Me encargaron una tarea bastante abierta: documentar los procesos de flujo de trabajo de mi organización. Hablé con mis compañeros de trabajo y mi jefe y llegué a la conclusión de que esta tarea no solo cubriría la documentación relacionada con la programación, sino también los flujos de trabajo de oficina de tareas pasadas, presentes y futuras.
Como recién contratado, mi capacidad para modificar el comportamiento y los hábitos es limitada. Sin embargo, esto no significa que no pueda influir en el comportamiento y los hábitos. He investigado un poco sobre el tema en el lugar de trabajo:
Por nombrar una pareja.
Mi estrategia actual es identificar las herramientas y el software que están actualmente disponibles para la organización, a saber, Office 365, y comenzar a utilizar las herramientas para mis tareas y proyectos asignados actualmente (Planner, Yammer, Flow) y luego invitar a los compañeros de equipo del proyecto al servicio. Esencialmente, hook: invite, line: colaboremos y hagamos un seguimiento de las cosas, sinker: comencemos a usar la herramienta para otros proyectos.
El contenido de mi investigación me lleva a concluir que gran parte de las mejores prácticas es presentar las necesidades como una comparación de costo-beneficio y cómo afectará a la organización en su conjunto (aumento de la eficiencia, seguimiento, etc.) alta confianza en que este método funcionaría desde un enfoque de arriba hacia abajo. es decir, la gerencia, después de revisar mi análisis y propuestas, tomará una decisión y luego la implementará de arriba hacia abajo.
Lo que veo como una oportunidad perdida en sus respuestas es:
Actualización a partir del 2017-09-25
Breve actualización ya que han pasado un par de meses desde que comencé. Teniendo en cuenta el consejo de esta pregunta, he pensado seriamente en las sugerencias de Thomas y he introducido Microsoft Planner en el lado de la gestión de tareas de la oficina.
Resultados:
Ahora que tengo un medio para realizar un seguimiento de lo que se hizo, el siguiente paso sería cómo se hace. Mi plan actual es utilizar una documentación basada en wiki para los procesos de flujo de trabajo. Obtuve permiso para ejecutar, pero la implementación está actualmente en segundo plano hasta que se completen los proyectos actuales.
Desde su primer párrafo, dice que tenía la tarea de documentar el flujo de trabajo y los procesos en su organización. De alguna manera, esto se infló para documentar estados pasados y futuros.
No estoy seguro de cómo sucedió esto, pero como alguien que ha trabajado en la mejora de procesos: enfóquese primero en el estado actual. En las técnicas tradicionales de mejora continua , una de las primeras cosas que desea hacer es documentar el estado actual. Una buena herramienta para hacer esto sería un SIPOC , mapas de flujo de valor o mapas de procesos comerciales y matrices RACI para sus procesos clave de su SIPOC.
Eso lograría su objetivo de documentar los procesos que existen.
Mirar los procesos pasados generalmente no es tan útil, a menos que comprenda mucho más el contexto (por ejemplo, por qué cambió) y tenga buenos datos empíricos sobre la calidad de los procesos en los estados pasados.
Los próximos pasos en IC realmente deben ser un proceso de equipo. Esto es especialmente cierto ya que usted es nuevo en la organización. Pero una vez que haya mapeado sus procesos, puede comenzar a capturar datos. Identifique áreas en el proceso con largos tiempos de procesamiento o largos plazos de entrega que puedan reducirse. Mire dónde se cometen errores (encuentre dónde alguien en una actividad posterior tiene que volver a alguien involucrado en una actividad anterior en busca de ayuda o casos en los que se debe volver a hacer el trabajo) e intente corregir el proceso a prueba de errores. Puede identificar áreas de mejora y utilizar el análisis de causa raíz para determinar por qué existen los problemas y qué soluciones proporcionarían las soluciones más eficaces.
Me preocupa que su pensamiento inicial sea identificar herramientas y usarlas. Las herramientas deben apoyar el proceso y no al revés. En este momento, se está trabajando con algún tipo de herramienta, o quizás una combinación de herramientas. Su documentación de los procesos utilizados debe considerar qué herramientas se están utilizando. Dependiendo de lo que encuentre, puede haber buenas razones para hacer las cosas. O tal vez descubra que algunas herramientas que utiliza la organización no satisfacen las necesidades de las personas que realizan el trabajo.
Creo que tienes que dar un paso atrás. Concéntrese en la primera tarea: documente los procesos y flujos de trabajo. Luego, una vez que tenga todo dispuesto, busque formas de mejorar y busque las mejoras más significativas, equilibrando el impacto versus la capacidad (tiempo, costo) para implementar esas mejoras. Pero involucra a todo el equipo a la hora de mejorar los procesos.
La mejor manera de mejorar los procesos no es de arriba hacia abajo, sino de abajo hacia arriba. Sin embargo, algunos cambios pueden exigirse de arriba hacia abajo (por ejemplo, identificar y usar herramientas comunes para ahorrar en costos de licencia o requisitos legales que deben cumplirse).
Tengo el síndrome de Asperger, por lo que tuve que estudiar cuidadosamente cada pieza de interacción social que aprendí. Esto es lo que funciona para mí:
1) Establecer siempre el ganar-ganar. Es muy probable que las personas estén de acuerdo contigo cuando alineas tus intereses con los de ellos.
2) Hable en términos que la otra persona entienda. Es más probable que las personas rechacen algo con lo que se sienten incómodas o que no entienden. Póngalo en sus términos para evitar este obstáculo.
3) Piensa en términos de las necesidades de la otra persona. ¿Cómo les beneficiará hacer las cosas a tu manera? La estación de radio favorita de todos es WIIFM (¿Qué hay para mí?) ver #1
4)Dramatiza tus ideas: Preséntalas con pasión, los demás no se emocionarán a menos que tú lo hagas.
5)Presenta múltiples opciones, siendo la tuya la mejor. Solía hacer esto como gerente cuando había tareas serias que debían abordarse. Presentaría varias opciones, con una indeseable incluida.
6) Realización guiada. Hágale preguntas capciosas a la persona que la guiarán a las mismas conclusiones a las que usted llegó. "Oye, estaba comparando estos dos programas, este tarda 40 segundos en ejecutarse, este tarda 23 minutos. Ambos generan el mismo resultado, cuál te gusta más". Sé que este es un ejemplo obvio, pero puedes aplicarlo con mucha más sutileza.
7) Pide ayuda a la gente para decidir las cosas. Nuevamente, las personas estarán mucho más involucradas en algo que creen que es su propia idea.
Azulejo
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