar una estimación conservadora. Si crees que puedes hacerlo en una semana, pero existe la posibilidad de que te tome un mes, entonces comprométete a hacerlo en un mes. Si cree que el sitio web podría fallar y pasa la mitad del tiempo resolviendo problemas, entonces solo comprométase a hacerlo en dos meses.

Proporcione una fecha límite en la que haya al menos un 90% de posibilidades de que la cumpla.

2.) Comunicar sus prioridades. ¿Ese proyecto es el único proyecto en el que estás trabajando o hay otras cosas que debes terminar primero? ¿Existe la posibilidad de que tengas que ayudar con otro proyecto cuando lleguen a la siguiente etapa en marzo? Asegúrese de establecer expectativas realistas.

3.) Haz visible tu progreso actual. En lugar de que su parte interesada revise el plan todos los días, puede enviar un correo electrónico con lo que se ha hecho, lo que aún queda por hacer, cualquier cambio de plan y que todavía está seguro de que llegará a la fecha límite.

También puede tener un jira, trello o pizarra que capture su estado actual, que sea visible para sus partes interesadas.

4.) Cada vez que se le pregunte, refiérase cortésmente a su correo electrónico o tablero. "¿Puedes revisar el correo electrónico que envié ayer? He desglosado todo. Avísame si falta algo más en mi informe".

Luego, asegúrese de entregar:

5.) Siga las prioridades que acordó, si algo más se interpone, deje en claro que sus prioridades han cambiado y por qué.

6.) ¡Termina a tiempo! Ya diste una estimación muy pesimista, por lo que, por lo general, debes tener más y más confianza a medida que se acerca la fecha límite. Si tiene menos confianza, eso significa que existe la posibilidad de que no cumpla con la fecha límite, comuníqueselo a su parte interesada lo antes posible.

Después de comprometerse repetidamente con una fecha límite y terminar a tiempo (a menudo incluso mucho antes de la fecha límite), su parte interesada comenzará a confiar en que no necesita controlarlo todos los días.

Parece que ya tienes una lista de "cosas por hacer", y probablemente un horario para acompañarla.

De manera preventiva, podría enviar por correo electrónico una copia de eso a su compañero de trabajo todos los días, antes de que tenga la oportunidad de comunicarse con usted y hacerle perder el tiempo. De esa manera, obviamente no tiene sentido que te pregunten dónde estás en cada tarea.

Si tiene una unidad compartida a la que tiene acceso su compañero de trabajo, cree un archivo donde se mantengan todos sus estados actuales.

Cuando te interrumpa, en lugar de responder con "Fuera de aquí", o tratar de asustarlo con un comentario como "Si no estuviera loco, ¡no podría ser tan brillante!", simplemente remítelo a tu hoja de estado y decir algo como.

Lo siento Bruce, estoy muy ocupado, tengo todas mis actualizaciones de estado actuales en la unidad "J".

Necesita encontrar una manera de formalizar la comunicación entre usted y su colega. El objetivo es controlar la comunicación de una manera que lo haga parecer constructivo en lugar de obstructivo.

Primero, formule una estrategia. Yo haría lo siguiente: crear una lista compartida de "cosas por hacer" que enumere sus tareas en orden de prioridad y documente los detalles clave de cada tarea. Cualquier tarea nueva debe discutirse una vez y luego agregarse a la lista. Cualquier enmienda a una tarea no necesita ser discutida y en su lugar debe estar claramente documentada dentro de la lista de tareas (es decir, Tarea - descripción - ENMIENDA 1: texto). Una vez que complete una tarea, muévala a una lista separada de tareas completadas. Su colega debería poder ver esta segunda lista, pero sería prudente darle acceso de solo lectura. También debe comunicarse con su colega (por correo electrónico/teléfono) para decirle "Terminé la tarea A, ahora haré la tarea C".

En segundo lugar, involucre a su jefe. Dirígete a tu jefe, cuéntale sobre el problema y luego presenta tu solución. Pida permiso y consejo sobre cómo implementar el nuevo formato de comunicación de una manera que cause la mínima fricción política.

Mantener un registro escrito viene con algunos beneficios secundarios agradables, por lo que no debería ser demasiado difícil convencer a la gerencia si aborda la situación con tacto.

Además: es plausible que su jefe le haya pedido a su colega que se involucre en este comportamiento. Si realmente tiene mala suerte, puede ser algo que su jefe ya haya acordado o que haya soñado. A veces, los jefes hablan con otros jefes y presentan soluciones horribles para problemas que no son problemas.

Lo que me llama la atención es que de alguna manera estás reportando directamente a alguien en un departamento diferente, que parece no estar realmente capacitado para esta tarea. Si bien la representación de las partes interesadas es importante para un proyecto, mi opinión es que la comunicación entre quienes lo entregan y las partes interesadas debe centrarse en preguntas como "¿qué necesita la parte interesada y lo estamos entregando?".

Hacer un seguimiento de su progreso es algo que debería hacer un gerente con experiencia en la gestión de personas en su función; si son buenos en su trabajo, sabrán cómo recopilar la información de una manera que sea eficiente para todos los involucrados para facilitar que los trabajadores puedan obtener resultados.

Obviamente, esto depende de cómo esté estructurado su lugar de trabajo, pero mi opinión es que está en su derecho de pedirle a su supervisor inmediato que lo ayude a establecer algún tipo de amortiguación, porque siente que las demandas de informes de la otra persona son autoritarias. (Bueno, expresado de manera más diplomática, e idealmente transmitiendo que entiende por qué y respeta que él necesita esta información. Quiere transmitir que su interés no es "no ser molestado" o eludir deberes, sino que todas las partes involucradas pueden hacer lo que mejor saben hacer y, por el contrario, que las cosas las hacen los mejor calificados para hacerlas. Y estructurar y coordinar el trabajo en una empresa es en lo que se supone que la gerencia es buena.

En primer lugar, menciona que este empleado es "efectivamente su cliente", por lo tanto, debe tratarlo como su cliente. No hay necesidad de ser grosero, "Déjame (demonios) en paz" no es algo que personalmente te gustaría escuchar de un proveedor de servicios.

Parece que esa persona carece de visibilidad del trabajo que está realizando actualmente para ella, por lo tanto, siente la necesidad de pedirle actualizaciones constantemente y repetirle las tareas para asegurarse de que ambos estén sincronizados. Imagínese pagarle a una empresa para que le construya una casa y no recibir actualizaciones de su progreso en absoluto; probablemente quiera verificarlos de vez en cuando para asegurarse de que sigan el plan y estén progresando. Como solución, puede configurar una herramienta de seguimiento de tareas que les permita seguir el progreso sin interrumpir su trabajo.

Si no funciona y esa persona continúa controlándote regularmente, pídele que reserve tiempo en tu calendario cada vez que sienta que necesita actualizaciones, ya sean reuniones recurrentes o únicas. Esto lo ayudará a realizar un seguimiento de su tiempo y, si el proyecto no cumple con los plazos, podrá calcular con precisión la cantidad de horas que estas reuniones de sincronización robaron del tiempo que podría dedicar a hacer el trabajo real.

No deja de consultarme con demasiada frecuencia sobre las tareas que ya estoy haciendo o las tareas que están en mi lista. Por lo general, no me molestarían las comprobaciones rápidas de estado, pero son muy molestas, porque sigue repitiendo cada una de las tareas que aún tengo que completar, en detalle, como un disco rayado, cada vez, como si me estuviera hablando de ellas por primera vez. tiempo.

No hay absolutamente ningún problema con su compañero de trabajo. Si él no verifica tu estado todos los días, ¿cómo sabe si estás progresando bien, o si algo te bloquea, o si tu trabajo se retrasará, etc., etc.?

Esto es completamente normal y se recomienda en la gestión de proyectos.

Sé que tengo estas tareas, están en mi lista, no vale la pena repetirlas.

Este es el problema: usted y su compañero de trabajo no tienen herramientas eficientes para administrar las tareas y para la comunicación. Esto lleva a perder el tiempo repitiendo las tareas, etc.

No tengo una respuesta para este problema, y ​​dependerá del presupuesto de su empresa/proyecto.

Trabajo en un equipo Scrum de 7 personas, también tenemos un stand-up de 15 minutos todos los días para que todos puedan actualizar su estado. Las tareas están en Jira con todos los detalles: descripción, prioridad, días tomados, días restantes, comentarios, etc, por lo que no hay necesidad de repetir nada, cada persona solo necesita uno o dos minutos para decir lo que hizo el día anterior.

La mayoría de las empresas de software adoptan un proceso similar, aunque pueden usar un software diferente.