¿Cómo puedo pedirle amablemente a mi PM que deje de llamarme inesperadamente?

Soy un ingeniero de software. A veces, el gerente de proyecto de mi equipo me llama al azar de la nada en nuestro software de comunicación, sin preguntar primero si está bien interrumpirme. Por lo general, tendrán preguntas sobre la planificación de los próximos proyectos, sobre los cuales quieren mi opinión.

Por supuesto, no tengo problemas para responder esas preguntas, y no tengo ningún problema con mis colegas en general (me gustan como personas y en su mayoría me agrada trabajar con ellos), solo tengo problemas con este hábito de llamarme. sin comprobar si está bien hacerlo de antemano.

Recibir una llamada en mi computadora, con el consiguiente timbre y una ventana emergente de notificación, mientras estoy mirando un código complicado es una gran interrupción para mi concentración, y después de que eso ha sucedido, me puede llevar bastante tiempo recuperarla. Además, en general siento que el 99 % de esas preguntas se pueden hacer a través de un mensaje de chat. Los temas son (casi) nunca tan urgentes.

¿Cómo puedo hacerles saber cortésmente que estas llamadas realmente están afectando mi productividad y que preferiría que cualquier llamada fuera precedida por un mensaje de chat, para verificar si está bien que me llamen en primer lugar? Esto me permitiría cambiar mi mentalidad y mi enfoque a mi propio ritmo, en lugar de tener que saltar al azar de lo que estaba haciendo al nuevo tema en cuestión en un abrir y cerrar de ojos.

Solo para aclarar más, no es (solo) tener que responder lo que me molesta, lo que es suficiente para interrumpir mi concentración es la llamada entrante en sí misma.

No es una opción para mí simplemente ignorar todas las llamadas, porque aunque la mayoría de las llamadas no son tan urgentes/importantes, algunas (raras) sí lo son. Además, estoy bastante seguro de que no contestar cuando un colega llama me haría parecer descortés o poco confiable, y obviamente no quiero eso.

Entonces, ¿cómo abordar el tema de una manera educada y amistosa? Mi principal preocupación es que el mensaje no debería parecer "No quiero que me molestes/molestes"...

Los comentarios no son para una discusión extensa; esta conversación se ha movido a chat .
¿Tiene una configuración de 'No molestar' en su teléfono? ¿Tu cultura de trabajo respeta el 'No molestar'? Mi compañero de trabajo fue pionero en la cultura y ahora la gerencia sabe que si nos necesitan de inmediato, llamen dos veces .

Respuestas (8)

Simplemente puede preguntarles. Explique cómo lo saca de su flujo y pídales que envíen un mensaje de chat / correo electrónico de antemano para que pueda informarles cuando tenga tiempo. No hay nada descortés en eso.

Otras opciones son simplemente ignorar la llamada y volver a llamar cuando tenga tiempo o, si es posible, establecer su disponibilidad en "ocupado" o "no molestar".

+1 por fomentar un medio de comunicación menos disruptivo. Hace muchos años, no mucho después de unirme a una nueva empresa, me acerqué al escritorio de un colega para pedirle una pequeña tarea o un poco de información que necesitaba, que él me proporcionó debidamente. Le di las gracias y verifiqué si estaba bien, y él respondió en la línea de "Sí, pero hubiera sido mejor por correo electrónico". No enfatizó el punto, pero me di cuenta de lo molesto que me hubiera parecido si hubiera estado en su posición, me hubiera sentido debidamente castigado y ¡aprendido una lección ese día!
Y bloquea las notificaciones si es posible, además de los estados 'ocupado' o 'no molestar'.

Si se trata de una llamada de voz real, simplemente diga:

Lo siento, estoy en medio de algo. Configuremos un zoom para discutir, mi calendario está actualizado.

o

Lo siento, estoy ocupado en este momento. ¿Puedo devolverte la llamada en una hora más o menos?

Repita hasta que reciban el mensaje de que no está disponible al instante.

Si eso no funciona, deja de contestar el teléfono y solo envía un mensaje de vuelta.

"Vi que me estabas llamando pero estaba en medio de algo. ¿Qué pasa?"

+1 por dejar de contestar el teléfono. Si estás súper ocupado, no contestes.
Si insisten en poder contactarlo al instante, pídales que presupuesten un asistente personal.
@Nelson un asistente personal... sí, claro. Lo siento, pero si este sitio permitiera emoji, pondría uno de risa. Mi propio líder de equipo ni siquiera tiene uno.
Mi problema es que el timbre en sí es lo que me distrae y me rompe el flujo... tener que contestar es una molestia adicional, pero en ese momento, mi concentración ya se ha ido por la ventana.
@mrodo ¿Por qué reaccionas con tanta ligereza a la sugerencia de Nelson? Por supuesto, no esperamos que su empleador le proporcione un asistente personal; el punto es que a través de esta solicitud, le harías explícito a tu empleador cuál sería el costo que tendría que pagar si insistiera en poder contactarte al instante. Si le dices a tu jefe "no", es posible que te interrumpa de todos modos. Si le dices a tu jefe "sí, pero solo si me das X", entonces has mostrado cierta voluntad de acomodar sus interrupciones de alguna manera, y la pelota está en su cancha.
En realidad no es una broma. A la gente de negocios le gusta hablar de dólares y centavos. Mientras te comportes como un felpudo y te pisoteen, eso es lo que harán. Les dices algo como esto: "Mira, si necesitas que te responda de inmediato , necesito un asistente. Responder tus preguntas de inmediato tiene un costo muy alto, y interrumpirme cada 30 minutos me impedirá hacer cualquier trabajo significativo". Tengo responsabilidades que no requieren interrupción en bloques de tiempo. Un asistente es la forma más fácil de resolver esto, pero si insistes en interrumpirme, también tiene un costo real".
@Wetenschaap porque pedirle a mi jefe un asistente personal cuando incluso ÉL (y, hasta donde yo sé, incluso el jefe de mi jefe) no tiene uno es, bueno, bastante ridículo.
@mrodo También es bastante ridículo ser interrumpido todo el tiempo. ¡Esa simetría es el punto!
@mrodo ¿Te das cuenta de que al exigirte que respondas al primer ministro de inmediato, te está convirtiendo en un asistente? Ese no es su título oficial, pero los PM nunca deben esperar respuestas "inmediatas" para cualquier cosa que no sean los errores de producción en vivo más críticos.
@Nelson Lo sé. Soy perfectamente consciente de eso. Mi pregunta es, ¿cómo puedo evitar que se comporten así?

¿Su software de comunicación tiene una opción para establecer un estado "ocupado/no disponible"? Eso podría ser útil para indicar que está en el trabajo pero que no puede o no quiere manejar las interrupciones en este momento. Es casi lo mismo que estar en otra llamada, solo que una interrupción en este caso no perturbaría su conversación con su(s) interlocutor(es) sino su enfoque en su elemento de trabajo actual.

Esto tendría la ventaja de que no necesitas defender tu posición cuando alguien te llama, pero ellos necesitan defender su posición cuando te llaman a pesar de este estado. Será mejor que tengan una buena razón entonces.

No creo que esa sea realmente una opción, porque las llamadas pueden llegar en cualquier momento del día (durante las horas de trabajo, por supuesto), lo que significa que tendría que mantener el estado "ocupado" el 100% del tiempo... también, Preferiría resolver el problema directamente, en lugar de una solución pasivo-agresiva.
@JoeStrazzere Creo que el problema es que cuando ves que alguien está siempre ocupado, la mayoría de la gente ignora el estado. En parte porque no se puede notar la diferencia entre la persona que realmente está ocupada y que nunca cambia su estado.
@mrodo, por supuesto, si toda su jornada laboral está llena de trabajo ininterrumpido, tiene algunos problemas más. Estructura tu día de trabajo de manera que tengas al menos 1 o 2 descansos significativos (hora del almuerzo, etc.) y un par de descansos más pequeños (para ponerte de pie, relajar la espalda y los ojos, tomar un café o un té). Cada descanso también es una oportunidad para revisar los mensajes y posiblemente cambiar el contexto a alguna actividad urgente. No puede al mismo tiempo evitar interrupciones y resolver problemas directamente cuando aparecen.

Planifique tiempo para el trabajo que necesita atención, luego bloquéelo en su calendario. Activa tu función de respuesta automática. Silencia tus notificaciones. Hágales saber a las personas cuándo estará disponible y cómo contactarlo si hay algo que no puede esperar hasta después de su tiempo de enfoque.

Es mucho más fácil para usted hacer algo para crear el entorno de trabajo que desea que tratar de enseñar a los demás a comportarse. Eso no es pasivo-agresivo; eso es asumir proactivamente la responsabilidad de su propia productividad.

Esta puede ser una de las cosas más difíciles de adaptar para un equipo recién remoto. Si estaba en la oficina, su PM (o cualquier otra persona de su equipo) generalmente puede mirar en su dirección o caminar rápidamente para ver si parece ocupado o no, pero cuando el equipo es remoto, eso no funciona.

Como equipo, deben ponerse de acuerdo sobre cuál será su protocolo de comunicación. Todos ustedes tienen trabajo que hacer, y muy a menudo necesitarán cosas de los demás para hacerlo. Debe discutir como equipo y decidir cómo manejar/bloquear las interrupciones y comunicar su disponibilidad. Entonces todos deben cumplir con ese protocolo.

No desea que lo interrumpan porque tiene trabajo que hacer, pero es posible que su PM esté bloqueado en su trabajo porque no tiene la libertad de responder. El equipo no gana a menos que todos terminen su trabajo, por lo que debe formar un plan de manera colectiva y ceñirse a él.

Elige tus propias prioridades

Un método común de gestión del trabajo ubica las actividades en 4 cuadrantes:

Cuadrante Uno: Importante y Urgente. Actividades: Crisis; problemas apremiantes; proyectos basados ​​en plazos. Cuadrante dos: importante y no urgente. Actividades: Prevención, potenciación de capacidades y aumento de competencias; encontrar nuevas oportunidades; planificación, recreación. Cuadrante tres: no importante y urgente. Actividades: interrupciones, algunas llamadas y correos electrónicos, ciertos informes, reuniones mal planificadas; asuntos inmediatos y apremiantes; actividades populares. Cuadrante cuatro: no importante y no urgente. Actividades: Trivia, trabajo ocupado, algunos correos electrónicos, correo no deseado, algunas llamadas telefónicas, actividades para perder el tiempo, actividades agradables, chismes, navegar por la red.

Las llamadas muy a menudo caen en Urgencias (¡la computadora me está zumbando!) Pero no importantes. Como han indicado varios comentarios, no contestes solo porque está sonando.

El problema es que el timbre en sí es lo que me distrae y rompe mi flujo...

Simplemente tome su pregunta con un implícito "¿tiene tiempo para responder esta pregunta?". Así que puedes responder "un minuto por favor, tendré que terminar esto primero".

La interrupción es algo que no se puede evitar: si te preguntan si tienes tiempo, también es una interrupción. Lo que puedes evitar es no poder terminar lo que estás haciendo.

Que te pregunten a través del chat es MUCHO menos perturbador que tener tu "teléfono" (aunque en realidad no tenemos teléfonos) sonando. Lo que quiero evitar es exactamente eso, que suene mi "teléfono". Ni siquiera quiero llegar al punto de tener que contestar, quiero evitar llamadas innecesarias por completo.

Para el estado de los proyectos actuales, ¿tiene reuniones diarias en las que se podría incluir al PM para que esté al tanto de lo que se ha hecho y lo que queda por hacer?

En proyectos futuros, tal vez le sugiera al PM que programe llamadas con usted en lugar de adhoc para que pueda prepararse adecuadamente para cualquier pregunta relacionada con ese tema. Deje en claro que al hacerlo se está ayudando tanto a usted como al PM.

No creo que sea de mala educación sugerirles que el formato actual no es eficiente, ya que puedes estar en medio de las cosas cuando llama.

De lo contrario, cuando realmente esté ocupado y no quiera NINGUNA interrupción, considere usar un estado DND (lo hice hoy después de que varias personas me interrumpieran repetidamente).

¿Cómo puedo pedirle amablemente a mi PM que deje de llamarme inesperadamente?
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