Cómo enfatizar la importancia de la comunicación a los miembros del equipo que se quejan de que el equipo dedica tiempo a reuniones y discusiones inútiles

Mi objetivo es promover la comunicación en el equipo y resaltar su importancia, pero necesito encontrar las palabras y acciones/procesos adecuados para hacerlo. ¿Cómo manejarías esto?

Practica, como cualquier otra cosa.

Analiza cómo estás organizando las reuniones, cuántas y por cuánto tiempo y si son eficientes. Una vez que esté seguro de eso, hágalo cumplir de tal manera que no sea autoritario.

Si un miembro del equipo menciona algo que luego se discutirá en una reunión, pídale que lo explique e intente que piense en el problema y haga la mayor parte del trabajo pasándoselo a él. Entonces dicen su granito de arena y si nadie más tiene nada que agregar, se lo devuelves... '¿cuál crees que es una buena resolución?'... como si pensaras que su aporte es valioso. Solo se necesita práctica y paciencia.

Si depende de si realmente celebras demasiadas reuniones.

Como una persona que ha sido testigo de eso, sé que este puede ser el caso. Es frustrante cuando necesitas pasar mucho tiempo en reuniones inútiles, especialmente si tienes mucho trabajo.

Una breve lista de verificación:

1. ¿Cada reunión tiene un objetivo claro ? ¿Tiene sentido este objetivo? ¿No sería posible llegar a la meta por otros medios?
2. ¿Todas las reuniones tienen una estructura clara o son solo comentarios aleatorios, algunos de los cuales ni siquiera están relacionados con el tema en cuestión?
3. ¿ Empiezas y terminas a tiempo ?
4. ¿Algunas personas secuestran las reuniones , haciendo imposible que otras personas contribuyan? Considere que las personas difieren. Algunas personas son más introvertidas y no se sienten cómodas teniendo que gritar o pelearse para ser escuchadas.
5. ¿Quién está invitado a estas reuniones? ¿Son estas las únicas personas que realmente necesitan estar allí?
6. ¿La discusión es profesional , sobre el tema?
7. ¿Sus reuniones sólo sirven para legitimar algunas decisiones ? En ocasiones se organizan reuniones para que los directivos legitimen decisiones que han tomado previamente ("Lo hemos discutido y decidido que...")
8. El problema de la rendición de cuentas . Personalmente, es importante para mí que solo puedo rendir cuentas por las decisiones que tomé. ¡Si hice algo incorrecto, lo reconoceré! Por supuesto, a veces estoy obligado a hacer algo con lo que no estoy de acuerdo. Pero luego quiero que se reconozca que la decisión fue tomada, por ejemplo, por mi jefe o jefes o por todos en la discusión a pesar de mi objeción. No se me puede culpar por una decisión que no funcionó pero que fue tomada por "todos" o por mi jefe aunque oficialmente es mi área de responsabilidad. ¿Tienes claras las responsabilidades?

El intercambio es bueno. Pero es importante mantener la responsabilidad clara y organizarla correctamente.

Solo después de asegurarse de que sus reuniones y discusiones tengan sentido, puede intentar convencer a los dos miembros del equipo de que ofrecen un valor agregado. Utilice ejemplos del pasado para nombrar situaciones en las que las contribuciones de otras personas resolvieron un problema o mejoraron la calidad de la solución aceptada.

Por cierto, hay bastante investigación que confirma que la "lluvia de ideas" es inútil y que las personas que trabajan individualmente obtienen mejores resultados que discutiendo libremente en grupos.

Parece estar abordando esto desde la perspectiva de una creencia abstracta de que la comunicación es buena y estar frustrado porque, en su impresión, para estos miembros "la comunicación no se valora tanto como las acciones".

Por lo tanto, la clave parecería ser dejar de lado la creencia en la comunicación por sí misma y, en cambio, centrarse específicamente en cómo una determinada comunicación es necesaria para permitir la acción adecuada .

Por ejemplo:

• "Hablemos rápidamente sobre la tarea x y asegurémonos de estar en sintonía sobre lo que se debe hacer" Si hay resistencia a esto ("Por supuesto que implementaré lo que está en la especificación, deja de molestarme"), puedes dale la vuelta y pídeles que te describan con sus palabras su impresión de lo que se va a hacer. Si parece que faltan elementos clave o son diferentes a su propia interpretación, puede hacer preguntas. En realidad, puede ser mejor comenzar de inmediato pidiendo su interpretación, en lugar de usar eso como una alternativa.

• "El cliente Y tiene un problema con Z, analicemos algunas ideas sobre cómo solucionarlo y elegir una"

• "Fred parece que no puede entender cómo usar ese proyecto que hiciste la semana pasada, ¿podrías venir a mostrarnos a él y a mí juntos cómo trabajarlo?"

Una cosa implícita en esto es una comunicación en formato de "reunión" programada menos formalmente y una comunicación más improvisada según sea necesario. Sin embargo, al hacer esto, debe tener cuidado con la frecuencia y el momento de las interrupciones: si está tratando con, por ejemplo, desarrolladores de software que necesitan grandes bloques de tiempo libre de interrupciones para concentrarse en problemas particularmente espinosos, deberá Esté atento a cuándo es y no es un buen momento para interrumpir , posiblemente hasta el punto de literalmente preguntar o aprovechar los momentos en que se levantan de sus escritorios. Tenga cuidado también con las interrupciones en la programación: "¿cuándo podemos hablar de x?" puede ser una pregunta muy problemática, si la persona está en medio de una búsqueda sin final aún a la vista para resolver el problema apremiante Y.

Además de otras buenas respuestas aquí, debe considerar cómo se programan las reuniones. No describe en qué roles se encuentran estas personas, pero si están en roles creativos, vale la pena leer el Horario del creador, el Horario del gerente . Para citar un punto destacado:

Pero hay otra forma de usar el tiempo que es común entre las personas que hacen cosas, como programadores y escritores. Generalmente prefieren usar el tiempo en unidades de medio día como mínimo. No puedes escribir o programar bien en unidades de una hora. Apenas es tiempo suficiente para empezar. ... Cuando estás operando según el horario del fabricante, las reuniones son un desastre. Una sola reunión puede arruinar toda una tarde, al dividirla en dos partes, cada una de las cuales es demasiado pequeña para hacer algo difícil.

Si estas personas están en roles creativos, incluido el desarrollo de software, es posible que desee considerar la planificación de reuniones para que no interrumpan su día: para que las reuniones sean todas al final del día, o al principio, para que tengan una buen bloque de tiempo para trabajar sin interrupción.

La respuesta de 385703 es buena, pero la resumiría aún más.

Tenemos demasiadas reuniones con demasiada gente.

Es un mantra que mi propia compañía retomó después de que nos reunimos y procesamos como locos por un tiempo.

La clave aquí es organizar reuniones solo cuando se requieren y solo incluir a las personas que deben estar allí, y si se requiere una discusión para cumplir o avanzar hacia un objetivo.

Si la reunión se ha organizado para compartir información que realmente no requiere una discusión, considere hacerlo por correo electrónico (las personas pueden leerlo cuando lo deseen o ignorarlo si así lo desean).