Mi jefe, para el flujo de trabajo de toda la empresa, utiliza Hojas de cálculo de Google como una especie de rastreador de características/lista de TODO. La empresa emplea a 7 personas, además del CEO (mi jefe), quienes trabajan de forma remota. Hay 2 desarrolladores de software (incluido yo mismo), 2 lingüistas, 2 empleados de marketing y el hijo del director ejecutivo.
Una vez le sugerí a mi jefe que al menos nos moviéramos a una herramienta como Trello que funciona de manera similar, pero con mucha más flexibilidad. Fue entonces cuando dijo que Trello sería una nueva herramienta que todo el mundo tiene que aprender, y él no quiere hacer eso porque todo el mundo ya está acostumbrado al "flujo de Google Sheet", y que sería difícil para todos migrar. .
El problema es que si las cosas se atrasan, como "no lo suficientemente importantes para este próximo lanzamiento/campaña", a menudo se olvidan. Continuaremos agregando cosas para arreglar/agregar en la parte superior de la lista, y las cosas que antes eran de baja prioridad se vuelven esencialmente inexistentes. También es difícil saber por qué retrasamos algo debido a la flexibilidad limitada de Google Sheets, y tener un seguimiento del progreso está fuera de la ventana. Aquí hay un ejemplo de mi hoja (rastreador de funciones) para una solución de aplicación de Android de alta prioridad que se mezcló con otro trabajo:
Esta hoja ahora tiene unas 75 líneas para el lanzamiento de la próxima versión de la aplicación, con información duplicada y sin organización visual, excepto "lo que está arriba es lo más importante".
He estado probando algunas herramientas gratuitas de gestión de flujo de trabajo/tareas durante las últimas horas ( en mi tiempo libre ) y estoy convencido de que sería beneficioso para todos los empleados de la empresa utilizar dichas herramientas.
¿Qué beneficios sobre los empleados y la gerencia puedo usar para convencerlo de que en realidad es una buena idea? Se me ha ocurrido lo siguiente:
Probablemente haya más beneficios... ¿Cómo puedo iniciar una discusión dentro de la empresa para migrar a una mejor herramienta de gestión del flujo de trabajo?
Caso de negocio, caso de negocio, caso de negocio. La mejor manera de enmarcar casi cualquier cambio en la gestión es una combinación de:
En este caso, lo más importante que destacaría es la pérdida de trabajo importante en su sistema actual. Si esto está sucediendo, está causando una combinación de:
Todo esto tiene un impacto directo en los resultados de la empresa. Ese es el caso que trataría de hacer.
Algunos otros puntos:
Siendo realistas, ya ha preguntado y ha sido rechazado. Debe tomar esto en serio, presionarlo puede hacer que se vea como el que tiene problemas para trabajar sin herramientas que lo sostienen de la mano, sin importar cuán legítimas sean sus preocupaciones.
Pero si hay que forzar el asunto, entonces la mejor forma de hacerlo es convenciendo al resto del equipo, porque no es lo mismo una persona quejándose, que todo un equipo de personas pujando por herramientas más eficientes.
Asesoramiento para poner en común los pro's y los contras y las ventajas comerciales, etc. son geniales si tienes un jefe al que le gusta pasar por ese tipo de cosas, pero en pequeñas empresas y jefes ocupados no siempre es así. Si fuera yo, me preguntaría por qué tiene tanto tiempo disponible para hacer presentaciones, y si es tiempo de trabajo o de su propio tiempo en el que lo está haciendo. Y luego comenzaría a escudriñar tu trabajo mucho más de cerca para ver si vales lo que pagas.
Muchos lugares les dan a sus trabajadores un conjunto de herramientas, se espera que el trabajador produzca dentro de las limitaciones de las herramientas, pedir un conjunto diferente no siempre es una buena idea, especialmente cuando significa que todos los demás necesitan usar el nuevo conjunto. Si se introduce el nuevo conjunto, puede garantizar que otros miembros del personal se quejarán por pura inercia. Entonces, incluso si son mejores herramientas, sigue siendo una compensación para el jefe en términos de moral, etc.
Los desarrolladores a menudo subestiman las dificultades que tendrán las personas sin conocimientos técnicos con las nuevas herramientas. Los buenos desarrolladores también adoptan cambios en las herramientas y los cambios en el flujo de trabajo que facilitan la vida, por lo que tienden a ser bastante buenos para cambiar. Esto no es cierto para todos los demás, porque su trabajo no se centra en ese tipo de flujo de información. He estado en organizaciones donde este cambio de herramientas falla y terminamos enviando hojas de cálculo en Excel por correo electrónico, lo que es aún peor. La verdad es que la distracción en el negocio probablemente no valga la pena en este momento.
Me centraría menos en la falta de coincidencia de herramientas y más en el flujo de trabajo. ¿Las cosas están priorizadas por alguna planificación de sprint? Si es así, puede usar ese tiempo para migrar los datos a Trello o algo aún más específico para desarrolladores, como el rastreador pivotal. De lo contrario, puede comenzar a presentar la estructura de manera informal, paso a paso. Luego, puede actualizar la hoja de cálculo al final del sprint o durante las reuniones matutinas. Eso lo ayudará a obtener las herramientas internas para el desarrollador, con todos los beneficios de una mayor visibilidad, etc. Eso no es simplemente un problema de herramientas.
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